Mapa drogowa KSeF. Resort potwierdza e-faktury od 2026 roku
Ministerstwo Finansów, po konsultacjach publicznych, przedstawiło projekt ustawy oraz plan wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Termin został potwierdzony – dla większości firm cyfrowe faktury będą obowiązkowe od 1 kwietnia 2026 roku, dla najmniejszych działalności – od 2027 roku. Jest jeszcze czas na zgłoszenie uwag do projektu ustawy – do 25 kwietnia.
- Kiedy e-faktury będą obowiązkowe? Trzy etapy wdrożenia KSeF
- KSeF – do końca 2026 r. bez kar
- KSeF 2.0 – nowa wersja systemu i otwarte testy
- KSeF – tryb offline i certyfikaty dla wystawców
- KSeF – inne udogodnienia dla przedsiębiorców
- Aplikacja mobilna KSeF
- Trwa opiniowanie projektu o KSeF
- Co dalej?
- Jakie korzyści z KSeF dla przedsiębiorców?
- Podsumowanie
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania o Krajowy System e-Faktur.
Projekt ustawy wdrażający Krajowy System e-Faktur, czyli rewolucję w fakturowaniu, jest gotowy. To finisz prac nad systemem, który wprowadzi cyfrowe faktury – jego wersja 2.0 ma być testowana w tym roku, a na zgłoszenie uwag zostało niespełna 2 tygodnie. Początkowo KSeF miał wejść w życie w 2024 roku, ale po wyborach parlamentarnych termin został przesunięty przez Ministerstwo Finansów ze względu na stwierdzone “krytyczne błędy” w systemie.
Kiedy e-faktury będą obowiązkowe? Trzy etapy wdrożenia KSeF
Harmonogram wprowadzania obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został potwierdzony, a więc:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (pojedyncza faktura do 450 zł i wartość sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie)
Nie zmieniły się również zasady dotyczące faktur VAT RR (dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych) – nie będą one objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Ich wystawienie w systemie będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r, a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.
Ministerstwo Finansów, choć z małym poślizgiem, w końcu opublikowało finalny projekt, tak ważnej dla wszystkich przedsiębiorców, zmiany. W 2026 r. KSeF stanie się faktem i 1 kwietnia obejmie niemal wszystkie firmy. To już ostatni dzwonek na dostosowanie się do tej rewolucji w fakturowaniu.
Piotr Juszczyk
W inFakcie mamy KSeF od dawna – z nami już dziś możesz wystawiać cyfrowe faktury!
KSeF – do końca 2026 r. bez kar
W ramach szerokich konsultacji strona społeczna zgłosiła wiele uwag i pomysłów. Część z nich została wzięta przez resort pod uwagę. Dlatego na początku obowiązywania KSeF, do końca 2026 roku:
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)
Administracja skarbowa zapowiada, że przed obowiązkowym KSeF skupi się na edukowaniu i pomaganiu podatnikom
KSeF 2.0 – nowa wersja systemu i otwarte testy
Ministerstwo zapowiedziało udostępnienie nowej wersji systemu, KSeF 2.0, jeszcze w 2025 roku. Kluczowe daty:
- czerwiec 2025 r. – publikacja dokumentacji KSeF 2.0: struktura FA(3) oraz interfejs API
- 30 września 2025 r. – start otwartych testów API dla integratorów i dużych firm,
- 1 listopad 2025 r. – udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
- 1 listopada 2025 r. – możliwość wystąpienia o certyfikaty wystawcy faktur.
Od 1 lutego 2026 r. ruszy wersja produkcyjna systemu KSeF 2.0, która pozwoli na wystawianie faktur w obrocie gospodarczym.
