Tankujesz poza UE? Sprawdź, jak rozliczyć to w kosztach firmy


4 stycznia 2022 4 min. czytania

Wielu przedsiębiorców dochodzi do momentu, w którym ich działalność wykracza poza kraj. W tej sytuacji konieczne jest rozeznanie w rozliczaniu licznych wydatków na terenie innego państwa. Jednym z głównych wątpliwości jest kwestia rozliczania zakupu paliwa, a zagadnienie to komplikuje się, gdy chodzi o kraj spoza Unii Europejskiej. Zasadne staje się pytanie, gdzie rozliczamy podatki od zakupu paliwa nalewanego do baku w innym kraju.

Na gruncie podatku VAT paliwo jest uznawane za towar. Nabywając towary na terenie UE kluczowe jest ustalenie czy dochodzi do wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru, czy też nie. I tak, gdy paliwo kupujemy i zużywamy poza Polską, nie dochodzi do WNT. Paliwo to nie jest bowiem ani transportowane, ani wysyłane do Polski.

Kwalifikacja do WNT bądź jej brak doprowadza do określonych konsekwencji podatkowych.

Jeśli nie mamy do czynienia z WNT, to zastosowanie znajdzie art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy VAT, który jasno wskazuje, że miejscem dostawy towarów niewysyłanych ani nietransportowanych jest to, w którym towary znajdują się w momencie dostawy. Taka transakcja nie jest opodatkowana w Polsce, lecz w kraju, w którym dochodzi do zakupu paliwa. Rozliczenia podatkowego należy zatem dokonać zgodnie z przepisami kraju, w którym napełniliśmy bak. 

A co z rozliczeniem paliwa spoza UE?

Tu sytuacja wygląda podobnie. Jak mówi doradca podatkowy Bartosz Kubista:

Praktyka organów skarbowych wskazuje, że miejscem opodatkowania jest w takim przypadku zagranica. Tak stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie wypowiadająca się w interpretacji z 9 października 2013 r. o wykorzystaniu mechanizmu kart paliwowych na rzecz polskich klientów do zakupów na stacjach paliw znajdujących się poza Unią Europejską (IPPP3/443-592/13-5/KC). Stwierdzono tam, że taką dostawę należy zakwalifikować jako dostawę towarów, której miejsce opodatkowania VAT znajduje się poza Polską na podstawie art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Oznacza to, że w przypadku zakupu paliwa poza terytorium kraju – czy to w UE, czy poza nią – na polskim nabywcy nie ciążą żadne obowiązki w zakresie rozliczenia VAT w Polsce. Transakcji takich nie wykazuje się więc ani w deklaracji VAT, ani w informacji podsumowującej. 

Co zatem z kosztami uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy tankujący w krajach poza Unią Europejską często stają przed dylematem, czy powinni go zaksięgować w kwocie brutto czy netto. Jeśli paliwo zakupione na stacji benzynowej poza granicami kraju spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu, czyli wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i ma związek z prowadzoną działalnością, to paliwo może, a nawet powinno zostać ujęte w pełnej kwocie w kosztach uzyskania przychodu

Polski przedsiębiorca, który zakupi paliwo na fakturę lub paragon w krajach spoza UE ma zatem pełne prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę brutto wynikającą z posiadanego dokumentu z uwzględnieniem obowiązujących limitów dla paliwa. Zasadę tą stosuje się zarówno w przypadku samochodów osobowych, jak i ciężarowych.

Faktura czy paragon?

Standardowym dokumentem, który potwierdza poniesienie kosztu podatkowego jest faktura bądź rachunek. Natomiast gdy nie jest możliwe uzyskanie faktury czy rachunku, co jest częstym zjawiskiem, koszt ten można ująć na podstawie paragonu. Jak bowiem stanowi § 13 ust. 2 pkt 5:

(…) Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

Paragon ten powinien jednak zawierać:

  • datę zakupu;
  • stempel lub inne oznaczenie jednostki wydającej paragon;
  • ilość zakupionego paliwa;
  • cenę jednostkową za litr paliwa;
  • wartość zakupionego paliwa.

Na odwrocie takiego paragonu musi ponadto pojawić się nazwisko przedsiębiorcy lub nazwa firmy, adres oraz rodzaj lub nazwę zakupionego paliwa. Taki paragon za zakup paliwa za granicą zawierający wymagane przepisami dane przedsiębiorca będzie mógł ująć w KPiR.

Jak przeliczyć zakup paliwa za granicą?

Zgodnie z art. 11a ust. 2 ustawy o PIT koszty poniesione w walutach obcych powinny zostać przeliczone na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Przeliczenie zakupu paliwa za granicą powinno być więc dokonane po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia paragonu, faktury czy rachunku.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu