KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Co to jest i jak działa?

Krajowy System e-Faktur to rewolucja w fakturowaniu, która przenosi polski biznes w cyfrową erę. Obieg dokumentów ma być szybszy i łatwiejszy, ale zmiana służy też uszczelnieniu systemu podatkowego. KSeF, bo tak w skrócie określa się system, zmieni proces wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur. Dotyczy wszystkich przedsiębiorców, niezależnie czy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę. Co to jest KSeF, jak działa i kiedy Twoja firma będzie musiała z niego korzystać? Przygotuj się na zmianę z inFaktem!

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest KSeF i do czego ma służyć
• KSeF – co to oznacza dla Twojego biznesu
• jak działa Krajowy System e-Faktur
• co to jest numer i token w KSeF
• czym jest certyfikat KSeF
• od kiedy KSeF będzie obowiązkowy

📞 Masz pytania o KSeF? Zadzwoń na naszą bezpłatną inFolinię: +48 22 123 10 80

Czym jest KSeF?

Zgodnie z treścią Ustawy o podatku od towarów i usług Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie do wystawiania, otrzymywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur. Obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce – zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki. Po przesłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur otrzymuje ona unikalny numer identyfikujący w KSeF. Od tej pory zwykły dokument elektroniczny uważa się za tzw. fakturę ustrukturyzowaną – musi ona jednak spełniać określone wymagania. Rządowym, podstawowym narzędziem do obsługi KSeF jest Aplikacja Podatnika.

Skorzystaj z naszego darmowego programu do wysyłania i odbierania faktur z KSeF! Sprawdź aplikację inFakt.

Dzięki KSeF wygenerowana e-faktura trafia od razu nie tylko do kontrahenta (nie będzie już konieczności przekazywania sobie faktur), ale też do organu podatkowego. Ministerstwo Finansów wprowadziło to rozwiązanie, aby przyspieszyć obieg dokumentów, uszczelnić system oraz zminimalizować liczbę przestępstw podatkowych. W momencie wejścia w życie obowiązkowego KSeF fiskus będzie wiedział nie tylko w jakim sklepie dokonaliśmy zakupu i na jaką kwotę, ale też co dokładnie kupiliśmy – jakie pozycje są na fakturze.

Poza uszczelnieniem systemu KSeF ma za zadanie m.in.:

• ułatwić wymianę faktur między przedsiębiorcami (e-dokumentu nie da się zgubić czy wykasować) 
• ustandaryzować procesy fakturowania
• przyspieszyć zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni)
• ułatwić archiwizowanie faktur (będą przechowywane w KSeF przez 10 lat)

Chcesz maksymalnie uprościć swoje rozliczenia? Przenieś księgowość do inFaktu. Ciesz się intuicyjną i prostą formą rozliczeń!

Logowanie do KSeF

Już dziś możesz zalogować się do KSeF, a także środowiska testowego Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Nie musisz się rejestrować – wszyscy przedsiębiorcy maja dostęp do KSeF, a JDG może zalogować się po prostu Profilem Zaufanym. W przypadku spółek, konieczne będzie najpierw złożenie zawiadomienia ZAW-FA, by nadać jednemu ze wspólników rolę „administratora” konta spółki w KSeF, który zaloguje się po raz pierwszy i później będzie mógł udzielić uprawnień pozostałym osobom w spółce.

Faktura ustrukturyzowana – co to jest i jakie ma cechy?

Wspomniana faktura ustrukturyzowana, tzw. e-faktura, to dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem (schema) udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Schema zapewnia jednorodność wszystkich dokumentów oraz ich łatwy odczyt przez programy księgowe.

Faktura ustrukturyzowana różni się od klasycznych dokumentów kilkoma elementami:

• jest zapisana w formacie XML
• ma wszystkie wymagane przez Ministerstwo Finansów pola
• oznaczona jest numerem KSeF

Więcej o e-fakturach w KSeF przeczytasz w naszym tekście o fakturach ustrukturyzowanych. Wpadnij też na nasz cykliczny webinar o KSeF i zadaj swoje pytanie!

Które faktury będą w KSeF, a które poza?

Choć KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców w Polsce, to jednak nie obejmuje wszystkich dokumentów księgowych – niektóre będą wyłączone z cyfrowego obiegu. Sprawdź nasze porównanie:

Jak wynika z przepisów i powyższej infografiki – poza Krajowym Systemem e-Faktur pozostaną faktury uproszczone, faktury w procedurach szczególnych (OSS, IOSS) czy dokumenty przewozowe. Natomiast dobrowolne będzie dodawanie faktur do KSeF w przypadku faktur dla osób prywatnych, konsumentów oraz faktur RR.

