Księguj jak ekspert – 7 porad dla przedsiębiorców

Prowadzenie księgowości w programie online może być proste i wygodne – wystarczy dodawać przychody i koszty, a KPiR oraz inne dokumenty utworzą się automatycznie. Nie zmienia to jednak faktu, że z księgowością prowadzoną w taki sposób wiąże się szereg obowiązków, które trzeba dopełniać. Warto zabrać się do tego w optymalny sposób.

Prowadzisz księgowość na własną rękę? To porady dla Ciebie

W inFakcie księgowość można prowadzić zarówno samodzielnie, jak i korzystając z usług jednego z naszych księgowych w ramach Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego.

Jeśli zdecydujesz się prowadzić księgowość we własnym zakresie, mamy dla Ciebie Program do Księgowości. Wiele rzeczy dzieje się w nim automatycznie, ale mimo tego czekają Cię pewne obowiązki wynikające z przepisów. Nie są one szczególnie uciążliwe, ale żeby takie były musisz mieć świadomość co trzeba robić, co warto robić, a na co nie ma potrzeby tracić czasu.

W tym pomoże Ci poniższa lista 7 prostych porad dla księgowych-amatorów.

1. Gromadź dokumenty, ale ich nie drukuj

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów potwierdzających przychody i koszty jest niezbędne w przypadku wszystkich przedsiębiorców. Przechowywać je trzeba tak długo, jak długo nie przedawnia się zobowiązanie podatkowe, co dzieje się po 5 latach od końca roku, w którym nastąpił obowiązek podatkowy. Np. dla faktury wystawionej w styczniu 2018 r. obowiązek podatkowy przedawni się z końcem 2023 r.

Warto jednak pamiętać, że ani kosztów, ani przychodów nie trzeba przechowywać w formie papierowej. Faktury elektroniczne mogą, rzecz jasna, pozostać jako pliki elektroniczne, zaś faktury papierowe i paragony można zeskanować, a potem zachować w bezpiecznej lokalizacji (np. w chmurze plików inFaktu). Kiedyś trzeba było regularnie drukować KPiR, ale już nie ma takiego obowiązku.

Oczywiście, w razie kontroli wszystkie dokumenty, w tym KPiR i rejestry VAT, muszą być gotowe do przedstawienia fiskusowi, w tym ewentualnie do wydruku.

2. Wybierz jeden dzień w miesiącu (lub kwartale) na sprawy księgowe

Freelancerzy, samozatrudnieni i inni przedsiębiorcy nie zatrudniający pracowników nie muszą poświęcać na księgowość dużo czasu. Wystarczy, że przeznaczą na to kilka godzin jednego dnia – od czasu do czasu. Jak często? To już zależy od tego, czy rozliczają się miesięcznie, czy kwartalnie, a także m.in. od tego czy stosują kasę fiskalną.

W tym dniu trzeba przygotować wszystkie niezbędne dokumenty, wprowadzić je do programu księgowego, zeskanować ewentualnie koszty, złożyć deklarację VAT i zapłacić podatki. I księgowość z głowy. Oczywiście, obowiązki osób korzystających z biura rachunkowego są pod tym względem znacznie mniejsze i odbywają się w innym terminie (wynikającym z umowy o świadczenie usług księgowych).

Uwaga:
W przypadku rozliczenia kwartalnego, ten zestaw czynności wykonuje się tylko 4 razy w roku (co kwartał), zaś rozliczenie miesięczne nakazuje je wykonywać 12 razy (czyli co miesiąc).

3. Fakturuj w odpowiednich terminach – szybko i efektywnie

Dobrze wystawiona faktura, to faktura wystawiona w odpowiednich terminach. A jakie są to terminy? Ta kwestia dotyczy wszystkich przedsiębiorców – zarówno księgujących samodzielnie, jak i korzystających z usług biura rachunkowego.

Według ogólnej zasady, fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, ewentualnie uzyskanie płatności (w przypadku przedpłat). Ten ogólny termin nie jest jednak jedyny. Warto poznać wszystkie – w tym artykule.

