Head of Business Development

Zakładając firmę lub prowadząc już działalność pojawia się pojęcie „wrzucania w koszty firmowe“ czy „magii kosztów firmowych“. Na czym to dokładnie polega? Jak wyliczać korzyść? I czym są dokładnie koszty firmowe? Zapraszam do poznania praktycznych wskazówek i prostego wyjaśnienia tematu.

Co to są koszty firmowe

Dużą zaletą prowadzenia swojej działalności jest możliwość rozliczania faktycznie poniesionych wydatków związanych z prowadzeniem firmy. Koszty firmowe to wydatki służące uzyskaniu przychodu lub zabezpieczające źródła przychodu. Zatem bardzo ważne, by dany wydatek był związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie ma przy tym jednoznacznej informacji czy dany koszt będzie kosztem firmowym dla wszystkich przedsiębiorców, dla jednego będzie, dla innego nie (nie będzie związany z jego działalnością).

Są wyjątki wskazane w ustawie o podatku dochodowym co danym kosztem firmowym nie może być. Przykładem takiego wydatku są koszty reprezentacji. Ich celem jest stworzenie dobrej atmosfery, wywołanie pozytywnego wrażenia.

Podsumowując – ponosząc jakiś wydatek i chcąc wrzucić go w koszty firmowe, przedsiębiorca powinien umieć uzasadnić jak dany koszt związany jest z prowadzeniem jego działalności.

Odliczanie kosztów firmowych – jak to działa, ile zyskuję

Sposób rozliczania podatku dochodowego związany jest z formą opodatkowania jaką wybierzemy (przy okazji, zobacz jaka forma opodatkowania dla programisty). Ogólnie mamy 4 formy: zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt lub karta podatkowa. W przypadku ryczałtu i karty podatkowej obowiązują ściślejsze zasady kto może z nich skorzystać. Nie pozwalają one także rozliczyć faktycznie ponoszonych kosztów.

Wybierając zasady ogólne lub podatek liniowy mamy możliwość rozliczania rzeczywiście ponoszonych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Podatek dochodowy w obu formach wyrażony jest jako % od dochodu (obowiązuje skala podatkowa, 18% i 32%). Dochód to w tym przypadku przychód m.in. minus poniesione koszty firmowe. Zatem im wyższe koszty firmowe, tym podatek będzie mniejszy.

Jeśli przedsiębiorca jest VAT-owcem (zobacz kiedy warto być VAT-owcem) i wystawia faktury opodatkowane VAT-em, może odliczać VAT jaki zapłacił nabywając produkty lub usługi związane z działalnością gospodarczą. Zatem w fakturze przychodowej dodaje VAT i on stanowi VAT należny (do zapłaty do Urzędu Skarbowego), ale może go pomniejszyć VAT-em naliczonym (tym z faktur za koszty firmowe). Czyli np. programista kupując nowy komputer płaci w rzeczywistości mniej o wartość VAT.

Pokazując na konkretnym przykładzie: przedsiębiorca otrzymał rachunek za firmowy abonament telefoniczny w kwocie 100 zł netto. Rozlicza się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) i jak to wygląda na kwotach:

  • łącznie zapłacił 123 zł brutto (z VAT-em),
  • do kosztów firmowych wliczy wartość 100 zł, który proporcjonalnie zmniejszy zaliczkę na podatek dochodowy (obniży nam podatek dochodowy o 18 zł: 18% x 100 zł),
  • 23 zł rozliczy względem podatku VAT (VAT naliczony),
  • zatem w rzeczywistości ten rachunek za abonament będzie kosztował: 123 zł brutto – 23 zł – 18 zł = 82 zł.

Jak dokumentować koszty firmowe

Aby dany wydatek zaliczyć do kosztów musimy posiadać dokument potwierdzający zakup. Najbardziej popularnymi dokumentami są faktury, rachunki, dowody zapłaty. Są też wydatki, do których nie musimy mieć faktury, np. przejazdy przez autostradę czy bilet komunikacji publiczej na trasę powyżej 50 km.

Są także wydatki firmowe, do których nie ma dokumentów potwierdzających zakup. Przykładem takiego kosztu są diety związane z wyjazdem służbowym. W takiej sytuacji tworzy się specjalne oświadczenie opisujące detale wyjazdu i przekazuje do rozliczenia księgowego.

Faktury wrzucane w koszty

Pomysły na koszty firmowe

Pomysłów na koszty firmowe jest wiele i to bardzo ciekawy, osobny temat. Z najbardziej popularnych kategorii kosztów warto wymienić:

  • transport (samochód, motor, rower, bilety komunikacji publicznej, taxi),
  • wydatki mieszkaniowe,
  • sprzęt elektroniczny,
  • dostęp do usług online (np. GitHub, Basecamp),
  • zakup oprogramowania (np. specjalistyczny program dla grafika),
  • wydatki na edukację (studia podyplomowe, szkolenia, kursy, książki).

Ważne, aby wydatki były uzasadnione i spełniały wcześniej przytoczoną definicję kosztu firmowego.

Przy okazji ciekawostka – składki społeczne, jakie przedsiębiorca opłaca do ZUS, stanowią także koszt, odlicza się je od dochodu. Natomiast część składki zdrowotnej (7,75% podstawy wymiaru tej składki, która w całości wynosi 9%), można odliczyć od zaliczki na podatek dochodowy, zmniejszając nasze zobowiązanie do Urzędu Skarbowego.

Chcesz dodawać koszty w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.