Osoby prywatne nie mają dostępu do KSeF, więc nie będą mogły odebrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. Dlatego przedsiębiorcy będą musieli przekazywać konsumentom wizualizację faktury, np. w formie PDF pobranej z aplikacji inFakt czy Aplikacji Podatnika. Natomiast samo wysłanie faktury do KSeF będzie dobrowolne. Warto jednak rozważyć dodawanie również takich dokumentów do KSeF, by ujednolicić prowadzoną księgowość.

W przypadku kontrahentów zagranicznych sytuacja wygląda już inaczej – faktura dla kontrahenta zagranicznego obowiązkowo musi być wysłana do KSeF, jednak zagraniczne firmy nie mają dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur, dlatego konieczne będzie wysłanie im wizualizacji dokumentu, np. w formie PDF.

Więcej informacji znajdziesz w naszym darmowym eBooku: Przewodniku po Krajowym Systemie e-Faktur.

Wolisz porozmawiać? Zadzwoń na naszą bezpłatną inFolinię o KSeF! Odpowiemy na każde pytanie, pomożemy w integracji z KSeF i opowiemy o naszej aplikacji. Pomożemy każdemu przedsiębiorcy: +48 22 123 10 80

KSeF – co to oznacza dla Twojej firmy?

Krajowy System e-Faktur to rewolucja dla polskich firm. Rozwiązanie eliminuje tradycyjne faktury papierowe i PDF, przenosząc całość rozliczeń do przestrzeni cyfrowej – jednego, centralnego systemu faktur. Już od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do odbierania faktur przez KSeF, o czym pisaliśmy m.in. w artykule o starcie KSeF. Obowiązkowe wysyłanie faktur do KSeF wejdzie etapami.

Jak korzystać z KSeF? Na przykład przez stronę rządową – Aplikację Podatnika. Jest ona jednak dość podstawowym narzędziem o ograniczonych możliwościach. Szczególnie przy większej liczbie dokumentów i bardziej skomplikowanej księgowości korzystanie z niej może okazać się bardzo trudne. Za każdym razem do rządowego rozwiązania trzeba będzie logować się też Profilem Zaufanym, a do aplikacji inFakt wygodnie, np. biometrią. Podstawowe narzędzia (Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma dla JDG) nie informują o nowych dokumentach, a samo wystawienie faktury jest czasochłonne. Dlatego też warto korzystać tu ze zintegrowanych programów księgowych. 

Z inFaktem w kilka sekund wyślesz faktury do KSeF, klienta i urzędu skarbowego – szybko i zgodnie z nowymi przepisami.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. KSeF określany jest też jako centralne repozytorium przechowujące informacje z faktur – system jest niczym duże pudło na dokumenty. Faktury można tu “włożyć” (poprzez wysłanie odpowiedniego pliku XML), a także dowolnie “wyjmować” – czyli udostępniać Twoim kontrahentom oraz organom podatkowym. Faktury w KSeF będą archwizowane przez co najmniej 10 lat, co zdejmuje ten obowiązek z przedsiębiorcy.

Czy KSeF działa? Sprawdź status Krajowego Systemu e-Faktur w czasie rzeczywistym!

Chcesz wysyłać faktury do KSeF jednym kliknięciem? Sprawdź e-Fakturowanie w inFakcie

Co to znaczy numer KSeF?

KSeF to system opierający się na rozwiązaniach informatycznych. To dlatego w Krajowym Systemie e-Faktur tak ważny jest numer KSeF. Poniżej wyjaśniamy, czym jest ten unikalny numery i jakie ma znaczenie w KSeF.

Numer KSeF – co to jest?

Numer KSeF to unikalny numer, identyfikator, nadawany każdej fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur. Uznaje się, że faktura została dostarczona do KSeF, a zarazem domyślnie odebrana przez kontrahenta, w momencie nadania jej numeru KSeF przez system. Numer składa się z łącznie 5 części oddzielonych myślnikami:

• NIP-u sprzedawcy
• daty przesłania faktury (RRRRMMDD)
• pierwszej części technicznej (6 znaków)
• drugiej części technicznej (6 znaków)
• sumy kontrolnej (2 znaki)

Co to jest token w KSeF?

Token autoryzacyjny jest dotychczasowym sposobem logowania do Krajowego Systemu e-Faktur. Ten unikalny numer składający się z 40 znaków jest przypisany do konkretnego podmiotu. Podczas logowania do systemu możesz wygenerować różne rodzaje tokenów z różnymi zakresami uprawnień (przeglądanie faktur, ich wystawianie, obie czynności). Docelowo, tokeny zostaną zastąpione bezpieczniejszymi certyfikatami KSeF, które można już wygenerować od 1 listopada 2025 r.

Ważne

Tokeny KSeF obowiązują jedynie do końca 2026 roku. W tym czasie będą funkcjonowały równolegle z certyfikatami KSeF, o których piszemy w dalszej części tekstu. Od 1 stycznia 2027 roku z dwóch rozwiązań pozostaną z nami wyłącznie certyfikaty KSeF.

Do czego służy token? Token jest wykorzystywany do API, czyli interfejsu programowania wybranej aplikacji, w celu nawiązania połączenia z KSeF. W dużym uproszczeniu oznacza to, że dzięki tokenowi oraz API możesz zintegrować swój program do księgowości czy fakturowania z bazą KSeF. W ten sposób wystawisz faktury, odbierzesz dokumenty itp. Wkrótce tokeny zostaną zastąpione certyfikatami KSeF.

W inFakcie API działa automatycznie w tle aplikacji i nie musisz martwić się o prawidłowy przesył informacji. Szczegóły tutaj.

Warto wiedzieć

Token autoryzacyjny KSeF należy traktować jako poufne hasło do systemu. Co istotne, przy jego użyciu nie jest wymagane żadne dodatkowe działanie użytkownika do wysłania faktury czy pobrania jej w KSeF. Osoba, która ma wygenerowany token, może wykonywać różne operacje w imieniu podatnika.

Token KSeF można wygenerować na stronie ministerialnej, logując się do Krajowego Systemu e-Faktur. Nie jest on obligatoryjny – podatnik sam decyduje, czy chce z niego korzystać. Tokeny co do zasady nie tracą swojej daty ważności, chyba że zostaną unieważnione przez użytkownika. 

W 2027 roku tokeny zostaną całkowicie zastąpione certyfikatami KSeF.

Certyfikat KSeF – co to jest i do czego służy?

Certyfikat KSeF to kolejna z metod potwierdzania tożsamości w systemie e-faktur, która docelowo będzie podstawową i główną formą uwierzytelniania dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Jest to specjalny plik kryptograficzny, który działa w tle aplikacji i potwierdza tożsamość Twojego biznesu. Można go porównać do swoistej pieczęci firmy w cyfrowym świecie. Certyfikat KSeF jest niezbędny także m.in. przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym. Opiszemy je w dalszej części artykułu. 

Ważne

Od 1 stycznia 2027 roku certyfikaty staną się jedynym sposobem uwierzytelnienia w KSeF, eliminując tym samym używanie tokenów.

Jak uzyskać certyfikat KSeF? Można go wygenerować od 1 listopada 2025 roku bezpośrednio na portalu KSeF – w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Przyznany certyfikat KSeF będzie ważny 2 lata.

Więcej o certyfikatach dowiesz sie z artykułu o ceryfikatach KSeF, a poniżej znajdziesz poradnik jak wygenerować certyfikat w MCU.

KSeF od kiedy – najważniejsze daty i obowiązki

KSeF, czyli prawdziwa rewolucja w fakturach, to zmiany, które będą obowiązywały wszystkich przedsiębiorców, ale wejdą etapami. Sprawdź, od kiedy KSeF stanie się nieodłączną częścią Twojego biznesu.

Resort finansów przedstawił mapę drogową KSeF i do tej pory wszystko idzie zgodnie z założonym harmonogramem.

Od kiedy KSeF będzie dotyczył Twojej firmy?

KSeF – co to takiego i od kiedy rozwiązanie stanie się obligatoryjne? Zgodnie z przyjętą przez Sejm ustawą, obowiązkowe wystawianie e-faktur w ramach KSeF zacznie obowiązywać:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (wartość sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie)

Więcej o terminach wejścia KSeF w życie przeczytasz w artykule KSeF od kiedy obowiązkowy? Terminy i harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.

Ważne

Obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku.

W inFakt integracja z KSeF jest już dostępna, a fakturę wyślesz jednym kliknięciem. Sprawdź!

Obowiązkowe odbieranie faktur w KSeF – od lutego 2026 roku

Być może Twoja firma nie musi spieszyć się z Krajowym Systemem e-Faktur, bo ten, pod kątem wystawiania faktur, będzie Cię obowiązywał dopiero od kwietnia 2026 roku lub nawet stycznia 2027 roku. Nie zwalnia Cię to jednak z odbierania faktur przez KSeF od lutego 2026 roku.

Dobrą ilustrację stanowi tu przykład stacji paliw. Duże firmy z obrotem powyżej 200 mln zł muszą wystawiać faktury KSeF już od lutego 2026 roku. To oznacza, że dokumenty te pojawią się od razu w systemie i masz obowiązek odebrać je z KSeF – np. w Aplikacji Podatnika czy aplikacji inFakt. Faktura za prąd, telefon czy internet? Od lutego 2026 roku też będzie czekała na przedsiębiorcę w sieci – w systemie KSeF.

Warto podkreślić plusy takiego rozwiązania. Jeśli tylko NIP, który jest najważniejszy w systemie KSeF, zostanie odpowiednio podany na fakturze – żaden dokument nie umknie, bo zawsze będzie czekał w „naszym KSeF”. Nie trzeba już wysyłać faktur kontrahentom – oni też znajdą wystawione na ich NIP e-faktury w „swoim KSeF”. Księgowy? Również ma dostęp do Twoich faktur, automatycznie, jeśli nadasz mu odpowiednie uprawnienia w systemie.

Koniec z papierowymi drukami, zbiorczymi rachunkami w PDF i innymi formami rozliczeń oraz ich wysyłaniem mailem czy pocztą, dlatego lepiej przygotować się już wcześniej do korzystania z KSeF.

Aplikacja inFaktu automatycznie pobierze wszystkie Twoje faktury z KSeF i powiadomi Cię o nich! Dołącz do gotowych na KSeF! 

Masz pytania? Zadzwoń na naszą darmową inFolinię o KSeF. Pomożemy! +48 22 123 10 80

Data wystawienia e-faktury

Krajowy System e-Faktur wprowadza nowe zasady związane z datą wystawienia faktury. Co do zasady fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) uznaje się za wystawioną w momencie wysłania jej do systemu, a dokładnie w momencie nadania numeru KSeF. Nie wtedy, gdy wystawisz ją lokalnie, w swoim programie czy zapiszesz w wersjach roboczych, ale dopiero po wysłaniu jej do KSeF i nadaniu numeru KSeF. Wyjątkiem będą faktury wystawione w trybach offline. Piszemy o nich w kolejnym akapicie.

Przykład

Stary system pozwalał wystawić fakturę 30 czerwca z datą wsteczną 25 czerwca. Data wystawienia to 25 czerwca. W nowym systemie (KSeF) – klikasz “Wystaw” 30 czerwca o 23:50, system wysyła dokument do KSeF 1 lipca o 00:10. Data wystawienia to 1 lipca! Faktur nie wystawisz więc wstecznie czy z opóźnieniem. Data wystawienia nie będzie mogła być wcześniejsza niż ta, kiedy dokument powstanie i będzie przekazany do KSeF. Wyjątek stanowią tryby nadzwyczajne w KSeF.

Datę sprzedaży nadal można określić, tu zasada się nie zmienia – fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi.

Awarie, czyli tryby nadzwyczajne w KSeF 

Jak w każdym systemie, tak i w KSeF mamy pewne wyjątki od reguły. Awaria internetu, przerwa techniczna w KSeF czy inne zdarzenie losowe? Możesz wystawić faktury w jednym z trzech trybów awaryjnych. Te dokumenty będą traktowane inaczej niż w przypadku zwykłego fakturowania w KSeF:

• Tryb offline (niedostępność KSeF) – tryb przewidziany do stosowania w razie prac serwisowych w KSeF ogłaszanych w komunikatach. Za datę wystawienia faktury w trybie offline będzie uznawać się datę wskazaną przez Ciebie na dokumencie
• Tryb offline24 – tryb pozwala na wystawienie faktury poza KSeF, jeśli np. masz problem z internetem. Dokument edytujesz zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie masz jeden dzień roboczy, aby wysłać całość do KSeF
• Tryb awaryjny – tryb przewidziany w razie awarii KSeF. Jeśli takie zdarzenie zostanie ogłoszone, możesz wystawić fakturę w systemie w trybie awaryjnym, według obowiązującej struktury i masz 7 dni po usunięciu awarii na przesłanie dokumentu do KSeF. Datą wystawienia będzie data wskazana przez Ciebie na fakturze

W razie awarii całkowitej (np. jeśli wystąpi poważne zagrożenie kraju lub jego infrastruktury), można wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, bez obowiązku wysyłania ich do KSeF.

