Rozliczanie kosztów w firmie nie należy do prostych z uwagi na niejednoznaczne przepisy i często zmieniające się interpretacje. Dlatego jest szereg takich wydatków, które budzą wątpliwości zarówno przedsiębiorców, jak i urzędników. Sprawdźcie 10 z nich, aby mieć świadomość które z nich są najbardziej problematyczne.

Zgodnie z ogólną zasadą kosztem może być ten wydatek, który jest powiązany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem (zabezpieczeniem) jego źródła. Nie zawsze jednak urzędnicy zgadzają się z przedsiębiorcą, który uważa, że dany wydatek spełnia to kryterium. Przedsiębiorca musi być gotowy, by udowodnić swoją rację. Oto 10 sytuacji, w których może to być konieczne.

1. Obiad lub lunch w restauracji

Rozliczanie kosztów żywności jest problematyczne, ponieważ są wprost wymienione jako przykład kosztów reprezentacji, które są wykluczone z rozliczeń. Tę kategoryczną linię zmieniła niedawna interpretacja ogólna zezwalająca na rozliczenie w kosztach lunchu czy obiadu z klientem. Nie zmienia to jednak faktu, że nadal jest to wątpliwy koszt.

Przede wszystkim urzędnicy mogą nie uwierzyć w to, że lunch został spożyty właśnie z klientem, a nie np. z rodziną. Do tego niezbędne są dowody. Ponadto interpretacja ogólna nie jest jednak wiążąca, więc może się zdarzyć, że opinia poszczególnych urzędów skarbowych w sprawie rozliczania żywności będzie jednak inna. Warto mieć to na uwadze biorąc fakturę w restauracji.

2. Telewizor

Jako że telewizor jest częstym zakupem, wrzucenie go w koszty może być kuszącą opcją. W końcu laptop, monitor, czy projektor nie stanowią problemu. A jak jest z telewizorem?

Tutaj jest znacznie trudniej, ponieważ powiązanie komputera z działalnością bardzo łatwo udowodnić, a powiązanie telewizora już niekoniecznie. Jego „rozrywkowa” natura jest dużo bardziej oczywista. Telewizor w firmie mogą rozliczyć przedsiębiorcy, którzy wykorzystują go w pracy i nie ma co do tego wątpliwości (np. agencje reklamowe, agencje monitoringu mediów). Druga opcja to telewizor ustawiony w miejscu dla klientów (np. poczekalnia u lekarza)

W przeciwnym razie telewizor w kosztach może być bardzo problematyczny.

3. Bilet miesięczny

W koszty można wrzucić bilet miesięczny, np. na komunikację miejską lub pociąg. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca podróżuje w ramach prowadzonej firmy. Mogą to być dojazdy do biura, do gabinetu, do klienta, itd. Z tym, że rozliczenie w kosztach całego biletu miesięcznego może być problematyczne, gdyż urzędnicy mogą zakładać, że bilet jest także wykorzystywany w celach prywatnych.

Jeśli tak nie jest, to trzeba przygotować argumenty. A w przeciwnym razie wydatku nie rozlicza się w całości – trzeba oszacować procent do rozliczenia. I tutaj mogą zacząć się schody, gdyż wysokość rozliczonej kwoty trzeba będzie oczywiście uzasadnić w razie kontroli.

4. Abonament na tel. komórkowy i Internet

Ogólnie większość przedsiębiorców zakłada, że jeśli posiada abonament na telefon komórkowy lub na Internet wykupiony „na firmę”, to koszt można swobodnie rozliczać w 100%. To jednak może nie być takie proste.

Problematyczna jest sytuacja, w której przedsiębiorca rozlicza 100% rachunku za internet założony w miejscu, w którym zarazem mieszka i prowadzi firmę, zwłaszcza jeżeli nie mieszka sam. Analogicznie może być w przypadku, gdy w koszty wrzuca 100% rachunku za telefon firmowy, który jest jedynym telefonem jaki posiada. Takie rozliczenie może być wątpliwe.

5. Koszty delegacji

Ogólnie w kosztach firmowych jak najbardziej mogą znaleźć się wydatki związane z wyjazdem służbowym. Ale przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić, że faktycznie chodziło o wyjazd służbowy, a nie np. turystyczny.

W tym mogą pomóc wszelkie dowody, jak faktury, umowy, e-maile, itd., ale tak naprawdę nie ma pewności, czy urzędnicy je uznają. Zwłaszcza wtedy, gdy rzekoma delegacja miała miejsce w podejrzanym terminie, np. w dniach 1-3 maja, albo 24 grudnia.

6. Kurs językowy

Kursy językowe także należą do wysoce problematycznych kosztów. Przede wszystkim raczej nie można płacić za naukę języka „na przyszłość” i wrzucać wydatek w koszty. Takie koszty zapewne zostaną uznane za osobiste, które wprawdzie mogą, ale nie muszą służyć uzyskaniu przychodu. Bardziej prawdopodobne jest rozliczenie wydatku na kurs językowy w sytuacji, gdy przedsiębiorca już współpracuje z zagraniczną firmą lub wykorzystuje znajomość języka w celu prowadzenia działalności w danym momencie.

Więcej na temat rozliczania edukacji znajdziecie w tym artykule.

7. Kara umowna

Kara umowna teoretycznie może być kosztem, ale w praktyce teza jej powiązania z przychodem może być trudna do udowodnienia. Dlaczego? Kary umowne można wrzucać w koszty, jeżeli zostały poniesione w pełni świadomie i celowo, żeby osiągnąć przychód. Nie można zatem rozliczyć w kosztach kary, która została nałożona np. z uwagi na błędy.

8. Każdy wyjątkowo drogi zakup

W przepisach o rozliczaniu podatku dochodowego pojawia się termin „reprezentacja”, którym określa się sporą grupę odgórnie wykluczonych kosztów. Wydatki o charakterze reprezentacyjnym zwykle przekraczają standardy uznane w danej branży. Reprezentacja to bardzo nieścisłe określenie, które sprawia, że niemal każdy drogi i ekskluzywny wydatek może wymagać uzasadnienia.

drogi zakup

Czasami to uzasadnienie jest możliwe. Np. grafik nie będzie miał raczej problemu z wrzuceniem w koszty iMaca za 12 tys. zł, mimo że komputer PC o podobnych możliwościach kosztowałby znacznie mniej. Standard w branży jest tu oczywisty. W innych przypadkach jednak uzasadnienie drogiego wydatku może nie być proste.

9. Amortyzacja samochodu, od którego rozlicza się 50% VAT-u

Ogólnie samochód wykorzystywany do celów mieszanych, czyli zarówno prywatnie, jak i w ramach działalności, pozwala odliczać 50% VAT. Inaczej mówiąc rozliczanie 50% VAT-u może wprost sugerować, że samochód jest też wykorzystywany do celów innych niż firmowe. W przypadku samochodu rozliczanego kilometrówką – nie stanowi to żadnego problemu. A jak jest w przypadku samochodu firmowego?

Samochód wprowadzony do firmy i amortyzowany ma zasadniczo służyć wyłącznie do celów firmowych. Zgodnie z przepisami nie można z niego korzystać do celów prywatnych. W związku z tym należy przygotować się na ewentualną obronę kosztów amortyzacji samochodu, gdy rozlicza się tylko połowę VAT-u. Jako że przepisy o rozliczaniu VAT od samochodu są stosunkowo nowe, trudno powiedzieć, czy amortyzacja rozliczona w takich okolicznościach zostałaby zakwestionowana. Więcej na ten temat pisaliśmy w tym artykule.

10. Benzyna kupiona poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy wprowadzili samochód do firmy zwykle zakładają, że mogą rozliczać każdy wydatek związany z samochodem, niezależnie gdzie i kiedy został poniesiony. Trzeba jednak pamiętać, że urzędnicy zawsze mogą zakwestionować rozliczenie kosztu, jeśli istnieje podejrzenie, że wydatek jednak nie był związany z prowadzoną działalnością.

Przykład? Przedsiębiorca wyjeżdża turystycznie do Zakopanego, gdzie kupuje benzynę „na fakturę”, po czym wrzuca ten zakup w koszty. W Zakopanem nie prowadzi żadnych interesów, nie ma klientów, nie kupuje ani towaru, ani sprzętu. Fakt zakupu benzyny w miejscu, które nie wiąże się z prowadzeniem działalności może być problemem w razie kontroli. Warto o tym pamiętać.

Znacie inne wątpliwe koszty firmowe? Podzielcie się w komentarzach :)

Pobierz darmowy ebook
51 pomysłów na koszty firmowe

  • 51 pomysłów na koszty w różnych kategoriach do rozliczenia niemal w każdej firmie
  • Który wydatek i kiedy może być zaliczony do kosztów
  • Proste wyjaśnienie amortyzacji, kilometrówki i reprezentacji

Pobierz za darmo