Jak w firmie rozliczać obowiązkowe ubezpieczenie samochodu OC, a jak dobrowolne – AC, GAP i inne?
Ubezpieczenie posiadanego samochodu to standard: OC, AC, GAP… Nie zawsze do kosztów można zaliczyć całą wysokość składki. Trzeba także zwrócić uwagę na terminy, w których można ją zaksięgować.
Ubezpieczenia dzielimy na obowiązkowe i dobrowolne
Wśród ubezpieczeń można wyróżnić 3 grupy:
- OC – obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne dla każdego posiadacza samochodu. Chroni ona ubezpieczonego przed ponoszeniem kosztów szkód związanych z ruchem pojazdu (także umyślnych i na skutek rażącego niedbalstwa).
- AC – dobrowolne ubezpieczenie komunikacyjne, chroni pojazd od częściowego i całkowitego zniszczenia powstałego w wyniku kolizji, wypadku czy zdarzeń losowych (np. pożar), aktów wandalizmu, kradzieży. Ochrona ta obejmuje także jego wyposażenie.
- GAP – dobrowolne ubezpieczenie, którego zadaniem jest pokrycie strat związanych z całkowitą utratą wartości samochodu (kradzież, kasacja). Dotyczy pojazdów kupowanych na kredyt lub branych w leasing.
W przypadku wystąpienia szkody całkowitej w pojeździe, GAP pokrywa różnicę pomiędzy wartością zobowiązania kredytowego lub leasingowego a jego wartością rynkową z dnia szkody całkowitej.
Przykład: Samochód do kasacji wycenia się na 30 tys. zł. Musisz spłacić wartość 35 tys. zł. Brakujące 5 tys. zł zostanie pokryte z GAP.
Ubezpieczenie samochodu jest kosztem firmy
Do kosztów zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę w celu uzyskania przychodu albo zabezpieczenia jego źródła.
Mimo że składka ubezpieczeniowa nie przyczynia się bezpośrednio do zarobku firmy, bez wątpienia służy do tego, by można go było w ogóle osiągać – dlatego też wydatki na ubezpieczenie samochodu można zaliczyć do kosztów firmy.
Jak księgować polisę ubezpieczeniową?
Księgowanie składki ubezpieczeniowej następuje na podstawie polisy oraz dowodu zapłaty.
Jeśli polisa została opłacona gotówką w momencie wykupienia, będzie zawierała stosowną informację i na tej podstawie koszt trafia do KPiR.
Gdy opłaty dokonuje się przelewem, do dokumentacji należy dołączyć dowód zapłaty (np. wyciąg z banku).
Większość przedsiębiorców rozlicza się w oparciu o metodę kasową KPiR (często myloną z metodą kasową VAT!), tzn. że składka jest kosztem w dacie poniesienia.
Dla firm stosujących metodę memoriałową, ważne będzie podzielenie składki proporcjonalnie na lata, których dotyczy ubezpieczenie.
Zalety i wady kasowej metody VAT
Czasami księgujemy tylko część składki
- obowiązkowe OC
W przypadku OC do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć całą składkę.
- dobrowolne AC
Jeśli przedsiębiorca kupuje pojazd o wartości przekraczającej 20 tys. euro, musi dokonać wyliczenia tej części składki, która może być kosztem.
Przykład: Samochód o wartości 30 tys. euro i składka AC w wys. 6 tys. euro. Nadwyżka wartości samochodu wynosi 10 tys. euro, czyli 1/3 wartości. Oznacza to, że 1/3 wartości składki AC nie podlega księgowaniu.
Do kosztów zaliczamy składkę w wysokości:
20 tys. euro x 6 tys. euro/ 30 tys. euro = 4 tys. euro
Czy leasing powyżej 20 tys. euro jest kosztem?
- kilometrówka
Jeśli przedsiębiorca korzysta w firmie z samochodu prywatnego, poniesione koszty wylicza na podstawie kilometrówki.
W takim przypadku polisy ubezpieczeniowe mogą trafić do kosztów tylko w ramach limitu, obliczonego na podstawie pokonanych w danym miesiącu firmowych kilometrów.
- ubezpieczenie GAP
GAP stanowi koszt firmy w całości, ponieważ nie jest ubezpieczeniem samego samochodu, lecz stanowi niejako zabezpieczenie przed stratą finansową.
Chcesz rozliczać koszty w prosty sposób?
- Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
- Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
- Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
- Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór sprawdzonego księgowego.
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi