Co powinny zawierać prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe? Do czego służą poszczególne konta?

W odróżnieniu od przedsiębiorcy rozliczającego się na podstawie KPiR, jednostka prowadząca księgi handlowe ewidencjonuje transakcje na przeznaczonych do tego kontach. Jak wygląda  ewidencjonowanie operacji gospodarczych w księgach handlowych?

Ewidencjonowanie operacji gospodarczych

W pierwszej kolejności warto mieć na uwadze, że jednostka ewidencjonuje zdarzenia na kontach określonych w zakładowym planie kont. Warto pamiętać, że nawet najlepiej zbudowany plan kont może wymagać rozbudowy. Potrzeba rozbudowy plany kont może wynikać np. z zmiany rachunku bankowego, rozpoczęcie prowadzenia magazynu czy otwarcie produkcji. W zależności od wielkości organizacji osobą uprawnioną do dopisania konta syntetycznego może być np. księgowy, kierownik działu w porozumieniu z kierownikiem jednostki lub główny księgowy. Stworzony zakładowy plan kont będzie podstawą do otwarcia wszystkich kont.
Konta księgi głównej służą do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych związanych z aktywami, pasywami oraz wyniku finansowego. Konta analityczne pozwalają natomiast na dokładniejszą ewidencję np. posiadanego majątku. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Księgi rachunkowe prowadzi się w walucie polskiej, a operacje gospodarcze wykazujemy w mierniku pieniężnym. Zapisy transakcji na kontach pozwalają określić obrót oraz salda kont.

Operacje gospodarcze

W jednostkach pojawia się wiele zdarzeń gospodarczych. Natomiast warto określić jakie zdarzenia podlegają księgowaniu. Ponieważ nie każde zdarzenie wywołuje zmiany wymagające zaksięgowania.
Zdarzenia, które podlegają księgowaniu nazywamy operacjami gospodarczymi. Operacja gospodarcza to zdarzenie, które:

• możemy wyrazić w wartości pieniężnej lub jednostkach naturalnych
• powoduję zmiany w stanie aktywów/pasywów
• wchodzą w zakres działalności jednostki
• wywołują zmianę w tej samej wartości w stanie aktywów i/lub pasywów

Zdarzenia gospodarcze podlegające księgowaniu to na przykład, zakup towarów handlowych, wpłata utargu z kasy do banku czy sprzedaż usług. Natomiast przykładem zdarzenia, które nie podlega księgowaniu to na przykład podpisanie umowy o współprace, wynegocjowanie rabatów handlowych lub otrzymanie zamówienia.
Operacje gospodarcze należy ewidencjonować z zastosowaniem zasady podwójnego zapisu.