5 wyzwań związanych z systemem KSeF. Jak się do niego przygotować? 

Patrycja Czarnota

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest obecnie dobrowolne. Od 1 lipca 2024 roku stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w kraju, a od stycznia 2025 roku dla wszystkich. W jakim celu powstał? Jak się do niego przygotować?

box-icon

ważne

Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.

Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.

Według Ministerstwa Finansów KSeF ma wpłynąć na bezpieczeństwo rozliczeń w obrocie gospodarczym i ułatwić przedsiębiorcom obrót faktur. Dodatkową zachętą dla firm korzystających z KSeF jest:

  • krótszy termin na zwrot VAT (maksymalnie 40 dni); 
  • brak obowiązku składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych.

Pomimo potencjalnych korzyści, wprowadzenie KSeF budzi jednak sporo obaw u przedsiębiorców. Jakie wyzwania stoją przed osobami prowadzącymi firmę?

Dostosowanie systemów IT do nowego standardu KSeF

Podstawowym wyzwaniem dla firm  jest konieczność zintegrowania i dostosowania bieżących systemów finansowo-księgowych do wymagań systemu KSeF. Może wiązać się to z dodatkowymi kosztami i czasem poświęconym na wdrożenie. Ponadto, firm będą musiały zmodyfikować zasady związane z doborem danych do faktur i ich wystawianiem. Warto już dziś zainwestować w oprogramowanie przystosowane do KSeF.

Taką integrację zapewnia aplikacja inFakt. Cały proces łączenia aplikacji z Krajowym Systemem e-Faktur jest szybki i prosty – zajmuje około 5 minut.

Przeprowadzamy Cię przez niego krok po kroku i na każdym etapie tłumaczymy, co należy zrobić. Wystarczy, że w aplikacji przejdziesz do Ustawień → i w sekcji Faktury wybierzesz opcję “Integracja z KSeF”. Po połączeniu Twoje faktury od razu będą dostępne w systemie Ministerstwa Finansów.

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF

Obawę wśród przedsiębiorców budzą możliwe rozbieżności między datą wystawienia faktury a datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Co może powodować m.in. niespójności dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego oraz ujęcia dokumentów w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym.

Przypomnijmy, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zdarza się, że przedsiębiorcy z różnych powodów, często niezależnych od siebie wystawiają fakturę z kilkudniowym opóźnieniem. Problem pojawi się w sytuacji, gdy stanie się to na pograniczu dwóch okresów rozliczeniowych.

Możliwa awaryjność systemu KSeF

Kolejnym aspektem budzącym obawę jest awaryjność systemów dostarczanych przez Ministerstwo. Przedsiębiorcy wcześniej niejednokrotnie spotykali się z niedziałającymi systemami. A już teraz możemy przewidzieć, że KSeF będzie jednym z najbardziej obciążonych systemów informatycznych instytucji publicznych. W przypadku ewentualnej awarii systemu na stronie z Biuletynem Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów pojawi się taka informacja

Projekt ustawy przewiduje, że podczas awarii KSeF podatnicy będą musieli samodzielnie wystawiać  faktury w formacie XML i dostarczać do nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Następnie faktury będą przekazywane do KSeF w ciągu 7 dni od przywrócenia działania systemu. Dopiero po upłynięciu wspomnianego terminu organ podatkowy będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną.

Co więcej, w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawienia faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do systemu następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury offline.

Weryfikacja poprawności wystawianych faktur 

Kolejnym ważnym aspektem jest weryfikacja faktury ustrukturyzowanej użytej poza KSeF. W sytuacjach, gdy odbiorca faktury nie będzie korzystał z systemu, fakturę ustrukturyzowaną będzie trzeba mu udostępnić w uzgodnionej formie. Stąd kolejne wątpliwości na temat zakresu danych oraz o odpowiedniej wizualizacji faktury z systemu KSeF.

box-icon

Warto wiedzieć

W związku z projektem KSeF paragon z NIP do 450 zł będzie uznawany za fakturę uproszczoną jedynie do 31 grudnia 2024 r. Od 2025 roku zostanie całkowicie wycofana możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kary za niedopatrzenia związane z KSeF

Ustawa przewiduje również kary za nieprawidłowości związane z KSeF. W pierwszym okresie stosowania KSeF – do końca grudnia 2024 r. – kary nie będą obowiązywać – podało Ministerstwo Finansów. 

A co później? Jeśli nie wprowadzisz KSeF w firmie, wysokość kary może wynieść równowartość nawet 100% wykazanego na fakturze podatku. W przypadku faktur bez wykazanego podatku maksymalna kara wynosi 18,7% ogólnej kwoty z faktury. Obowiązywać będą również kary minimalne: 

  • 1000 zł w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie z ogólnie obowiązującym schematem;
  • 500 zł w przypadku nieterminowego przesłania do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu.

Wyzwania związane z KSeF – podsumowanie

Niektórzy przedsiębiorcy do dziś korzystają jedynie z papierowych faktur. Wciąż pewna część kraju mierzy się z problemem wykluczenia cyfrowego i nie każdy przedsiębiorca posiada urządzenie elektroniczne, które pozwala na obsługę programu księgowego. Choć KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy, warto już dziś odpowiednio przygotować się na nadchodzące zmiany.

Zleć księgowość swojej firmy

Przetestuj za darmo aplikację inFakt.

Hasło musi zawierać:
  • 8 znaków lub więcej
  • Małe i wielkie litery
  • Przynajmniej jedną cyfrę
Dla bezpieczeństwa stwórz mocne hasło, którego nie używasz na innych stronach.
Patrycja Czarnota
Absolwentka finansów i rachunkowości. Z pasji do finansów i kontaktu z ludźmi na co dzień staram się być najlepszą księgową dla moich Klientów w inFakcie. Moim celem jest rozjaśnienie księgowych zagadnień dla nowych przedsiębiorców, którzy dzięki mojej pomocy i wsparciu mogą skupić się na rozwoju biznesu.