Sprawdź czy w danej chwili KSeF działa na status-ksef.pl. Monitorujemy tam dostępność wszystkich środowisk systemu — produkcyjnego, testowego i demo — z odświeżaniem co 60 sekund. Na status-ksef.pl pokazujemy też historię dostępności Krajowego Systemu e-Faktur z ostatnich 30 dni.

Kary w KSeF 

Niestosowanie są do obowiązków KSeF może wiązać się z określonymi karami. Ich wysokość jest różna. Maksymalnie może dochodzić nawet do 100% podatku VAT z danej faktury lub do 18,7% wartości całej faktury, jeśli została wystawiona przez przedsiębiorcę, który nie jest czynnym podatnikiem VAT. W praktyce wysokości kar będą zależały m.in. od skali przewinienia czy wykazania dobrej woli przez podatnika.

W Krajowym Systemie e-Faktur kary nakłada się w trzech sytuacjach:

• niewystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF
• wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem, gdy system będzie niedostępny lub będzie miał awarię
• nieprzesłanie do KSeF w wyznaczonym terminie faktury wystawionej poza systemem, np. podczas awarii lub w trybie offline

Ważne

Stosowanie kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF ma być odroczone do końca 2026 roku.

KSeF – zalety i trudności

Nowy system e-fakturowania to nie tylko zalety wynikające z automatyzacji czy łatwiejszego dostępu do faktur. To także liczne wyzwania, przed którymi już dziś stoją polskie firmy.

Zalety KSeF: automatyzacja, szybsze rozliczenia, spójność danych

Wśród zalet KSeF, nowej platformy Ministerstwa Finansów, warto wymienić przede wszystkim automatyzację, która wynika z użycia narzędzia. Nie musisz już wysyłać faktury pocztą czy mailem – wystarczy, że wystawisz ją w systemie KSeF. Twój kontrahent odbierze ją bez problemu.

Inne zalety Krajowego Systemu e-Faktur dla przedsiębiorców:

• oszczędność Twojego czasu
• pełna cyfryzacja procesu fakturowania
• koniec faktur papierowych i PDF
• koniec obowiązku archiwizowania faktur – przez 10 lat będą w KSeF
• łatwiejsze rozliczenia podatkowe i mniej błędów formalnych
• dostęp do faktur kosztowych od razu po ich wystawieniu
• szybszy zwrot VAT – 40, a nie 60 dni
• mniejsza biurokracja

Trudności KSeF: nowe narzędzia, integracja, bezpieczeństwo

Jak każda nowość, tak i KSeF budzi pewne wątpliwości i na początku może sprawić problemy. Co może okazać się tu główną trudnością dla firm? Na pewno przejście na model cyfrowy. Cyfryzacja dotyczy obecnie coraz większej liczby procesów związanych z prowadzeniem biznesu. Osoby, które nie czują się dobrze w takim środowisku lub są przyzwyczajone do załatwiania spraw offline, mogą mieć kłopot z przestawieniem się na KSeF.

Ale po to jest inFakt! Pomożemy, odpowiemy na każde pytanie i przeprowadzimy przez proces integracji z KSeF. Przekonaj się!

Potencjalne trudności i przeszkody dla przedsiębiorców:

• konieczność dostosowania procesów biznesowych
• możliwe awarie systemu
• skomplikowane przepisy dotyczące KSeF
• wysokie kary za niestosowanie nowych przepisów
• ryzyko cyberprzestępstw

Jak przygotować się do KSeF – krok po kroku

Cyfryzację z KSeF warto przeprowadzić krok po kroku. Sprawdź, jak przygotować swoją firmę na nowości związane z Krajowym Systemem e-Faktur:

Krok 1. Poznaj KSeF – co to znaczy, kogo obowiązuje, co zmienia

Przygotowując się do wprowadzenia w swojej firmie nowych zasad fakturowania, dowiedz się, co to jest KSeF. Skorzystaj z bazy wiedzy inFakt:

• kto jest zobowiązany do wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur
• jak znaleźć się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
• dowiedz się, co to jest token w KSeF
• 5 plusów i 5 minusów Krajowego Systemu e-Faktur

Zapoznaj się też z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi KSeF – od kiedy system jest obligatoryjny i których przedsiębiorców dotyczy. Jeśli prowadzisz firmę z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie – KSeF będzie Cię obowiązywał w pełni już od lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy mają więcej czasu na wprowadzenie nowości – obowiązkowe wysyłanie faktur do KSeF obejmie ich od kwietnia 2026 roku.

