Zaliczając wydatki do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej można w znaczący sposób zmniejszyć kwotę podatku do zapłaty. Chociaż zwykle wrzucenie wydatków w koszty wymaga posiadania faktury potwierdzającej zakup, to nie zawsze okazuje się to konieczne. Poznajcie 17 pomysłów na koszty bez faktury!

Opłaty za media we własnym mieszkaniu – koszty bez faktury

Prowadzenie firmy wiąże się nierozerwalnie z koniecznością posiadania biura – jeśli znajduje się ono w wyodrębnionej na potrzeby firmy części własnego mieszkania, opłaty za media możemy rozliczyć na podstawie potwierdzenia zapłaty (np. dowód wykonania przelewu).

W ten sposób rozliczymy zatem opłaty za prąd lub gaz. Uwaga! Pamiętajmy, że prowadząc działalność we własnym mieszkaniu musimy ustalić dokładnie, jaki procent metrażu służy nam do celów firmowych. Jedynie taki procent opłat za media możemy wówczas „wrzucić” w koszty działalności.

W przypadku Internetu rozliczanie proporcją jest rzadziej stosowane, aczkolwiek również się zdarza – najlepiej przepisać dotychczasową umowę na dane firmowe i w ten sposób wliczać opłaty do kosztów.

Kiedy wynajem mieszkania w całości stanowi koszty firmy?

Zakup paliwa za granicą

W dzisiejszych czasach podróże służbowe – także te zagraniczne – są dla wielu przedsiębiorców codziennością. Warto wiedzieć, że w wielu sytuacjach opłaty z nimi związane nie muszą być udokumentowane za pomocą faktury. Tak dzieje się na przykład w przypadku zakupu paliwa za granicą. Chociaż tankując w Polsce musimy poprosić o fakturę, to podczas  służbowego wyjazdu zagranicznego nie ma takiej konieczności: wystarczy nam paragon, na którego odwrocie musimy zanotować numer rejestracyjny auta oraz nasze dane.

Teraz odliczysz VAT od paliwa!

Opłaty parkingowe w kraju i za granicą

W podobny sposób możemy ująć w kosztach prowadzenia działalności opłaty za bilety parkingowe, zarówno krajowe, jak i zagraniczne.

Opłaty za przejazd autostradą

Opłaty za przejazd autostradą również nie wymagają posiadania faktury, niezależnie od kraju, w jakim aktualnie się znajdujemy.

Opłaty za parking i autostradę w kosztach firmy

jak wygenerować koszty

Bilety PKP, autobusowe powyżej 50 km

Kolejnym wydatkiem, który może zostać „wrzucony” w koszty bez faktury, jest bilet na pociąg czy autobus. Musimy jednak pamiętać o spełnieniu pewnych warunków: na bilecie powinna być podana odległość (minimalna to 50 km), a także numer i data jego wystawienia, NIP sprzedawcy i jego nazwa. Oprócz tego na bilecie powinna znaleźć się kwota do zapłaty wraz z podatkiem oraz sama kwota podatku.

Przejazd taksówką i komunikacją miejską w kosztach działalności

Koszty diet przy delegacjach krajowych i zagranicznych

Bez faktury rozliczane są również diety. Obowiązuje tu jedna stawka dla podróży krajowych – obecna wynosi 30 zł na dzień. Pozostałe kraje mają swoje własne, zazwyczaj dużo wyższe stawki.

Stawki są rozliczane w oparciu o czas, jaki przedsiębiorca spędził w podróży służbowej.

Rozliczanie podróży służbowych

Środki czystości i materiały biurowe

Do grupy wydatków, na które nie potrzebujemy faktury, zaliczyć możemy też zakup w jednostkach handlu detalicznego środków czystości oraz materiałów biurowych i bhp. Do ich rozliczenia wystarczy paragon – na jego odwrocie zapisujemy swoje dane i rodzaj towaru, jaki zakupiliśmy.

Zakupy na paragon – fakturę uproszczoną

W przypadku zakupów, których wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro, paragon z umieszczonym na nim NIP przedsiębiorcy staje się fakturą uproszczoną. Dzięki temu zakupy nie przekraczające wspomnianej wartości mogą zostać zaliczone do kosztów na podstawie samego paragonu. Przepis ten powinien być rozpatrywany równolegle z przepisami dotyczącymi prowadzenia KPiR, a to znaczy, że w przypadku osób prowadzących KPiR księgujemy tak jedynie zakupy środków czystości oraz materiałów biurowych i bhp zakupione w jednostkach handlu detalicznego.

Jakie elementy powinna zawierać faktura uproszczona?

Opłaty i prowizje bankowe

Wydatki na prowadzenie rachunku bankowego trafiają do kosztów na podstawie wyciągu bankowego przedsiębiorcy. Są to kolejne koszty bez faktury.

Opłaty pocztowe

Przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia do kosztów firmy opłat za usługi pocztowe – na podstawie dowodu poniesienia opłaty, wydruku nadania przesyłki potwierdzonego przez pracownika poczty.

Odsetki od kredytów

Odsetki od kredytu zaciągniętego na potrzeby firmowe to również koszty bez faktury – trafiają do KPiR na podstawie dowodów zapłaty oraz harmonogramu spłaty rat kredytowych.

Różnice kursowe

Powstają podczas sprzedaży lub zakupów rozliczanych w walucie obcej. Część z nich podlega księgowaniu w koszty na podstawie dowodu wewnętrznego. Rozlicza się je w oparciu o wyciąg bankowy, na którym widnieje płatność – jej kwota podlega porównaniu z kwotą widniejącą na wcześniej wystawionej lub otrzymanej fakturze.

6 rzeczy, które musisz wiedzieć o różnicach kursowych

Jakie dane na fakturze

Zakup towarów handlowych i materiałów

Ta grupa jest wyjątkowa – ich zakup musi być udokumentowany fakturą, ale nawet w przypadku jej braku towar musi zostać zaksięgowany w momencie przyjęcia do firmy, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu, odsprzedaży – dlatego w praktyce zdarza się, że jego zaksięgowanie następuje na podstawie opisanej w odpowiedni sposób specyfikacji dostawy.

Jak rozliczyć utratę towaru?

Ubezpieczenie samochodu

Księgowanie kosztu następuje na podstawie polisy ubezpieczeniowej i dowodu opłaty.

Jak zaksięgować OC, AC i GAP?

Podatek VAT

W przypadku, kiedy przedsiębiorca nie jest podatnikiem VAT, ale musi dokonać jego zapłaty, ma możliwość zaliczenia zapłaconego podatku do kosztów. Robi to na podstawie dowodu zapłaty podatku. Zdarza się to w przypadku np. importu usług przez firmę zwolnioną z VAT.

4 przypadki, w których VAT jest kosztem

Składki ZUS jako koszty bez faktury?

W przypadku składek ZUS przedsiębiorca ma dwie możliwości: albo odlicza je bezpośrednio od przychodu, albo księguje w koszty do KPiR. W przypadku drugiej opcji dowodem księgowania jest polecenie przelewu.

Duży ZUS 2016

Mały ZUS 2016

Podatek od nieruchomości to jeszcze jeden pomysł na koszty bez faktury

Nieruchomości służące prowadzeniu działalności gospodarczej wymagają zapłaty dużo wyższego podatku niż lokale mieszkalne. Wydatek można ująć w kosztach – zazwyczaj na podstawie dowodu uiszczenia raty podatku i decyzji podatkowej.

Podatek od nieruchomości – co trzeba wiedzieć

Chcesz rozliczać koszty w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.