Nawiązanie nowych kontaktów biznesowych, zawarcie umowy, pozyskanie klienta czy promocja firmy – rozwój przedsiębiorstwa wymaga podróży służbowych. Dobrze udokumentowana delegacja przedsiębiorcy to większe koszty firmowe.

Po pierwsze – delegacja musi mieć związek z działalnością

Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową (nie potrzebuje tzw. polecenia wyjazdu) i poniesione wydatki zaliczy do kosztów firmy. Warunkiem jest to, aby wyjazd był ściśle związany z uzyskiwaniem przychodów. Zaświadczyć o tym mogą:

  • zawarta z klientem umowa
  • wystawiona kontrahentowi faktura
  • potwierdzenie udziału w wydarzeniach branżowych
  • zaproszenia od klientów, materiały ze spotkań biznesowych, foldery, wizytówki.

Po drugie – wydatki trzeba udokumentować

Koszt transportu

Wszystko zależy od tego, jakim środkiem transportu posługuje się podróżujący. W przypadku samochodu służbowego przedsiębiorca zalicza do kosztów całość wydatków na paliwo, opłaty za przejazd autostradą czy parking – na podstawie faktur bądź potwierdzeń opłaty w przypadku autostrady. Gdy używa samochodu prywatnego, wówczas za podstawę wyliczeń posłuży mu tzw. kilometrówka.

Gdy w grę wchodzi podróż innym środkiem transportu: taksówką, pociągiem czy samolotem, wówczas niezbędna będzie faktura. Czasem może wystarczyć sam bilet, ale musi dotyczyć trasy powyżej 50 km i zawierać: długość trasy, kwotę podatku, a także pełne dane firmy transportowej.

Koszt noclegu

Fakturę za nocleg zaliczamy w całości do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma tutaj możliwości odliczenia VAT, kosztem jest więc kwota brutto.

Opłata za konferencję

Najczęściej pojawiającymi się, poza wymienionymi powyżej, są koszty związane z udziałem w konferencji, sympozjum czy szkoleniu – faktura pozwoli na ich zaksięgowanie.

Po trzecie – wydatki na wyżywienie rozliczamy inaczej

Wydatki na wyżywienie księgujemy tylko poprzez obliczenie diety – nie ma potrzeby zbierania faktur, nie zostaną one zaliczone do kosztów. Dieta krajowa wynosi obecnie 30 zł. Jak ją obliczyć? Jeżeli podróż krajowa trwa:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Rozliczanie delegacji z posiłkami

W sytuacji, gdy przedsiębiorca ma zapewniony bezpłatny posiłek, koszty diety należy odpowiednio pomniejszyć – o sposobach wyliczania diety napiszemy już wkrótce.

Po czwarte – wpis do KPiR

Po zakończonej podróży, gdy przedsiębiorca posiada wszystkie niezbędne dokumenty poświadczające słuszność wyjazdu służbowego, dokonuje on wpisu do Książki Przychodów i Rozchodów.

Rozliczenie delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni po powrocie.

Chcesz rozliczać koszty działalności w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
  • Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • 6 dni w tygodniu możesz pytać o radę naszych specjalistów przez email lub telefonicznie.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub wybierz sprawdzonego księgowego.

Załóż testowe konto.

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.