Wystawienie faktury w imieniu innego podmiotu. Czy jest możliwe?
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może upoważnić inną firmę do wystawiania w jego imieniu faktur. Ważne, aby na takim dokumencie znalazły się wszystkie przewidziane prawem elementy.
Faktura wystawiona za kogoś – czy to dopuszczalne?
Wyobraźmy sobie taką sytuację: prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pan Marek sprzedaje bilety na koncert, którego organizatorem jest firma pani Agnieszki. Czy pan Marek może nabywcom tych biletów wystawić fakturę w imieniu firmy pani Agnieszki? Oczywiście, że może. Taka sytuacja jest dopuszczalna.
Realia rynkowe czasami wprost wymuszają konieczność takiego rozwiązania. Na przykład: pani Beata w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej wynajmuje na doby apartamenty turystom. Techniczną obsługę procesu najmu zleca spółce X. Nie ma żadnych przeszkód, aby to spółka X wystawiała w imieniu firmy pani Beaty faktury dla osób, które wynajęły apartament. Wynika to bezpośrednio z ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).
Art. 106d ust. 2 ustawy o VAT:
Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a.
Jakie przepisy o tym mówią?
Możliwość wystawienia faktury w imieniu innego podmiotu potwierdzają też wydane przez Dyrektora Krajowej Informacje indywidualne interpretacje podatkowe – np. interpretacja Dyrektora KIS z 7 listopada 2017 roku (numer: 0114-KDIP1-3.4012.270.2017.1.JF). Jak zauważa Dyrektor KIS w przytoczonej interpretacji:
„Jeżeli Wnioskodawca upoważni inny podmiot do wystawienia, w ramach czynności technicznych, faktury, którą sam powinien wystawić, to wystawiona faktura powinna zawierać dokładne oznaczenie sprzedawcy i nabywcy z podaniem ewentualnie dodatkowych danych dotyczących wystawcy faktury, jednakże z zachowaniem przejrzystości i czytelności faktury„
Innymi słowy, faktura wystawiona przez inny podmiot w ramach udzielonego przez podatnika upoważnienia, musi zawierać wszystkie przewidziane w ustawie o VAT elementy. Szczegółowe opisuje je artykuł 106e ustawy o VAT. Chodzi m.in. o:
- imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, czyli NIP;
- datę wystawienia;
- nazwę towaru lub usługi.
O czym trzeba pamiętać, wystawiając fakturę w czyimś imieniu?
Najważniejsze w kontekście wystawiania faktury przez inny podmiot, jest wykazanie jako podatnika (czyli sprzedawcy usługi lub towaru) danych firmy, która dokonuje tych czynności. Jako wystawca faktury może jak najbardziej figurować inny podmiot. Jeśli więc pan Marek z naszego pierwszego przykładu wystawia fakturę w imieniu firmy pani Agnieszki, to na tej fakturze jako podatnik umieszcza dane działalności gospodarczej pani Agnieszki (imię i nazwisko, NIP, adres prowadzenia działalności). Pan Marek na takiej fakturze może figurować wyłącznie jako jej wystawca.
Ryzyko związane z wystawianiem faktury za kogoś
Wystawienie faktury w imieniu innego podmiotu może mieć też negatywne konsekwencje. Jeśli na przykład biuro rachunkowe wystawia faktury w imieniu swojego klienta, może teoretycznie narazić się na odpowiedzialność karną. Jeśli klient okaże się oszustem i zleci biuru wystawienie w jego imieniu tzw. pustej faktury (czyli dokumentującej czynność, która nie miała miejsca), to karne konsekwencje mogą spotkać w tym przypadku wystawcę faktury. O ile oczywiście organy ścigania udowodnią wystawcy, że nie dochował należytej staranności.
Podziel się nim ze znajomymi
