Delegacja – jak rozliczyć koszty noclegu i wyżywienia
Nawiązanie nowych kontaktów biznesowych, zawarcie umowy, pozyskanie klienta czy promocja firmy – rozwój przedsiębiorstwa wymaga podróży służbowych. Dobrze udokumentowana delegacja przedsiębiorcy to większe koszty firmowe.
Po pierwsze – delegacja musi mieć związek z działalnością
Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową (nie potrzebuje tzw. polecenia wyjazdu) i poniesione wydatki zaliczy do kosztów firmy. Warunkiem jest to, aby wyjazd był ściśle związany z uzyskiwaniem przychodów. Zaświadczyć o tym mogą:
- zawarta z klientem umowa
- wystawiona kontrahentowi faktura
- potwierdzenie udziału w wydarzeniach branżowych
- zaproszenia od klientów, materiały ze spotkań biznesowych, foldery, wizytówki.
Po drugie – wydatki trzeba udokumentować
Koszt transportu
Wszystko zależy od tego, jakim środkiem transportu posługuje się podróżujący. W przypadku samochodu służbowego przedsiębiorca zalicza do kosztów całość wydatków na paliwo, opłaty za przejazd autostradą czy parking – na podstawie faktur bądź potwierdzeń opłaty w przypadku autostrady. Gdy używa samochodu prywatnego, wówczas za podstawę wyliczeń posłuży mu tzw. kilometrówka.
Gdy w grę wchodzi podróż innym środkiem transportu: taksówką, pociągiem czy samolotem, wówczas niezbędna będzie faktura. Czasem może wystarczyć sam bilet, ale musi dotyczyć trasy powyżej 50 km i zawierać: długość trasy, kwotę podatku, a także pełne dane firmy transportowej.
Koszt noclegu
Fakturę za nocleg zaliczamy w całości do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma tutaj możliwości odliczenia VAT, kosztem jest więc kwota brutto.
Opłata za konferencję
Najczęściej pojawiającymi się, poza wymienionymi powyżej, są koszty związane z udziałem w konferencji, sympozjum czy szkoleniu – faktura pozwoli na ich zaksięgowanie.
Po trzecie – wydatki na wyżywienie rozliczamy inaczej
Wydatki na wyżywienie księgujemy tylko poprzez obliczenie diety – nie ma potrzeby zbierania faktur, nie zostaną one zaliczone do kosztów. Dieta krajowa wynosi obecnie 30 zł. Jak ją obliczyć? Jeżeli podróż krajowa trwa:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca ma zapewniony bezpłatny posiłek, koszty diety należy odpowiednio pomniejszyć – o sposobach wyliczania diety napiszemy już wkrótce.
Po czwarte – wpis do KPiR
Po zakończonej podróży, gdy przedsiębiorca posiada wszystkie niezbędne dokumenty poświadczające słuszność wyjazdu służbowego, dokonuje on wpisu do Książki Przychodów i Rozchodów.
Rozliczenie delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni po powrocie.
Chcesz rozliczać koszty działalności w prosty sposób?
- Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
- Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
- 6 dni w tygodniu możesz pytać o radę naszych specjalistów przez email lub telefonicznie.
- Rozliczaj się samodzielnie lub wybierz sprawdzonego księgowego.
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
