Faktura online - co zawiera i jak szybko wystawić

Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur w wersji papierowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami może to również zrobić w formie online, a następnie przesłać e-mailem do klienta i przechowywać np. na komputerze. Jakimi zasadami rządzi się faktura online?

O CZYM PAMIĘTAĆ WYSTAWIAJĄC FAKTURĘ ELEKTRONICZNĄ?


Faktura online to dokument wystawiony za pomocą aplikacji internetowej i przesłany do kontrahenta e-mailem. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie trzeba takiego dokumentu drukować, ani też opłacać przesyłek pocztowych lub kurierskich. 

Należy jednak pamiętać, by przedsiębiorca wystawiając fakturę online zapewnił:
  • autentyczność pochodzenia – to gwarancja, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a dane nie zawierają błędów,
  • integralność – faktura musi mieć integralny charakter (brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian),
  • czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.
Trzeba wiedzieć, że to wyszczególnienie dotyczy zarówno faktur wystawianych elektronicznie, jak i w formie tradycyjnej – papierowej.

Faktura online w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu.

Darmowy Program do Fakturowania

380 tysięcy użytkowników, ponad 10 milionów wystawionych faktur!

FAKTURA ONLINE – KONIECZNY ODPOWIEDNI FORMAT


Od 2013 r. przedsiębiorca może wysyłać kontrahentowi faktury na skrzynkę mailową, nie pytając się go wcześniej o zgodę. Jeśli klient opłaci fakturę elektroniczną, będzie to oznaczało, że nie ma nic przeciwko otrzymywaniu dokumentów w takiej formie. 

Akceptację wyrażoną podczas rozmowy także można uznać za wiążącą. Przedsiębiorca nie musi czekać, aż kontrahent wyrazi zgodę na piśmie. Trzeba jednak pamiętać, że klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej.

Należy jednak pamiętać, by wystawiając fakturę online wystawić ją w takim formacie, który jest w stanie odczytać odbiorca. Co więcej powinien on utrudniać modyfikację pliku. Takie wymagania spełniają np. pliki .pdf czy .png. Nie jest tak jednak w przy formatach: .doc albo .rtf. Dzieje się tak dlatego, że w treść tak stworzonego dokumentu można łatwo ingerować.

ZALETY WYSTAWIANIA FAKTUR ONLINE


Aplikacje online są wygodniejszym rozwiązaniem w porównaniu do programów instalowanych na komputerze, nie wspominając o innych sposobach wystawiania faktur (np. w Excelu). Ich główną zaletą jest fakt, że przedsiębiorca ma dostęp do wystawionych faktur przy pomocy dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Co istotne, większość aplikacji zapamiętuje wprowadzane dane i przy wystawianiu kolejnych faktur dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie. 

Wystawianie faktur w euro czy dolarach także nie stanowi problemu, ponieważ aktualne kursy walut są pobierane prosto z NBP. Po co ponosić wydatki związane z kosztami wydruku faktury, zakupu papieru i opłatami za usługi poczty lub kuriera? Wystawienie faktury online jest tańsze niż obsługa faktury w formie papierowej. 

Ponadto faktury wysłane e-mailem szybciej docierają do klienta, niż np. wysłane pocztą. Dzięki temu przedsiębiorca może otrzymać we wcześniejszym terminie zapłatę za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Dodatkowo e-faktury są ekologiczne, ponieważ pozwalają zaoszczędzić drewno i wodę potrzebną do produkcji papieru.

WYSTAWIANIE FAKTUR W INFAKT


Chcesz wystawiać zgodne z przepisami faktury online? Wypróbuj inFakt.pl. Nie musisz martwić się, czy wystawiona faktura online zawiera wszystkie niezbędne dane – aplikacja wskaże pola, które musisz uzupełnić i automatycznie wygeneruje PDF z dokumentem. 

Po wpisaniu numeru NIP, dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie, dzięki czemu oszczędzasz czas, a zwłaszcza masz pewność, że dane te są aktualne (narzędzie jest zintegrowane z bazą GUS). Po zalogowaniu do swojego konta, możesz przeglądać i edytować wszystkie wystawione e-faktury.

Dzięki Programowi do Fakturowania możesz prosto i szybko wystawić, np. fakturę VAT, „zw”, proforma, marża, zaliczka, korygującą. Korzystając z opcji jakie daje inFakt możesz:
  • szybko i sprawnie wystawiać faktury – aplikacja wypełni za Ciebie większość danych na podstawie numeru NIP oraz wcześniej wprowadzonych informacji,
  • masz wgląd do wystawionych dokumentów o każdej porze z dowolnego komputera z dostępem do Internetu,
  • możesz zamieścić na fakturze logo swojej firmy i wybrać jeden z kilkudziesięciu szablonów faktur,
  • stworzysz własny szablon faktury w edytorze HTML/CSS i dodasz do niego dowolne pliki graficzne.
  • wystawisz fakturę po angielsku i w obcych walutach - inFakt automatycznie pobiera aktualne kursy walut prosto z NBP,
  • zapiszesz faktury w formacie PDF i wyślesz je e-mailem do kontrahentów z poziomu konta.
W momencie zmiany przepisów dotyczących wystawiania faktur, odpowiednie modyfikacje są automatycznie wdrażane do aplikacji inFakt. Nie musisz więc na bieżąco śledzić informacji o prawie podatkowym – nasi księgowi robią to za ciebie!

