Najczęściej przedsiębiorca nie ma możliwości, by podatek VAT zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności. Istnieją od tego jednak pewne wyjątki, o których z pewnością warto wiedzieć. Oto cztery sytuacje, w których VAT może stanowić firmowy koszt.

1. Przedsiębiorca jest zwolniony z VAT

Firmy zwolnione z VAT nie muszą sobie VAT-em zawracać głowy, bo w końcu ani VAT-u nie doliczają, ani nie odliczają. Przepisy dają im jednak możliwość, by rozliczać koszty w kwotach brutto. W praktyce sprawia to, że VAT od zakupów jest dla nich kosztem uzyskania przychodu.

Tutaj pewna uwaga. Możliwość zaliczenia do kosztów odnosi się jedynie do tej części podatku, która wynika z zakupów w ramach działalności zwolnionej z VAT. To kwestia na którą szczególną uwagę powinni zwrócić przedsiębiorcy prowadzący tzw. sprzedaż mieszaną (zarówno zwolnioną, jak i opodatkowaną).

2. Nieodliczony VAT od samochodu osobowego i wydatków z nim związanych

Przedsiębiorca wykorzystujący samochód osobowy tak do celów prywatnych, jak również firmowych, może odliczyć 50% VAT od jego zakupu i wydatków z nim związanych.

A co się dzieje z tymi 50% VAT-u, których odliczyć nie można? Właściciel firmy może zaliczyć pozostałą część do kosztów uzyskania przychodu obniżając tym samym podatek do zapłaty. Dotyczy to zakupu samego pojazdu, a także wydatków odnoszących się do jego eksploatacji.

3. Zakup nie pozwala odliczyć VAT

W zdecydowanej większości przypadków VAT-owcy mają możliwość obniżenia VAT-u od sprzedaży o VAT od zakupów. Taki sposób postępowania sprawia, że de facto dokonują zakupów w kwotach netto. Nie dzieje się tak jednak zawsze, gdyż są sytuacje, w których prawa do odliczenia VAT-u odgórnie zabraniają przepisy.

Sprawia to, że tego typu zakupy można rozliczyć w kwocie brutto, co oznacza, że VAT staje się kosztem uzyskania przychodu. Wśród takich zakupów można wymienić: VAT, który jest zawarty na fakturze marża czy usługi hotelowe oraz gastronomiczne (z zastrzeżeniem, że nie są kosztem reprezentacyjnym, którego nie można rozliczyć).

4. Import usług przez firmę zwolnioną z VAT

Rozliczenie zakupu zagranicznej usługi elektronicznej może być kłopotliwe dla wielu polskich przedsiębiorców. Przy imporcie usług VAT rozlicza bowiem nabywca (np. polska firma). Tego obowiązku musi również dopilnować przedsiębiorca zwolniony z VAT.

Wymaga to złożenia w urzędzie skarbowym formularza rejestracyjnego VAT-R (przed dokonaniem transakcji), dzięki czemu następuje rejestracja do VAT-UE. Takie postępowanie nie oznacza jednak, że firma traci zwolnienia z VAT dla sprzedaży w Polsce. Rejestracja dotyczy bowiem wyłącznie zakupów na terenie UE (poza granicami Polski).

Osoba prowadząca działalność gospodarczą zobligowana jest rozliczyć transakcję w deklaracji VAT-9M, a także zapłacić wykazany podatek. Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma tu możliwości odliczenia VAT-u. Może jednak zapłacony podatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.