Aktualizacja danych identyfikacyjnych należy do obowiązków płatnika składek. W momencie, gdy płatnik (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą czy też jakikolwiek inny podmiot zobligowany do rozliczania składek na ubezpieczenia) dokona zmiany danych, np. nazwy firmy, nazwiska, adresu, numeru NIP lub REGON, ma on obowiązek poinformować ZUS o zmianie danych, korzystając z odpowiedniego formularza.

Jak zmienić dane płatnika składek ZUS?

W przypadku, gdy płatnik składek uzna, że jego dane w ZUS są nieprawidłowe (pojawił się błąd) lub po prostu jeśli zmieniły się, powinien samodzielnie i bez wezwania powiadomić o tym ZUS. Aby tego dokonać, powinien sporządzić oraz przekazać do Zakładu odpowiednie dokumenty (różne w zależności od płatnika oraz danych, których korekta ma dotyczyć), które stanowią wniosek o zmianę danych na prawidłowe. Informacje można zmienić na nowe lub skorygować poprawiając zaistniałe błędy. Złożenie korekty w ZUS, spowoduje zmianę danych wstecz, czyli od daty figurującej na wcześniej złożonych dokumentach.

Zmianę danych identyfikacyjnych płatnika, takich jak: NIP, REGON, PESEL, nazwa, imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność, dokonujemy na formularzu ZUS ZIPA. Jeśli zmiana dotyczy identyfikatorów NIP lub REGON, to wraz z formularzem ZUS ZIPA, należy złożyć kopię decyzji z urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP oraz zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON. Należy również pamiętać, że w takim przypadku komplet dokumentów składamy w formie papierowej.

Zmiana lub korekta pozostałych danych płatnika, a mianowicie: rachunku bankowego, adresu siedziby, miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejsca zamieszkania osoby prowadzącej działalność, daty obowiązku opłacania składek, powinna zostać dokonana za pośrednictwem formularzy: ZUS ZFA (w przypadku osoby fizycznej) lub ZUS ZPA (w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej).

Z jakich formularzy skorzystać?

Zgłoszenia i zmiany danych płatnika składek dokonujemy na drukach:

  • ZUS ZPA – formularz służy do zgłoszenia lub zmiany danych płatnika składek (osoby prawnej lub jednostki nieposiadającej osobowości prawnej, która opłaca składki np. za swoich pracowników)
  • ZUS ZFA – formularz służy do zgłoszenia lub zmiany danych osoby fizycznej. Do tego dokumentu stosuje się jeszcze załączniki:
  • ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek i/lub
  • ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.

Zawiadomienie o zmianie danych należy złożyć w ZUS w terminie 14 dni od: zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź też otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Druki zgłoszenia czy też zmiany danych należy sporządzić oraz przekazać do ZUS:
  • w formie papierowej – na formularzach według wzoru dostępnego do pobrania w każdej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • w formie wydruku z aktualnego programu udostępnionego przez ZUS,
  • w formie wydruku ze strony internetowej www.zus.pl
Zmiana danych płatnika składek w inFakt.pl

Aby poprawić dane identyfikacyjne płatnika składek w aplikacji inFakt.pl. należy wejść w ‘Ustawienia’, a następnie z bloku ‘Księgowość w inFakt’ wybieramy ‘Dane właściciela’. Użytkownik ma możliwość w tym miejscu poprawić wprowadzone uprzednio dane płatnika składek, dzięki czemu na deklaracji ZUS DRA będą widoczne prawidłowe dane.