KSeF – tryb offline i certyfikaty dla wystawców
Jednym z głównych postulatów rynku było umożliwienie wystawiania e-faktur bez połączenia z KSeF. MF planuje więc wprowadzenie bezterminowo trybu “offline24”, który pozwoli wystawiać faktury m.in.:
- bez NIP-u nabywcy (np. konsument, zagraniczny kontrahent)
- w razie problemów z internetem lub niedostępnością systemu
Jednak warunkiem korzystania z trybu “offline24” będzie wcześniejsze uzyskanie certyfikatu wystawcy faktur offline – wydawanego przez resort od listopada 2025 roku. Certyfikaty mają zapewnić bezpieczeństwo, a więcej informacji na temat ich specyfikacji technicznej mamy poznać w czerwcu 2025 r.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
KSeF – inne udogodnienia dla przedsiębiorców
Po konsultacjach z biznesem, resort zgodził się na ułatwienie w zakresie faktur masowych. Przez system KSeF będzie można wystawić fakturę również dla konsumentów. Jednym z kluczowych postulatów była też możliwość dodawania załączników do e-faktur w systemie, co również znalazło się w projekcie. Przewidziano też ujednolicenie daty wystawienia faktury – niezależnie czy zostanie wystawiona w trybie offline czy też online, data w systemie będzie zgodna z tą, którą przedsiębiorca wpisał na fakturze.
Aplikacja mobilna KSeF
Już teraz dostępna jest bezpłatna aplikacja mobilna KSeF. Wersja 2.0 będzie zintegrowana z obowiązkowym systemem i pozwoli:
- wystawiać i przeglądać faktury
- tworzyć listy nabywców i kont bankowych
- zarządzać profilami sprzedawcy
- udostępniać e-faktury odbiorcom
Można ją pobrać z App Store oraz Google Play. Nie możemy nie wspomnieć, że wszystkie te funkcje, i wiele więcej, ma aplikacja inFaktu, w pełni zintegrowana z KSeF.
Trwa opiniowanie projektu o KSeF
Do 25 kwietnia 2025 r. trwa jeszcze opiniowanie projektu ustawy wdrażającego Krajowy System e-Faktur. Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców, doradców i organizacje branżowe do zgłaszania uwag do nowego projektu, pod adresem sekretariat.PT@mf.gov.pl. Sam projekt ustawy znajdziesz pod tym linkiem, w Rządowym Centrum Legislacyjnym.
Co dalej?
Rok 2025 to czas testów, przygotowań i edukacji. Dla przedsiębiorców to ostatni moment, by sprawdzić gotowość swoich systemów, przeszkolić zespół i zacząć korzystać z KSeF dobrowolnie. Obowiązek wejdzie w życie w kwietniu 2026 roku. Chętnie pomożemy Ci w przejściu przez rewolucję w fakturowaniu 👉 klik!
Projekt ustawy obecnie jest na etapie opiniowania, następnie zostanie zatwierdzony przez Radę Ministrów i trafi pod obrady Sejmu, do dalszego procesu legislacyjnego.
Jakie korzyści z KSeF dla przedsiębiorców?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktu przynosi dla przedsiębiorców szereg korzyści. Do najważniejszych możemy zaliczyć:
- szybszy zwrot VAT – 40 dni zamiast 60
- brak konieczności archiwizacji i tworzenia duplikatów
- mniejsze ryzyko błędów i oszustw
- automatyczny obieg faktur i integracja z systemami finansowo-księgowymi
- brak obowiązku przesyłania JPK_FA do urzędu
- większe bezpieczeństwo i transparentność obrotu
Podsumowanie
Zaktualizowany projekt ustawy o KSeF potwierdza dotychczasowy harmonogram wdrożenia e-faktur. Zapowiedziano konkretne terminy wejścia wersji KSeF 2.0, testy otwarte dla firm, tryb offline i ułatwienia w okresie przejściowym. Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców do aktywnego udziału w konsultacjach – uwagi można zgłaszać do 25 kwietnia 2025 roku. Dla firm to ostatni moment, by przygotować się do zmian, które na stałe zmienią sposób dokumentowania sprzedaży.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o Krajowy System e-Faktur.
Od kiedy faktury będą obowiązkowo wystawiane w KSeF?
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm (powyżej 200 mln zł przychodu)
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (pojedyncza faktura do 450 zł, miesięczna sprzedaż do 10 tys. zł)
Czy będzie można wystawić fakturę w KSeF bez dostępu do internetu?
Tak, dzięki trybowi „offline24„. Faktura będzie przekazana do systemu później, a jej data pozostanie zgodna z wpisaną.
Czy w okresie przejściowym będą kary za błędy w KSeF?
Nie, do końca 2026 r. nie będzie sankcji za błędy wynikające z wystawiania faktur przez KSeF. Administracja skarbowa w pierwszej kolejności ma skupić się na edukowaniu i pomaganiu przedsiębiorcom.
Podziel się nim ze znajomymi
