Dzisiaj w inFakt TV możecie poznać prosty, ale niezwykle popularny temat, ponieważ dokumentowanie sprzedaży to podstawowy obowiązek przedsiębiorców. Chodzi o to kto i w jakich okolicznościach wystawia obecnie rachunki. Czy są to firmy zwolnione z VAT? A może ktoś inny?

Wszystkiemu winne są zmiany w VAT, które weszły z początkiem 2014 r. To właśnie te zmiany sprawiły, że tradycyjny podział na rachunki i faktury przestał w praktyce obowiązywać. Zapraszamy do obejrzenia odcinka inFakt TV, w którym wyjaśniamy jaki dokument wystawia przedsiębiorca zwolniony z VAT.

Kto i kiedy musi wystawić fakturę?

Faktura to podstawowy dokument, którym przedsiębiorcy potwierdzają fakt zawarcia transakcji. Niewystawienie faktury lub posługiwanie się nierzetelną fakturą może zostać uznane za przestępstwo lub wykroczenie, dlatego sprawa fakturowania w firmie jest szczególnie ważna.

Fakturę trzeba wystawić, gdy:

  • sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywca to inny przedsiębiorca,
  • sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywca to osoba nieprowadząca firmy, która żąda faktury,
  • sprzedawca nie jest VAT-owcem, a nabywca żąda faktury (wtedy nie ma znaczenia, czy prowadzi firmę, czy nie).

Nabywca nie musi zgłosić swojego „żądania” faktury od razu. Może zrobić to później – do trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. W tym okresie nie można mu odmówić wystawienia faktury. Więcej na ten temat możecie przeczytać tutaj.

uwaga

Zgodnie z obecnymi przepisami nie ma sytuacji, w której przedsiębiorca mógłby wystawić rachunek zamiast faktury. Przedsiębiorcy zawsze wystawiają faktury – także wtedy, gdy są zwolnieni z VAT.

Faktura „zw” – czym różni się od zwykłej faktury?

Warto jednak pamiętać, że „faktura zw”, czyli odpowiednik dawnego rachunku nie różni się tak bardzo zestawem elementów od rachunku. Stało się tak dlatego, że wraz ze zmianami w VAT pojawiło rozporządzenie, które ogranicza liczbę elementów na „fakturze zw”. Warto jedynie pamiętać o podstawie prawnej do zwolnienia przedmiotowego.

Nie trzeba się również przejmować nazewnictwem. Umieszczenie na dokumencie sprzedaży nazwy „rachunek” lub „faktura” nie ma wpływu na jego poprawność. Żadnej z tych nazw nie ma wśród elementów obowiązkowych na fakturze.

Nie oznacza to jednak, że nic się nie zmieniło. Konieczność wystawiania rachunków zamiast faktur ma swoje konsekwencje – oto 5 z nich, które trzeba znać.

Czym jest rachunek i kto go obecnie wystawia?

Ponadto zmiany nie oznaczają też, że rachunek w ogóle zniknął z obiegu. Funkcjonuje nadal, ale w mniejszym zakresie.

Do końca 2013 r. rachunek był dokumentem sprzedaży, który firmy zwolnione z VAT wręczały nabywcom na ich żądanie jako potwierdzenie transakcji. Obowiązek wynikał z ordynacji podatkowej, a zestaw elementów na rachunku był określony odrębnym rozporządzeniem.

Zgodnie z przytoczonymi przepisami obecnie przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiania faktur na żądanie. Natomiast rachunki wystawiane są przede wszystkim przez osoby prywatne, które wykonują dzieło lub zlecenie. Na podstawie takiego rachunku do umowy przedsiębiorca (zleceniodawca) rozlicza koszt.