Jak w firmie rozliczać obowiązkowe ubezpieczenie samochodu OC, a jak dobrowolne – AC, GAP i inne?

Ubezpieczenie posiadanego samochodu to standard: OC, AC, GAP… Nie zawsze do kosztów można zaliczyć całą wysokość składki. Trzeba także zwrócić uwagę na terminy, w których można ją zaksięgować. 

Ubezpieczenia dzielimy na obowiązkowe i dobrowolne

Wśród ubezpieczeń można wyróżnić 3 grupy:

• OC – obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne dla każdego posiadacza samochodu. Chroni ona ubezpieczonego przed ponoszeniem kosztów szkód związanych z ruchem pojazdu (także umyślnych i na skutek rażącego niedbalstwa).
• AC – dobrowolne ubezpieczenie komunikacyjne, chroni pojazd od częściowego i całkowitego zniszczenia powstałego w wyniku kolizji, wypadku czy zdarzeń losowych (np. pożar), aktów wandalizmu, kradzieży. Ochrona ta obejmuje także jego wyposażenie.
• GAP – dobrowolne ubezpieczenie, którego zadaniem jest pokrycie strat związanych z całkowitą utratą wartości samochodu (kradzież, kasacja). Dotyczy pojazdów kupowanych na kredyt lub branych w leasing.

W przypadku wystąpienia szkody całkowitej w pojeździe, GAP pokrywa różnicę pomiędzy wartością zobowiązania kredytowego lub leasingowego a jego wartością rynkową z dnia szkody całkowitej.

Przykład: Samochód do kasacji wycenia się na 30 tys. zł. Musisz spłacić wartość 35 tys. zł. Brakujące 5 tys. zł zostanie pokryte z GAP.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Ubezpieczenie samochodu jest kosztem firmy

Do kosztów zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę w celu uzyskania przychodu albo zabezpieczenia jego źródła.

Mimo że składka ubezpieczeniowa nie przyczynia się bezpośrednio do zarobku firmy, bez wątpienia służy do tego, by można go było w ogóle osiągać – dlatego też wydatki na ubezpieczenie samochodu można zaliczyć do kosztów firmy.

Jak księgować polisę ubezpieczeniową?

Księgowanie składki ubezpieczeniowej następuje na podstawie polisy oraz dowodu zapłaty.

Jeśli polisa została opłacona gotówką w momencie wykupienia, będzie zawierała stosowną informację i na tej podstawie koszt trafia do KPiR.

Gdy opłaty dokonuje się przelewem, do dokumentacji należy dołączyć dowód zapłaty (np. wyciąg z banku).

Większość przedsiębiorców rozlicza się w oparciu o metodę kasową KPiR (często myloną z metodą kasową VAT!), tzn. że składka jest kosztem w dacie poniesienia.

Dla firm stosujących metodę memoriałową, ważne będzie podzielenie składki proporcjonalnie na lata, których dotyczy ubezpieczenie.

Zalety i wady kasowej metody VAT

Czasami księgujemy tylko część składki

• obowiązkowe OC

W przypadku OC do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć całą składkę.

• dobrowolne AC

Jeśli przedsiębiorca kupuje pojazd o wartości przekraczającej 20 tys. euro, musi dokonać wyliczenia tej części składki, która może być kosztem.

Przykład: Samochód o wartości 30 tys. euro i składka AC w wys. 6 tys. euro. Nadwyżka wartości samochodu wynosi 10 tys. euro, czyli 1/3 wartości. Oznacza to, że 1/3 wartości składki AC nie podlega księgowaniu.

Do kosztów zaliczamy składkę w wysokości:

20 tys. euro x 6 tys. euro/ 30 tys. euro = 4 tys. euro

Czy leasing powyżej 20 tys. euro jest kosztem?

• kilometrówka

Jeśli przedsiębiorca korzysta w firmie z samochodu prywatnego, poniesione koszty wylicza na podstawie kilometrówki.

W takim przypadku polisy ubezpieczeniowe mogą trafić do kosztów tylko w ramach limitu, obliczonego na podstawie pokonanych w danym miesiącu firmowych kilometrów.

• ubezpieczenie GAP

GAP stanowi koszt firmy w całości, ponieważ nie jest ubezpieczeniem samego samochodu, lecz stanowi niejako zabezpieczenie przed stratą finansową.