Nadchodzi Krajowy System e-Faktur. Zapewni szybszy zwrot VAT


16 listopada 2021 5 min. czytania

Projekt wdrażający w Polsce Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, został przegłosowany przez Sejm. Dziś podpis pod ustawa złożył Prezydent Andrzej Duda. E-faktura i związane z nią pozostałe zmiany określone w pakiecie SLIM VAT 2 to kolejny etap przygotowanego przez rząd programu mającego na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz sposób na zwalczanie wyłudzeń VAT. E-faktura jest również przedstawiana jako nowoczesna e-usługa administracji. Jakie są założenia działania Krajowego Systemu e-Faktur i kto będzie zobligowany do jego stosowania?

Co to jest e-faktura 

E-faktura to standardowa faktura sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej. Możliwość przesyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną istnieje już od 2005 r., jednak dotychczas wystawca e-faktury korzystał wyłącznie z własnego oprogramowania i dokument nie był udostępniany organom podatkowym.

Zgodnie z nowymi przepisami, dotyczącymi m.in. wprowadzenia KSeF, przedsiębiorcom zostanie umożliwione korzystanie z nowej e-usługi administracji – e-faktury. Z usługi tej będzie można korzystać poprzez Krajowy System e-Faktur lub opierając się na oprogramowaniu komercyjnym, które pozwala na tworzenia faktur we własnych systemach, a następnie przesyłania ich do systemu centralnego.

E-faktura, dokument  wystawiony w określonej formie i zapisany w odpowiednim formacie, umożliwi fiskusowi jego odczytanie i przetworzenie. Tak zapisana faktura będzie mogła być również bez problemu odczytana przez systemy księgowe odbiorców.

Zgodnie z komunikatem prasowym Ministerstwa Finansów, Polska będzie czwartym krajem UE, który wdroży tą usługę, a e-faktura przyczyni się do wykrywania przestępców podatkowych i zmniejszenia luki VAT, czyli różnicy pomiędzy kwotą spodziewanych dochodów z VAT a faktycznie pobraną kwotą podatku. Takie rozwiązanie jest już stosowane w Hiszpanii, Portugalii oraz we Włoszech.

Etapy wdrażania e-faktury

Obecnie, do grudnia 2021 roku, trwa pilotaż, który ma umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. 

Aby umożliwić przygotowanie systemów informatycznych do wprowadzanych zmian, została opublikowana robocza wersja struktury logicznej e-Faktury. E-faktura przyjmuje ustrukturyzowany format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Zainteresowane podmioty, zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania, mogą testować ją w celu pilotażu programu.

Od 1 stycznia 2022 roku, w pierwszej fazie wdrażania, Krajowy System e-Faktur zostanie wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu polscy przedsiębiorcy będą mieli możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). E-faktura będzie jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży, nadal będzie można wystawiać faktury papierowe i już występujące w obrocie faktury elektroniczne.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF jest planowane od 2023 roku. Do tego czasu podatnicy będą mogli wystawiać faktury również poza KSeF na dotychczasowych zasadach.

Podmioty zobligowane do wystawiania e-Faktur

W pierwszym etapie wdrażania KSeF, czyli od 1 stycznia 2022 r., to przedsiębiorca zdecyduje, czy chce wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym przez siebie rozwiązaniu.

Krajowy System e-Faktur będzie dotyczył następujących podmiotów:

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to rządowy system do wystawiania faktur, który pozwoli na wystawienie strukturyzowanej faktury z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów.

Faktury ustrukturyzowane będą zarówno wystawiane jak i  otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jakim jest KSeF. 

Faktury będą mogły być wystawiane także przy użyciu księgowych programów komercyjnych. Następnie będą one przesyłane bezpośrednio do KSeF poprzez API, czyli zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy komunikują się ze sobą. 

Po uwierzytelnieniu się w systemie Ministerstwa podatnik będzie mógł wystawiać, przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustandaryzowane. Do tego celu niezbędny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym.

Krajowy System e-Faktur umożliwia zdalne monitorowanie przez organy podatkowe obrotu udokumentowanego fakturami i dokonywanie e-kontroli podatników. Fiskus otrzyma natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów. Dostęp do systemu będzie mógł uzyskać także inny uprawniony podmiot, np. biuro rachunkowe.

Jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom korzystanie z e-faktury?

Ministerstwo Finansów przedstawia wiele korzyści ze stosowania e-faktur. Należą do nich przede wszystkim:

  • podatnicy otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40. Uzyskanie zwrotu będzie wymagać spełnienia kilku warunków, np. wystawianie wyłączenie faktur ustrukturyzowanych w danym okresie rozliczeniowym,
  • wystawiając faktury w KSeF nie będzie trzeba przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), ponieważ dane te już będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF,
  • faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów, więc nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, 
  • nie będzie konieczności wydawania duplikatów faktur,
  • KSeF będzie przechowywał faktury przez okres 10 lat, więc ten obowiązek zostanie zdjęty z przedsiębiorców,
  • przedsiębiorcy, dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, zawsze będą mieć pewność, że faktura dotarła do odbiorcy,
  • przedsiębiorcy, na rzecz których wystawiono fakturę korygującą, dokonają korekty in minus w momencie wystawienia faktury, ponieważ od razu będą ją widzieli w systemie,
  • faktura ma postać ustrukturyzowaną – ma zawsze ten sam wzór, zatem kluczowe dane, np. kwoty i stawki podatku, będą zawsze w tym samym miejscu na fakturze, co pozwoli na szybsze weryfikowanie i porównywanie przekazywanych dokumentów,
  • faktury ustrukturyzowane będą mogły być odczytywane i zaciągane przez zewnętrzne systemy księgowe, co wpłynie na zwiększenie efektywności pracy.