Możesz testować Program do Fakturowania bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur online w miesiącu zupełnie za darmo. Po prostu załóż darmowe konto wypełniając poniższy formularz i sprawdź inFakt - przekonasz się, czy to usługa odpowiednia dla Twojej firmy. 

Faktura online wystawiona szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że faktura online może zostać wystawiona w kilka chwil. Sprawdź koniecznie!

Darmowy Program do Fakturowania

380 tysięcy użytkowników, ponad 10 milionów wystawionych faktur!


Poleć artykuł:
2015-09-30

Podobne artykuły

Faktura elektroniczna
Faktura elektroniczna to faktura VAT w postaci pliku elektronicznego, np. w formacie PDF. Pod względem zawartości nie różni się ona od standardowej faktury. Musi jednak spełniać określone warunki, które sprawiają, że jest zgodna z prawem. Jakie?
Elektroniczny obraz faktury a koszty podatkowe
W ostatnich czasach coraz więcej faktur przesyłanych jest w formie elektronicznej
Faktura VAT online za darmo
inFakt generowanie faktur online! Wystawiaj faktur jak chcesz i kiedy chcesz! inFakt darmowe faktury online! Zarejestruj się i przekonaj jak prosta może być księgowość!
Załaduj więcej artykułów
Wystaw fakturę online
Wystaw fakturę online w inFakt.pl. Program do wystawiania faktur i księgowości.
Druk faktury online
Druk faktury online. Jak wygląda druk faktury? Kliknij i sprawdź! Darmowy wzór faktury. Zarejestruj się i wystawiaj faktury online za darmo w InFakt.pl!
Faktura VAT online
Szukasz programu, dzięki któremu wystawianie faktur stanie się dla Ciebie przyjemnością? Doskonal trafiłeś. Nasz portal oferuje Ci doskonały program do wystawiania faktur online.

inFakt mobile

inFakt jest już dostępny w wersji mobile!

Mobilne fakturowanie i księgowość inFakt na iPhone’a
"Aplikacja mobilna inFakt, to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, które wprowadza naprawdę mobilną księgowość"
inFakt - fakturowanie i księgowość na iPhone
"Program zajmuje się w prosty i przyjazny sposób tą szarą i nudną stroną prowadzenia firmy"
Nowa aplikacja do fakturowania na Androida od inFakt
"Aplikacja mobilna to naturalne uzupełnienie możliwości, które daje Program do Fakturowania inFakt"

Realni księgowi

Każdy klient Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego ma dedykowaną księgową lub księgowego, który zajmuje się obsługą jego firmy. Przedsiębiorca ma do dyspozycji bezpośredni numer telefonu i adres e-mail do swojego księgowego.
Adam Cygan Księgowy inFakt
Zatrudniamy księgowych, kadrowych, specjalistów ds. podatków oraz doradców.

Księgowi są do Twojej dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 22 oraz w soboty i niedziele.
Specjalizacje
Obsługa firm świadczących usługi za granicą
Obsługa leasingów, kredytów
Specjalizacja w obsłudze firm świadczących usługi programistyczne

Liczy się Twój biznes!

Poznaj historie osób korzystających z inFakt.
Odkryłem przypadkiem inFakt i okazało się, że jest dużo wygodniej i dużo prościej, jeśli mamy dostęp do aplikacji z każdego komputera.
Michał Ostrowski Kierowca, Przedsiębiorca
W inFakcie podoba mi się, że chociaż wszystko jest elektroniczne i korzystam przez internet, to gdzieś tam z tyłu są żywi ludzie i fajnie jest mieć możliwość zadzwonienia i konsultacji, kiedy jest jakiś problem.
Paweł Jońca Grafik, Ilustrator
Jestem fanem prostych interfejsów. A inFakt jest dobrze przygotowany pod kątem usability. Zrozumiałem go bez żadnego czytania instrukcji. Ma przewagę nad konkurencją, ponieważ jest prosty i bardzo szybko można się go nauczyć.
Artur Kurasiński Bloger, Przedsiębiorca

Współprace redakcyjne

Gościnne publikacje ekspertów inFakt w mediach

Pytania i odpowiedzi o e-commerce: Faktury elektroniczne. Kiedy są zgodne z prawem?

Mimo niewątpliwych zalet faktur elektronicznych, popularność tego typu dokumentów w Polsce jest stosunkowo niewielka. Wynika to zapewne w dużej mierze z nieścisłości przepisów regulujących obrót e-fakturami. Z początkiem tego roku te zasady uległy jednak korzystnym zmianom, dzięki czemu istnieje szansa, że papier odejdzie w końcu do lamusa.

Kiedy faktura elektroniczna jest zgodna z prawem?

Badania pokazują, że polskie firmy wciąż stosują papierowe faktury, mimo że ich elektroniczne wersje mają sporo zalet, także dla klientów. Zmiana przepisów dotyczących fakturowania w 2013 r. może zmienić ten stan rzeczy. Oto kilka wskazówek dla firm, które chcą wprowadzić elektroniczny obieg faktur.

E-faktura: jakie zasady obowiązują przy jej wystawianiu?

Wśród ich podstawowych zalet należy wymienić łatwość przechowywania, oszczędność czasu dzięki możliwości szybkiego wystawienia, niskie koszty przesłania. Właśnie z tych powodów przedsiębiorcy decydują się niekiedy porzucić standardowe faktury i przejść na elektroniczne. Tylko jakich zasad należy się trzymać, by wystawiony e-dokument był w pełni zgodny z przepisami?