Terminy wystawienia faktury. Ile masz czasu?

Termin na wystawienie faktur reguluje ustawa o VAT. Standardowo masz na to czas do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym zrealizujesz usługę lub dostarczysz towar. Istnieją jednak wyjątki. Sprawdź, jakie.

Ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca?

Ogólna zasada (określona w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT) mówi, że fakturę należy wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Np. termin wystawienia faktury za sprzedaż dokonaną 3 stycznia 2023 r. minie 15 lutego 2023 r. itd. 

Ważne

Termin „do 15. dnia następnego miesiąca” to maksymalny czas na wystawienie faktur. Oznacza to, że możesz ją wystawić wcześniej – np. tego samego dnia, w którym doszło do sprzedaży.

Przepisy nie rozróżniają faktur zawierających VAT i zwolnionych z tego podatku, dlatego daty graniczne są takie same dla obu typu faktur.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Zasada „do 15. dnia kolejnego miesiąca” obowiązuje także w przypadku faktur zaliczkowych. Jeśli kontrahent lub klient płaci Ci w częściach, możesz dokumentować każdą zaliczkę oddzielną fakturą lub zsumować wpłaty na jednej fakturze. Przepisy pozwalają na pełną dowolność w tej kwestii.

Przykład:

Marta przyjęła od sklepu, dla którego szyje drobne akcesoria dziecięce, dwie zaliczki: 7 lutego na kwotę 1 000 zł i 28 lutego na kwotę 1 500 zł. 28 lutego 2023 r. wystawiła jedną fakturę na 2 500 zł za obie zaliczki. Zrobiła tak, gdyż w umowie ze sklepem jest zapis, że rozliczają się ostatniego dnia miesiąca fakturą obejmującą wszystkie należności w danym miesiącu. Taki proces wystawiania faktur wynika więc z umowy zawartej między Martą a jej kontrahentem. Z prawnego punktu widzenia te same zaliczki można rozliczyć w jednej lub dwóch fakturach wystawionych do 15 marca 2023 r.

Szczególnym przypadkiem faktur zaliczkowych są faktury wystawiane przed faktycznym otrzymaniem zaliczki. Dotyczy to sytuacji, kiedy kontrahent potrzebuje „z góry” faktury na zaliczkę, a wpłatę przekaże Ci dopiero za określony czas. Masz wtedy prawo wystawić fakturę przed otrzymaniem należności, jednak nie wcześniej niż 60 dni wstecz.

Kiedy wystawić fakturę po opłaceniu pro formy?

Faktura proforma, mimo że ma w nazwie „faktura” nie jest dokumentem księgowym. Jeśli po wystawieniu proformy kontrahent opłaci ją, trzeba wystawić fakturę, która udokumentuje sprzedaż. Termin jej wystawienia jest standardowy, tj. wynosi do 15. dnia następnego miesiąca.

Przykład:

Emil wystawił 7 marca 2023 r. fakturę proforma za zrobienie strony internetowej. Klient opłacił ją tego samego dnia, ale Emil wykona stronę dopiero w czerwcu 2023 r., ponieważ tak się umówili. Wpłatę za proformę należy traktować w tej sytuacji jako opłaconą zaliczkę, więc fakturę Emil musi wystawić do 15 kwietnia 2023 r. 

Wyjątki od ogólnej zasady wystawiania faktur

Przepisy przewidują kilka odstępstw od ogólnej zasady, która mówi, kiedy wystawić fakturę. 

W szczególnych przypadkach fakturę należy wystawić nie później niż:

Kiedy najwcześniej możesz wystawić fakturę?

Fakturę możesz wystawić maksymalnie 60 dni przed:

• dostawą towaru lub wykonaniem usługi;
• otrzymaniem całości lub części zapłaty, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Czas na wystawienie faktury – podsumowanie

Standardowo fakturę powinieneś wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym zrealizowałeś usługę lub dostarczyłeś towar. Od tej zasady są drobne wyjątki obejmujące przedsiębiorców zajmującymi się np. usługami budowlanymi. Jeśli będziesz szukać informacji w internecie na temat terminu wystawiania faktur, musisz wiedzieć, że przed zmianą przepisów przedsiębiorcy mieli 7 dni na tę czynność. Zwracamy na to uwagę, gdyż w sieci jest jeszcze wiele artykułów z tą nieaktualną informacją.