4. Przelewaj kwoty za podatki i ZUS-u przez Szybkie Płatności

Wśród najważniejszych obowiązków przedsiębiorców są opłaty na rzecz państwa – podatki i składki ZUS. Tego obowiązku również nikt za przedsiębiorcę nie dopełni. Musi dokonać tego sam. Warto wiedzieć, że dzięki opcji Szybkie Płatności dostępnej w inFakcie nie trzeba wiedzieć ani jak opisywać przelewy do fiskusa i do ZUS-u, ani na jakie konta je przelewać.

Warto skorzystać z opcji Szybkie Płatności. Dzięki niej wystarczy dodać wszystkie koszty i upewnić się, że w inFakcie są wszystkie przychody, a kwoty podatków wygenerują się automatycznie w zakładca Księgowość. Jeśli otworzysz zakładkę z rozliczeniem danego podatku i klikniesz w link „Opłać z inFakt” to zapłacisz za podatek tak samo jak w sklepie internetowym. Nie musisz podawać ani kwoty, ani numeru konta, żadnych dodatkowych informacji poza adresem e-mail do śledzenia statusu płatności.

5. Rozliczaj wszystkie koszty, które możesz

Wśród niezbędnych umiejętności księgowych przedsiębiorców jest także umiejętne rozliczanie kosztów, w tym także pod względem odliczania od nich VAT-u. Właśnie dlatego warto wiedzieć:

• jakie kryteria musi spełnić wydatek, aby mógł być kosztem,
• jak właściwie udokumentować koszt,
• jaka jest praktyka w przypadku spornych kosztów,
• kiedy można odliczyć VAT.

Przykład spornego kosztu? Np. wydatek na obiad z klientem. Jakiś czas temu w interpretacji ogólnej ministerstwo uznało, że taki koszt może być dopuszczalny zmieniając tym samym wcześniejsze orzeczenia. Warto wiedzieć o takich decyzjach urzędników.

Poza tym, trzeba też skrupulatnie analizować ponoszone wydatki pod względem opcji ich rozliczania – to pozwoli zaoszczędzić na płaconych podatkach. Pomoże Wam w tym nasz ebook: 51 pomysłów na koszty firmowe.

6. Poprawiaj błędy w formalnościach – jeśli je popełnisz

O ile księgowi są w stanie pomóc w wielu sytuacjach, o tyle błędy przedsiębiorcom mogą się przydarzyć – dotyczą one różnych aspektów dopełnianych formalności. Warto wiedzieć jakie typy błędów występują i jak sobie z nimi poradzić. Tutaj jak najbardziej przydadzą się poradniki inFaktu, w tym zwłaszcza:

• Błędy w KPiR (np. opisy kosztów, daty) – jak sobie z nimi poradzić?
• Rozliczanie niewłaściwych kosztów – jak pozbyć się ich z rozliczeń?
• Niewłaściwe kwoty przelane do ZUS-u lub fiskusa – co teraz?
• Błędy na fakturach – jak poprawiać?

Błędy w dokumentacji warto poprawiać, gdyż pozostawienie ich może zostać potraktowane jako wykroczenie lub nawet przestępstwo podatkowe.

7. Śledź zmiany w przepisach

Przedsiębiorca, zwłaszcza ten korzystający z usług inFaktu, może liczyć na szerokie wsparcie księgowych. Co więcej, w przypadku Biura Rachunkowego inFakt to wsparcie odbywa się wręcz z własnej inicjatywy naszych ekspertów. Nie zmienia to jednak faktu, że warto samemu śledzić zmiany w przepisach.

Owszem, większość tekstów ustaw i rozporządzeń jest pisanych niezrozumiałym językiem, ale są w Internecie takie źródła, które są w stanie przełożyć prawniczy żargon na język zrozumiały dla każdego. Takim źródłem jest z pewnością inFaktowy Blog dla Przedsiębiorców oraz Blog Księgowy.

Czytając nasze artykuły macie pewność, że zrozumiecie choćby najtrudniejsze zagadnienie, które opisujemy 🙂