Komputer, komórka, biurko, fotel – u większości przedsiębiorców takie koszty nie budzą wątpliwości. Ale oprócz nich są też mniej oczywiste koszty, które wymagają pewnej wiedzy o praktyce interpretacji przepisów. Oto subiektywny wybór 10 nieoczywistych kosztów firmowych.

Zapewne są osoby, które przekazują księgowym każdą fakturę zakupową zakładając, że z wydatku będą się tłumaczyć później. Istnieją jednak takie zakupy, których wrzucenie w koszty nie wymaga karkołomnych i mało wiarygodnych uzasadnień, a zarazem nie są pieniędzmi wyrzuconymi w błoto.

1. Rower

Rower to mądry i sprytny koszt firmowy. Po pierwsze jazda na rowerze jest dobra dla zdrowia. Po drugie jest tania – nie wymaga benzyny (a zatem znika problem możliwości – lub jej braku – odliczania VAT-u od benzyny :-). A po trzecie kupno roweru można wrzucić w koszty i odliczyć 100% VAT-u.

Oczywiście, rower w firmie pasuje poprzeć jakimś sensownym argumentem, np. że przedsiębiorca na rowerze dojeżdża do biura lub gabinetu, do klienta, ewentualnie pedałuje po towar na drugi koniec miasta.

2. Motorower lub skuter

Ten zakup jest równie sprytny jak rower, ale ponieważ daje nieco inne możliwości, przeznaczam mu odrębne miejsce na tej liście. Zakup pojazdu, który dysponuje silnikiem do 50 cm3 i rozpędza się co najwyżej do prędkości 45 km/h, sprawia, że nawet w urzędniczych oczach zaczyna on różnić się od samochodu. A to oznacza, że przedsiębiorca może wrzucić motorower w koszty i odliczyć VAT od zakupu, a w trakcie eksploatacji odliczać 100% VAT-u od paliwa. Warto jednak pamiętać o jednym – raczej nikt nie uwierzy, że nasz skuterek pali 8 litrów na setkę…

Oczywiście, znów trzeba mieć w zanadrzu jakiś argument na ten koszt – może być taki sam, jak w przypadku roweru.

3. Ubezpieczenia

Wydatki na polisy ubezpieczeniowe można z powodzeniem zapisywać w kosztach, gdyż w oczach urzędników służą „zabezpieczeniu” źródła przychodu. Chodzi zarówno o obowiązkowe polisy (np. OC na samochód), jak i dobrowolne, w tym AC na samochód czy ubezpieczenie majątku firmowego lub wykorzystywanego do celów firmowych.

4. Wydatki mieszkaniowe – czynsz i media

Jest wielce prawdopodobne, że wśród użytkowników inFaktu są przedsiębiorcy, którzy jako główne miejsce siedziby wykorzystują mieszkanie (własne lub wynajęte). To oznacza, że do kosztów mogą zaliczyć czynsz i media.

W tym celu trzeba zgłosić w urzędzie miasta lub gminy, że mieszkanie użytkowane jest do celów firmowych (zwiększa to podatek od nieruchomości), a następnie oszacować jaka część metrażu wykorzystywana jest do potrzeb firmy. Przykładowo, jeśli jest to 45%, to po stronie kosztów można zapisać 45% kwoty czynszu, prądu czy ogrzewania.

5. Dekoracje

Urzędnicy zapewne zaprotestują widząc wśród kosztów obraz za kilka tysięcy, ale niezbyt drogie akwarium, plakaty, kwiaty czy szereg ozdóbek z IKEI nie powinny stanowić problemu. Wrzućmy je w koszty i niech nasze miejsce pracy będzie ładniejsze :-)

6. Bilet okresowy na komunikację miejską

Kolejny nieoczywisty koszt firmowy związany z transportem. Przedsiębiorca może pokusić się o wrzucenie w koszty wydatku na bilet okresowy na komunikację miejską. Trzeba uzyskać na niego fakturę. Następnie, aby uniknąć nadmiernych wyjaśnień, można także oszacować w jakiej części bilet wykorzystywany jest do celów firmowych, a w jakiej do celów prywatnych.

7. Amortyzacja własnego mieszkania

Przedsiębiorca, który prowadzi firmę w mieszkaniu, którego jest właścicielem i nie planuje go w najbliższym czasie sprzedawać, może je włączyć do majątku firmowego (tzn. dodać do środków trwałych) i stopniowo zapisywać w kosztach tę część wartości mieszkania, która odpowiada procentowi wykorzystywanemu do potrzeb firmowych. Długość trwania sukcesywnego zapisywania mieszkania w kosztach zależy od stawki amortyzacji.

Przykładowo, dla mieszkania używanego przed wprowadzeniem do majątku firmy przez minimum 5 lat, maksymalna stawka wynosi 10 procent. Oznacza to, że przez 10 lat, co roku do kosztów firmowych można zapisywać 1/10 wartości mieszkania.

8. Środki czystości

Niezależnie od tego gdzie prowadzisz firmę – w mieszkaniu, czy w wynajętym biurze – w kosztach możesz zapisać wydatki na: detergenty, mydło, czy ręczniki.

9. Kurs językowy

Obecność opłaty za kurs językowy wśród kosztów to sprawa niepewna, ale można spróbować. Trzeba po prostu mieć dowody na współpracę z kontrahentem, który posługuje się danym językiem. Zapewne najlepsza w tym celu jest faktura dla zagranicznego klienta. A zdobyć zagraniczne zlecenie nie jest tak trudno – można spróbować szczęścia np. na Freelancer.com.

10. Kradzież

Tego nie życzymy nikomu, ale warto pamiętać, że skradziony majątek firmowy (zarówno towary i materiały, wyposażenie, jak i środki trwałe) może stać się kosztem. Trzeba jednak sprawę zgłosić na policję i mieć odpowiedni protokół. Wówczas można już poprosić księgową o dopisanie kolejnego kosztu w KPiR.

Znacie jeszcze jakieś ciekawe i uniwersalne koszty firmowe? Podzielcie się nimi w komentarzach :)