Faktura zagraniczna za usługę – co zawiera i jak ją wystawić?

Skrót „np.”, odwrotne obciążenie czy waluta obca – to terminy, które towarzyszą wystawianiu faktury dla zagranicznego kontrahenta. Podpowiadamy: o czym musisz pamiętać, sprzedając swoje usługi zagranicznemu kontrahentowi.

W jakim języku faktura zagraniczna?

Faktura dla zagranicznego kontrahenta może być wystawiona w języku ojczystym naszego klienta. Na potrzeby kontroli podatkowej organy krajowej administracji skarbowej mogą jednak zażądać od nas tłumaczenia faktury na język polski. Ponadto zapisy w KPiR muszą być prowadzone w języku polskim. 

Dlatego ze względów praktycznych faktury dla zagranicznego kontrahenta najwygodniej wystawić w wersji dwujęzycznej. Opis takiej faktury sporządzony jest wówczas w języku polskim i języku obcym (w praktyce, najczęściej jest to angielski).

Warto wiedzieć

Fakturę dla zagranicznego kontrahenta najlepiej wystawić w wersji dwujęzycznej.

Terminy dla faktur zagranicznych

Terminy dotyczące wystawienia zagranicznej faktury są takie same jak dla faktur krajowych. To znaczy: sprzedawca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonał usługę. Może też wystawić fakturę z wyprzedzeniem – maksymalnie na 30 dni przed realizacją usługi.

Niezbędne elementy faktury, którą wystawiasz zagranicznemu kontrahentowi, są takie same, jak w przypadku faktury krajowej. Na fakturze zagranicznej muszą się znaleźć takie dane, jak:

• nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy,
• numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
• kolejny numer faktury,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• opis wykonanej usługi.

Faktura zagraniczna bez VAT – reverse charge

Różnica między fakturą zagraniczną a krajową, dotyczy podatku VAT. Jeśli wystawiasz fakturę za usługę zagranicznej firmie, to na niej – w zdecydowanej większości przypadków – spocznie obowiązek rozliczenia podatku VAT w kraju, w którym ma siedzibę. 

Dlatego na fakturze dla zagranicznej firmy należy w miejscu stawki VAT wskazać skrót „np.”. Oznacza on po prostu, że faktura „nie podlega” opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce.

Na fakturze zagranicznej powinna znaleźć się też adnotacja „odwrotne obciążenie / reverse charge”, która oznacza, że to na nabywcy spoczywa obowiązek naliczenia podatku od towaru i usług. 

Uwaga

Jeśli nabywcą usługi jest zagraniczna osoba fizyczna, zapis o odwrotnym obciążeniu i nieopodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce (skrót „np.”) nie ma zastosowania. Musisz w takim przypadku wystawić fakturę z polską stawką VAT.

Jaką walutę zastosować na fakturze zagranicznej?

Faktura dla zagranicznego kontrahenta nie musi być wystawiona w polskich złotych. Możesz ją wystawić w dowolnej walucie – kwestia dogadania się z kontrahentem. Oczywiście dla celów podatkowych faktura wystawiona w walucie obcej musi być przeliczona na polskie złotówki. Przeliczenia dokonuje się po średnim kursie danej waluty obcej, ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający:

• dzień wystawienia faktury (jeśli faktura wystawiona przed wykonaniem usługi) lub 
• dzień wykonania usługi (jeśli faktura jest wystawiona po jej wykonaniu). 

Przykład

Polski programista, realizujący kontrakt B2B dla spółki z Republiki Irlandii wystawił fakturę w euro, na której: data sprzedaży to 31.01.2023; data wystawienia to 03.02.2023. Po jakim kursie faktura zostanie przeliczona na złotówki? Po średnim kursie NBP z 30.01.2023.

Wystawiające swojemu kontrahentowi fakturę w walucie obcej musisz też pamiętać o rozliczeniu różnic kursowych. Czasem będą one Twoim dodatkowym przychodem do opodatkowania, czasem dodatkowym kosztem uzyskania przychodu.

Faktura zagraniczna od kontrahenta – nalicz i odlicz podatek VAT

Oczywiście prowadząc działalność gospodarczą często zdarzy się też sytuacja odwrotna. Czyli taka, w której to Ty otrzymasz fakturę w języku obcym. Zakładając, że jest ona wystawiona prawidłowo, to na Tobie spocznie obowiązek rozliczenia polskiego VAT z takiej faktury. 

Dla czynnych podatników VAT, zarejestrowanych do tzw. VAT-UE, będzie to czynność neutralna podatkowo – polski VAT w jednej operacji naliczą i od razu odliczą. Jeśli jednak jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, to musisz naliczyć polski podatek od towarów i usług, wpłacić go na swój mikrorachunek podatkowy i złożyć deklarację VAT-9M.