Jednak obowiązkowe odbieranie faktur przez KSeF wejdzie dla wszystkich przedsiębiorców w jednym momencie – już od 1 lutego 2026 roku.

Wartość sprzedaży na fakturach w Twojej firmie nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie? Nowe przepisy o wystawianiu faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmą Cię dopiero od 2027 roku. 

Krok 2. Zaloguj się do KSeF

Uzyskaj dostęp do KSeF, co pozwoli Ci sprawdzić funkcje związane z nowym system oraz przygotować swoją księgowość na zmiany. Aby to zrobić, możesz skorzystać z następujących narzędzi:

• Profil Zaufany (osoby fizyczne)
• kwalifikowany podpis elektroniczny (osoby fizyczne)
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (osoby prawne, np. spółki)

Krok 3. Zdecyduj o dalszym sposobie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Jeżeli logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur powiodło się, czas zdecydować, jak Twoja firma będzie korzystała z KSeF na co dzień. W zależności od wielkości biznesu, a także Twoich preferencji możesz wybrać jedną z 3 metod:

• Aplikacja Podatnika KSeF – uproszczona aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania e-faktur
• E-mikrofirma dla JDG – podstawowe rozwiązania stworzone przez e-Urząd Skarbowy dla jednoosobowych działalności gospodarczych
• Program księgowy (np. inFakt) – Twój własny program księgowy zintegrowany z KSeF, czyli wygodne i szybkie wysyłanie faktur ustrukturyzowanych do KSeF przez program do księgowania

Teraz możem mieć aplikację inFakt do wystawiania i odbierania faktur ZA DARMO! Sprawdź

Krok 4. Nadaj uprawnienia do KSeF

Jeśli w Twojej firmie wystawianiem i odbieraniem faktur zajmuje się kilka osób, różne działy lub podmioty – nadaj im stosowne uprawnienia. Wykorzystując tokeny KSeF, możesz m.in. określić, kto będzie mógł wystawiać nowe faktury czy przeglądać je w systemie. Pamiętaj, żeby dostęp do KSeF był odpowiednio chroniony przed nieuprawnionymi osobami. 

Ważne

Wystawianie e-faktur w KSeF każdorazowo powoduje skutek prawny – wystawione dokumenty trafiają od razu do obiegu prawnego.

Krok 5. Krajowy System e-Faktur z inFaktem

Szukasz prostego rozwiązania, które pozwoli Ci współpracować z KSeF? Przekonaj się, jak łatwe i intuicyjne może być e-fakturowanie w inFakcie.

Jak działa nasza integracja z KSeF?

• Aby połączyć aplikację inFakt z KSeF, używasz jedynie Profilu Zaufanego
• Integracja trwa zaledwie kilka sekund
• Odbierasz i wysyłasz faktury KSeF w jednym miejscu

Załóż darmowe konto i sprawdź, jak jednym kliknięciem połączyć się z państwowym repozytorium!

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne narzędzie wprowadzone w Polsce w celu cyfryzacji procesów księgowych, a także po to, aby uszczelnić system podatkowy i skuteczniej walczyć z wyłudzeniami VAT. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. System ten ma również na celu przyspieszenie i ułatwienie obiegu faktur między przedsiębiorcami.

Faktury wysyłane do KSeF otrzymują unikalny numer identyfikacyjny, a token autoryzacyjny zapewnia bezpieczny dostęp do systemu. Nowe przepisy dotyczące obowiązkowego korzystania z KSeF będą wdrażane etapami od 2026 do 2027 roku, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. 

Korzyści z wdrożenia KSeF obejmują automatyzację procesów, oszczędność czasu oraz szybszy zwrot VAT, ale także stawiają wyzwania związane z integracją systemu i bezpieczeństwem danych. Programy księgowe jak inFakt są już gotowe na nadchodzące zmiany!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o to, czym jest KSeF