Koszty działalności gospodarczej. Kto nie może ich odliczać?


18 sierpnia 2021 5 min. czytania

Rozpoczynając działalność stajemy przed wieloma niełatwymi decyzjami. Jedną z nich jest forma opodatkowania, ta ma znów wpływ na wiele kwestii, o których trzeba zdecydować. Jedną z nich jest odliczenie kosztów firmowych. Komu przysługuje prawo ich odliczenia? Komu mimo wszystko opłaca się wybór formy, która na odliczenie nie pozwala?

Prowadząc małą firmę przedsiębiorcy ponoszą liczne wydatki które mogą obniżyć podstawę opodatkowania. Kosztami firmowymi (kosztami uzyskania przychodów) mogą być jednak tylko takie wydatki, które – zgodnie z definicją ustawodawcy – wpływają na osiągnięcie przychodu, utworzenie, rozwój, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Co może być kosztem uzyskania przychodu?

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje się dokładny spis wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zanim więc wpiszecie konkretny zakup do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, warto zapoznać się z tą listą. Na nas spoczywa bowiem obowiązek wykazania, że wydatek ściśle łączy się z przedmiotem działalności, a zaliczenie wydatku do kosztów firmowych podlega ścisłej weryfikacji i kontroli fiskusa. Z tego powodu warto podchodzić z rozsądkiem do zakupów firmowych i przede wszystkim – dokumentować je.

Wydatki ponoszone w firmach można podzielić na kilka grup. Najważniejsze z nich to:

  • podatki i opłaty, m.in. podatki od nieruchomości, opłaty rejestracyjne, opłaty za prowadzenie konta bankowego;
  • wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w firmie;
  • ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia płacone na rzecz pracowników;
  • amortyzacja, czyli zużywanie się środków trwałych i związane z nimi naprawy;
  • zużycie materiałów i energii do produkcji i świadczenia usług;
  • usługi zewnętrzne, czyli np. usługi telekomunikacyjne, transportowe, remontowe, sprzątanie;
  • pozostałe koszty np. podróże służbowe, ryczałty samochodowe, itp.

Najczęściej za koszty prowadzenia działalności gospodarczej uznawane są koszty związane z lokalem, jego wyposażeniem i utrzymaniem, opłaty za telefon, domenę firmową, sprzęt komputerowy, samochód i jego użytkowanie. Co ważne, wydatki na reklamę mogą przyczynić się do osiągania wyższych dochodów, więc również wpisują się w koszty firmy.

Formy opodatkowania a odliczenie kosztów uzyskania przychodu

Przedsiębiorcy startujący z własnym biznesem zazwyczaj mają prawo wyboru spośród czterech form opodatkowania, są to: zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt oraz karta podatkowa (którą rząd planuje zamrozić od 1 stycznia 2022 r.). Najbardziej różną formą – ze względu na opodatkowanie przychodu, a nie jak to zwykle bywa dochodu – jest ryczałt. Posiada on jednak istotną wadę – ze względu na swoją prostotę nie uwzględnia kosztów prowadzenia działalności. Nie można ich odliczać od podatku.

Kto może skorzystać z takiej formy opodatkowania?

Ryczałt ewidencjonowany ze względu na niskie stawki opodatkowania przychodów kusi przedsiębiorców, nie jest to jednak forma dostępna dla wszystkich. Jest ona przeznaczona dla osób fizycznych uzyskujących przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej (zarówno w przypadku działalności jednoosobowej jak i spółki cywilnej lub spółki jawnej), które w poprzednim roku podatkowym uzyskały przychody nieprzekraczające 250 000 euro.

Wysokości stawek ryczałtu ewidencjonowanego wynoszą: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12,5% 15%, 17% w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Od 1 stycznia 2022 r. Ministerstwo Finansów planuje dodanie dwóch kolejnych stawek 14% oraz 12%.

Dla kogo ryczałt jest korzystną formą rozliczenia?

Decydując się na tą formę opodatkowania, dobrze jest przeanalizować wszelkie jej wady i zalety. Z jednej strony kusząca jest niska i stała stawka podatku (nawet 2%), a co za tym idzie – prosta księgowość. Z drugiej strony mamy jednak brak możliwości rozliczenia kosztów uzyskania przychodów. Odliczyć można jedynie składki na ZUS (od 2022 r. nie będzie można już odliczyć składki zdrowotnej). Nie jest to zatem dobra opcja dla przedsiębiorców, którzy ponoszą duże wydatki na zakupy lub inwestycje.

Ryczałtowcy nie mogą także rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Ryczałt zamyka także drogę do korzystania z licznych preferencji podatkowych, w tym popularnych w naszym kraju odliczeń jak ulga na dziecko.

Czy są zatem inne korzyści, które równoważą te wady? Rozliczanie w tej formie jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorców, którzy wynajmują mieszkanie lub lokal użytkowy. Wysokość podatku w tym przypadku wynosi 8,5% (o ile przychód z najmu nie przekroczył w skali roku 100 000 zł). W przypadku prowadzenia firmy związanej z handlem lub gastronomią (z wyłączeniem takich, które oferują alkohol powyżej 1,5%) podatek wynosi 3%.

Ryczałt polecany jest również przedsiębiorcom, których koszty uzyskania przychodu są niskie (niewiele mogą sobie odpisać – niewiele więc tracą), a przy tym zarabiających na własnej pracy i wiedzy, czyli np. psychologów, doradców, tłumaczy czy nauczycieli. Jest też dobrą opcją dla przedsiębiorców, którzy obawiają się prowadzenia skomplikowanej księgowości. Warto obserwować sytuację, bowiem Polski Ład w istotny sposób zmienia zasady ryczałtu. Jeśli ustawa wejdzie w życie, to od 1 stycznia 2022 r. czeka nas rewolucja podatkowa.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu