Zgodnie z przepisami obowiązującymi od początku 2014 r. firmy zwolnione z VAT nie wystawiają już rachunków, ale faktury. W niektórych przypadkach wymaga to umieszczenia na sporządzonym dokumencie adnotacji zawierającej podstawę tego zwolnienia. Którzy przedsiębiorcy są do tego zobligowani?

Faktury również dla zwolnionych z VAT

Obecnie możliwość wystawiania rachunków, którymi przez szereg lat posługiwały się firmy zwolnione z VAT, jest ograniczona do węższego grona podmiotów niż miało to wcześniej miejsce. Rachunki wystawiają m.in. zarabiający w oparciu o umowy zlecenie lub o dzieło, czy osiągający przychody z działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej.

uwaga

Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiania faktur. W przypadku VAT-owców dzieje się tak za każdym razem, gdy klientem jest inna firma oraz w sytuacji wyrażenia takiego żądania przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Z kolei firmy zwolnione z VAT zobligowane są do wystawiania faktur tylko na żądanie kupującego. Nie ma znaczenia czy jest nim inny przedsiębiorca czy nabywca prywatny. Zwolnieni z VAT mieli możliwość wystawiania faktur zamiast rachunków już od 1 stycznia 2013 r.

Jedynym warunkiem było złożenie formularza VAT-R. Jeśli przedsiębiorca zwolniony z VAT zdecydował się na taki krok mógł wystawiać zarówno rachunki, jak i faktury. Aktualnie nie ma możliwości wyboru – firmy zwolnione z VAT muszą dokumentować transakcje przy użyciu faktur.

Jakie elementy zamieścić na fakturze „zw”?

Co istotne żadne przepisy nie narzucają nazewnictwa wystawianych dokumentów. Przedsiębiorca może więc posługiwać się nazwą „faktura”, ale nie musi tego robić. Nie ma także przeciwwskazań, by na wystawionym dokumencie znalazło się określenie „rachunek”. Istnieje zatem możliwość, by nazywać takie dokumenty dowolnie. Istotne jest jedynie to, żeby dokument zawierał wszelkie konieczne dane.

Należy jednak pamiętać, że faktura wystawiona na sprzedaż zwolnioną z VAT musi spełniać inne kryteria odnoszące się do wymaganych elementów, niż ma to miejsce w przypadku pozostałych faktur. Zestaw elementów różni się w pewnym stopniu zależnie od rodzaju zwolnienia, jakie przysługuje przedsiębiorcy.

W myśl przepisów transakcje zwolnione można podzielić na trzy grupy.

1. Ze względu na wysokość sprzedaży do 150 tys. zł (podmiotowe). W takim przypadku przedsiębiorca musi zamieścić na fakturze minimum:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • adresy obu stron transakcji,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi i kwotę należności ogółem.

2. Ze względu na rodzaj sprzedaży, czyli przedmiotowe (za wyjątkiem pośrednictwa finansowego i usług ubezpieczeniowych). Na wystawionej fakturze musi się znaleźć co najmniej:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • adresy obu stron transakcji,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi i kwota należności ogółem.
  • podstawa zwolnienia z VAT.

3. Usługi finansowe (np. pośrednictwo finansowe, usługi ubezpieczeniowe). W tej sytuacji faktura musi zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • nazwę usługi,
  • kwotę do zapłaty.

Jak widać, najistotniejsza różnica odnosi się do konieczności umieszczania na fakturze podstawy zwolnienia z VAT.

Taki obowiązek dotyczy tylko przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia przedmiotowego – ze względu na rodzaj sprzedaży (poza usługami finansowymi, ubezpieczeniowymi, itp.). Natomiast w przypadku zwolnienia podmiotowego (do limitu 150 tys. zł) oraz usług finansowych i ubezpieczeniowych podstawa zwolnienia z VAT na fakturze nie jest konieczna.

Jaka może być podstawa zwolnienia z VAT?

Umieszczenie na wystawianym dokumencie podstawy zwolnienia z VAT polega w praktyce na podaniu konkretnego przepisu ustawy o VAT lub rozporządzenia, z którego wynika zwolnienie. Taką adnotację przedsiębiorca może umieścić w dowolnym miejscu faktury.

Podstawy zwolnienia z VAT różnią się w zależności od rodzaju sprzedaży do jakiego się donoszą. Wśród przykładowych działalności można znaleźć:

  • usługi lekarza i usługi dentysty,
  • korepetycje udzielane przez nauczycieli,
  • najem nieruchomości wyłącznie do celów mieszkalnych,
  • usługi psychologów,
  • nauczanie języków obcych,
  • usługi w zakresie opieki nad dziećmi i młodzieżą realizowane przez instytucje oświatowe,
  • szkolenia BHP i inne wynikające z przepisów.

W każdym z wymienionych przepadków istnieje obowiązek podania na fakturze podstawy zwolnienia z VAT. Zresztą można ją znaleźć w bardzo prosty sposób – wystarczy do tego wygodna aplikacja online.

Faktura „zw”? Tylko w inFakcie

Szukasz odpowiedniej aplikacji umożliwiającej wystawienie faktur firmom zwolnionym z VAT? Zapoznaj się z możliwościami, jakie daje inFakt.

Dzięki Programowi do Fakturowania:

  1. Nie musisz przeglądać przepisów szukając konkretnej podstawy do zwolnienia. W inFakcie przedsiębiorca zwolniony z VAT wybiera z rozwijanej listy podstawę zwolnienia – program sam umieszcza na fakturze odwołanie do właściwego przepisu.
  2. Nie musisz znać innych przepisów o fakturowaniu – jeśli tylko czegoś nie wiesz, dzwonisz, e-mailujesz lub czatujesz z naszymi księgowymi. Rozwieją każdą wątpliwość.
  3. Otrzymujesz bardzo praktyczny newsletter pełen porad i wskazówek dla przedsiębiorcy. Dzięki niemu będziesz rozliczać się bardziej świadomie i nie przeoczysz pewnych możliwości.

Po prostu załóż darmowe konto i wypróbuj inFakt. To nic nie kosztuje.