Niewątpliwie letnie miesiące sprzyjają wyjazdom, które przedsiębiorca może połączyć z delegacją. Podstawową kwestią odnoszącą się do podróży służbowej jest możliwość zaliczenia wydatków z nią związanych do kosztów. Jak rozliczenie delegacji wygląda w praktyce? Oto 7 istotnych kwestii z istnienia, których niekoniecznie zdawaliście sobie sprawę.

1. Delegacja a wyjazd na wakacje – to można połączyć

Załatwienie spraw związanych z prowadzeniem działalności można połączyć z wakacyjnym wyjazdem – również zagranicznym. Dzieje się tak choćby w sytuacji, gdy przedsiębiorca wyjeżdża w podróż służbową np. na sympozjum, by następne dni przeznaczyć już na leniuchowanie.

Należy jednak wiedzieć, że nie da się wszystkich wydatków z tym związanych wrzucić w koszty. Rozliczenie delegacji wymaga odpowiedniego ich podziału – na związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz takie, które odnoszą się już stricte do wakacji.

Co oczywiste w kosztach można rozliczyć wyłącznie wydatki odnoszące się do potrzeb firmowych.

2. Czas rozpoczęcia zagranicznej podróży służbowej różni się w zależności od środku transportu

Nie ma jednej zasady regulującej moment rozpoczęcia delegacji zagranicznej, który odnosiłby się do wszystkich środków transportu. Co za tym idzie, to kiedy podróż służbowa faktycznie się rozpoczyna zależy od tego czy przedsiębiorca wybrał się w nią samochodem, samolotem czy statkiem. Jak więc należy to liczyć?

Jeśli w zagraniczną delegację właściciel firmy wyrusza „bardziej przyziemnymi” środkami transportu, np. autem, busem, czy pociągiem, to moment jej rozpoczęcia liczony jest od chwili przekroczenia granicy. Jeśli zdecyduje się lecieć samolotem istotna jest godzina wylotu z ostatniego lotniska w Polsce. Z kolei przy wyborze drogi morskiej liczy się, o której statek wypłynął z ostatniego polskiego portu.

3. Przy wyjeździe służbowym konieczne oświadczenie

Rozliczenie delegacji wymaga nie tylko załączenia faktur, rachunków, biletów potwierdzających poszczególne wydatki, ale także sporządzenia oświadczenie dotyczącego wyjazdu. Choć taki dokument nie posiada ustalonego urzędowego wzoru to warto zadbać, by znalazły się na nim:

  • data i cel wyjazdu,
  • czas podróży,
  • środek/środki transportu,
  • rozliczenie diet,
  • podpis przedsiębiorcy.

Brak oświadczenia sprawia, że przedsiębiorca nie ma prawa, by rozliczyć w kosztach dietę oraz wydatki związane z transportem.

Wszelkie wydatki w zagranicznych walutach jakie znajdują się w oświadczeniu należy rozliczyć po kursie z dnia poprzedzającego koniec podróży.

4. Faktura za hotel bez możliwości rozliczenia VAT

Wydatki związane z noclegiem np. w hotelu, możliwe jest na podstawie faktury bądź rachunku. Co istotne przedsiębiorca nie może rozliczyć VAT-u z otrzymanego dokumentu, a w kosztach ujmuje się kwotę brutto.

Nie ma opcji rozliczenia wydatków odnoszących się do noclegu w formie ryczałtu. Taki sposób postępowania dostępny jest jedynie pracownikom, którzy przebywali w podróży związanej z wykonywanymi obowiązkami.

5. Bilet za pociąg może być fakturą

W zdecydowanej większości wydatków dotyczących delegacji prawo do ich zakwalifikowania w poczet kosztów daje faktura albo rachunek. Nie dzieje się tak jednak zawsze. W przypadku kosztów przejazdu do rozliczenia wystarcza niekiedy bilet.

Dotyczy to tras, których długość przekracza 50 km. W takim przypadku bilet musi zawierać pewne dane:

  • długość trasy,
  • kwotę podatku,
  • pełne dane firmy transportowej (wraz z NIP-em).

Jeśli wymienione informacje znajdują się na bilecie, a długość trasy to ponad 50 km, to może być potraktowany jako faktura.

6. Przelot samolotem w kosztach? Niekiedy nie trzeba faktury

Specyficzne zasady dotyczą zaliczania do kosztów wydatków związanych z przelotem samolotem. Odnosi się to przede wszystkim do korzystania z usług zagranicznych linii lotniczych. O co dokładnie chodzi?

Otóż najczęściej zagraniczny przewoźnicy nie wystawiają faktur, ani rachunków za zakup biletu. Tak naprawdę nie jest to jednak konieczne. Taki wydatek można bowiem zaliczyć do kosztów posiadając kartę pokładową, która zawiera imię, nazwisko, datę, godzinę wylotu oraz numer lotu. Konieczne jest także potwierdzenie przelewu za zakupiony bilet.

7. Rozliczenie delegacji wymaga potwierdzenia służbowego charakteru

Choć to ostatnia z wymienionych kwestii to z pewnością nie najmniej istotna. Zgodnie bowiem z przepisami rozliczenie delegacji jest możliwe tylko jeśli przedsiębiorca może potwierdzić jej służbowy charakter.

Nie jest to specjalnie skomplikowane. Wystarczy że przedsiębiorca posiada:

  • faktury na zakupu np. towarów nabytych w czasie wyjazdu,
  • podpisane z klientami umowy,
  • wystawione kontrahentom faktur,
  • zaproszenie na konferencję, służbowe notatki, e-maile oraz wizytówki od kontrahentów itp.

Bez posiadania tych dokumentów urzędnicy mogą sprzeciwić się zaliczeniu wydatków związanych z delegacją do kosztów.

Załóż konto i prowadź księgowość online

  • Wystawiasz faktury i dodajesz koszty – inFakt liczy podatki
  • KPiR, PIT-5, deklaracje VAT, rejestry VAT – w wygodnych PDF-ach
  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz

Załóż konto!