Założenie sklepu internetowego jest obecnie prostsze niż kiedykolwiek. Wystarczy kilka formalności i wybór odpowiedniej platformy sprzedażowej. A czy rozliczanie sprzedaży online będzie nastręczało trudności? Jak ewidencjonować przychody, czy potrzebna jest kasa fiskalna? Poniżej znajdziecie odpowiedzi na te pytania.

Jak przygotować się do rozpoczęcia sprzedaży online 

Przed rozpoczęciem sprzedaży warto zadać sobie kilka pytań:

  • kto będzie klientem sklepu – czy oferta jest skierowana do konkretnego sektora odbiorców, np. wyłącznie hurtowego lub czy klientami będą głównie konsumenci;
  • co będzie sprzedawane – w zależności od asortymentu sklepu przedsiębiorca może być objęty innymi wymaganiami prawnymi;
  • z jakich form płatności będą mogli korzystać kupujący.

Ustalenie powyższych kwestii z pewnością pomoże w dostosowaniu sposobu ewidencji przychodów do wymagań obowiązujących w tym zakresie. 

Sklep internetowy – kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa

Sprzedaż niektórych towarów i usług wiąże się z obowiązkowym nabyciem kasy fiskalnej i rejestrowaniem na niej obrotów już od pierwszej sprzedaży detalicznej. 

Kompletna lista takich towarów i usług znajduje się w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W przypadku sklepu internetowego będzie to przede wszystkim sprzedaż:

  • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych z wyłączeniem motocykli (PKWiU 29.32.30.0),
  • biżuterii (wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT),
  • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
  • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
  • wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00),
  • napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU,
  •  perfum i wód toaletowych (symbol PKWiU 20.42.11.0).

Należy zaznaczyć, że obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych

Kiedy nie trzeba używać kasy fiskalnej

Kasa fiskalna nie jest obowiązkowa między innymi w przypadku przedsiębiorców:

  • dokonujących sprzedaży na rzecz innych firm i instytucji, czyli bez udziału konsumentów,
  • osiągających obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mniejszy niż 20.000 zł rocznie. Limit należy liczyć proporcjonalnie od dnia pierwszej sprzedaży – dotyczy to również przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą w trakcie roku, wówczas 20.000 zł jest liczone proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Ważne, aby pamiętać, że warunek limitu obrotu nie dotyczy towarów, których sprzedaż obowiązkowo należy rejestrować na kasie fiskalnej,
  • prowadzących sprzedaż wysyłkową przez Internet i otrzymujących zapłatę w formie bezgotówkowej, bezpośrednio na konto za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.

Spełnienie jednego z tych warunków powoduje, że przedsiębiorca nie musi kupować kasy fiskalnej. 

Jaki dokument sprzedaży wystawić zamiast paragonu

Jaki dokument będzie potwierdzał sprzedaż na rzecz konsumentów, jeśli przedsiębiorca ma prawo do korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej i tym samym nie drukuje raportów fiskalnych?

Jedne z najłatwiejszych możliwości ewidencjonowania przychodów to:

  • wystawianie faktury – dobrowolne wystawianie faktur do każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności (bez numeru NIP nabywcy). Taki sposób jest bardzo wygodny dla sprzedawców, ponieważ praktycznie nie wymaga dodatkowej pracy. Nowoczesne programy księgowe można łatwo zintegrować ze sklepem internetowym, dzięki czemu faktury wystawiają się automatycznie. 
  • ewidencja sprzedaży bezrachunkowej  – prowadzona przez przedsiębiorcę ewidencja, którą można także prowadzić w systemie miesięcznym.

Pamiętajmy, że w przypadku sklepu internetowego, gdzie przychody otrzymywane są za pośrednictwem konta bankowego, dokumentem potwierdzającym uzyskanie przychodu jest przede wszystkim wyciąg bankowy. Z wyciągu powinno wynikać, który przelew dotyczy jakiej transakcji. 

Sprzedaż dla przedsiębiorców lub instytucji nie podlega wpisaniu do ewidencji sprzedaży i obowiązkowo powinna być udokumentowana fakturą, koniecznie z podaniem numeru NIP nabywcy.

Specjalistka w dziedzinie prawa administracyjnego. Pomagam przedsiębiorcom w sprawnym prowadzeniu biznesu i tłumaczę podatki. W inFakcie jestem księgową.