Każdemu przedsiębiorcy zależy na płaceniu jak najniższego podatku dochodowego. Na jego zmniejszenie wpływ ma odliczenie kosztów uzyskania przychodu, wedle zasady: im wyższe koszty firmowe, tym mniejszy podatek należny. Warto jednak wiedzieć, że wliczyć w nie możemy jedynie wydatki, które mają bezpośredni związek z przychodami firmy. Zatem, czy za koszty działalności gospodarczej możemy uznać zabiegi medyczne lub zakup okularów korekcyjnych? Sprawdźmy, co na to obowiązujące przepisy prawne. 

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Co to właściwie oznacza?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. koszty uzyskania przychodu to nic innego, jak wydatki poniesione w celu pozyskania przychodów firmowych, czy też zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Wówczas należy udowodnić, że dany zakup czy opłata usługi były konieczne w celu pozyskania nowych kontrahentów lub utrzymania dotychczasowych, czy też świadczenia usług dla klientów lub rozwój pracowników.

Niezbędne do tego jest udokumentowanie wszelkich kosztów firmowych na podstawie rachunków, faktur oraz umów. Dzięki temu możliwe będzie wliczenie poszczególnych wydatków w koszty prowadzenia działalności, a co za tym idzie — zapłacimy niższy podatek dochodowy. 

Co można wrzucić w koszty działalności?

Wiemy już, na jakiej zasadzie opiera się możliwość wliczenia w koszty przychodu wydatków na uzyskanie produktów i usług. Warto jednak sprawdzić, co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej. Są to różnego rodzaju opłaty za czynsz i media, zakup urządzeń czy mebli biurowych, ale nie tylko. 

  • Wydatki związane z miejscem pracy – są to koszty, jakie ponosimy na utrzymanie miejsca, w którym zarejestrowaliśmy firmę. Nie jest ważne, czy działalność prowadzimy w wynajętym lokalu, czy w mieszkaniu. Do kosztów firmy możemy wliczyć: opłaty za czynsz i media, zakup mebli i akcesoriów biurowych. 
  • Zakup urządzeń elektronicznych i oprogramowania – bez względu na branżę, w koszt działalności możemy wliczyć także wydatki na zakup sprzętów i oprogramowania. Mowa zwłaszcza o laptopach, drukarkach czy urządzeniach wielofunkcyjnych, telefonach oraz oprogramowaniach komputerowych i antywirusowych.  
  • Zakup i utrzymanie pojazdów – często niezbędne jest posiadanie firmowych aut, zwłaszcza gdy czekają na nas spotkania z kontrahentami. Taki wydatek potencjalnie możemy wliczyć w koszty firmy, razem z wydatkami, jakie ponosimy na utrzymanie pojazdów, np. kupno paliwa. Pamiętajmy, aby przygotować szczegółowy spis przebiegu auta firmowego w każdym miesiącu. Koszty działalności gospodarczej to nie tylko auto firmowe, ale również wynajem samochodu, czyli tzw. car-sharing.
  • Koszty pracownicze – do kosztów prowadzenia działalności wlicza się również wydatki brutto, jakie ponosimy w związku z zatrudnieniem pracowników. Chodzi tutaj przede wszystkim o składki ZUS i kwoty podatków. Warto wiedzieć, że wrzucenie ich w koszty jest możliwe niezależnie od rodzaju umowy.
  • Działania promocyjne – bez wątpienia korzystanie z usług agencji reklamowych czy marketingowych ma spore powiązanie z osiąganiem przychodów. Dzięki temu, zamawiając druk wizytówek i ulotek, zakładając witrynę www i reklamując nasze usługi w internecie, możemy zaliczyć poniesione wydatki do kosztów prowadzenia firmy.
  • Kursy i szkolenia – niezależnie od tego, czy ze szkoleń korzysta przedsiębiorca, czy jego pracownicy, tego typu wydatki są ściśle powiązane z uzyskaniem przychodu. Oznacza to, że możemy wliczyć je w koszty prowadzenia działalności. Bierze się tutaj pod uwagę także niezbędne podręczniki czy czasopisma fachowe, konieczne do edukacji. 
  • Wyjazdy służbowe – w przypadku, gdy wykażemy powiązanie wydatków na wyjazdach firmowych z pozyskaniem przychodu, możemy wliczyć je w koszty. Zaliczają się do tego opłaty ponoszone na szkoleniach dla pracowników, spotkaniach służbowych, wyjazdach integracyjnych i targach branżowych. Mogą to być np. bilety PKP, opłaty za autostrady, poczęstunek dla kontrahentów, organizacja eventu firmowego. 
  • Usługi finansowe – ponadto, koszty firmowe to również wydatki na usługi księgowe czy leasing pojazdów i urządzeń elektronicznych. 

Okulary korekcyjne — koszty firmowe pod kilkoma warunkami

Kwestia, czy wydatki na zakup okularów korekcyjnych możemy wliczyć w koszty firmy, nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Liczy się tu przede wszystkim stan zdrowia i wyniki badań okulistycznych. Jak wskazują przepisy dot. BHP, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie okulary, gdy posiada on udowodnioną badaniami wadę wzroku oraz gdy korzysta w pracy z monitora conajmniej przez połowę dobowego wymiaru. W takich przypadkach powyższe wydatki stanowią koszt prowadzenia działalności, a na dodatek są zwolnione z podatku PIT za pracownika. 

Co ważne, jeśli planujemy zakup takich okularów dla samych siebie, sytuacja ta jest traktowana zgoła inaczej. Wówczas uznaje się, że jest to wydatek osobisty i nie mamy najmniejszych szans  na wliczenie go do kosztów firmy. 

Czy zabiegi medyczne wliczymy w koszty działalności?

Wszelkiego rodzaju koszty ponoszone w celu ochrony zdrowia przedsiębiorcy także są uznawane za wydatki o charakterze osobistym. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy musimy przejść drogą operację, czy korzystamy z rehabilitacji, takich wydatków nie możemy wliczyć w koszty firmowe.

Inaczej sytuacja wygląda z pakietami medycznymi dla pracowników i ich rodzin. One również mogą być kosztem. Większość wydatków na pracownika jest kosztem uzyskania przychodu. Te same wydatki ponoszone przez pracodawcę na samego siebie, są już traktowane jak wydatki osobiste.

Specjalizuje się w przedsiębiorczości i tematyce finansowej. Prywatnie pasjonuje się wspinaczką górską i przywraca duszę dawnej tradycji - korespondencji listownej.