Register modal

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w celu nawiązania współpracy z nowymi kontrahentami lub uczestnictwie w konferencjach często udaje się w krajowe lub zagraniczne podróże służbowe. O tym jak prawidłowo powinna być rozliczona delegacja powyżej 12h przeczytacie w poniższym artykule.

Dieta krajowa i zagraniczna – w jakiej wysokości przysługuje

Przedsiębiorcy będącemu w delegacji krajowej przysługuje z tego tytułu dieta w wysokości 30 zł za każdą dobę podróży krajowej. Dla podróży krajowej trwającej dłużej niż 12h przysługuje dieta w pełnej wysokości. W sytuacji, gdy podróż trwała dłużej niż dobę to wówczas:

  • za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin również przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za dobę rozpoczętą i trwającą do 8 godzin przedsiębiorcy przysługuje połowa diety.

Podobnie jest w przypadku zagranicznej podróży służbowej. Za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, która jest ustalana w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W sytuacji, gdy podróż trwała dłużej niż dobę, to wówczas za niepełną dobę przysługuje dieta w wysokości:

  • do 8h przysługuje połowa diety,
  • powyżej 8 h przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Delegacja do 8h – przykłady rozliczeń

delegacja powyzej 12h

Delegacja krajowa powyżej 12h – przykłady i rozliczenia

Przedsiębiorca, który powrócił z krajowej podróży służbowej zobowiązany jest do rozliczenia delegacji z tego tytułu w ciągu 14 dni od daty powrotu z wyjazdu służbowego. Rozliczenia należy dokonać na podstawie oświadczenia o przebywaniu w delegacji, którego wzór można znaleźć tutaj.

Poniżej zostaną podane przykładowe dane niezbędne do przygotowania oświadczenia oraz rozliczenia delegacji.

Docelowe miejsce podróży (miasto) – Gdańsk

Godzina i miejsce (miasto) wylotu samolotem – Kraków 21.11.2017 godz. 08:40

Godzina i miejsce (miasto) przylotu samolotem – Kraków 23.11.2017 godz. 11:35

Cel podróży – udział w konferencji i ogólnopolskich targach

Czas podróży: Kraków – Gdańsk 1h 10 min; Gdańsk – Kraków 1h 10 min

Wystawione FV za bilet samolotowy w obie strony: 154,50 PLN

Wystawiona FV za udział w konferencji: 175 PLN

Wystawiona FV za bilet wstępu na targi: 85 PLN

Wystawione FV za przejazd taksówką na sumę: 380 PLN

Wystawiona FV za nocleg w hotelu: 230 PLN

Rozliczenie delegacji (przykładowo dokonujemy rozliczenia w dniu 27.11.2017):

Docelowy punkt podróży: Gdańsk

Czas podróży: 21.11.2017 godz. 08:40 – 23.11.2017 godz. 11:35

Liczba godzin: 2 doby 2h 55 min

Wyliczenie diety: 2 i 1/2 x 30 PLN = 75 PLN

Do obliczonej diety dodajemy wartość z FV za bilet samolotowy w obie strony 154,50 PLN, wartość z FV za bilet wstępu na konferencję 175 PLN, wartość z FV za bilet wstępu na targi 85 PLN, wartość z FV za przejazd taksówką 380 PLN oraz wartość z FV za nocleg w hotelu 230 PLN.

Wartość diety, którą księgujemy w KPiR Dowodem Wewnętrznym Kosztowym: 75 PLN + 154,50 PLN + 175 PLN + 85 PLN + 380 PLN + 230 PLN = 1 099,50 PLN

W sytuacji, gdy od danej faktury kosztowej możemy dokonać odliczenia podatku VAT to wówczas faktury te księgujemy osobno w kosztach firmy, a samą dietę rozliczamy wówczas oddzielnym dowodem wewnętrznym kosztowym.

Delegacja od 8 do 12h – przykłady rozliczeń

Delegacja zagraniczna powyżej 12h – przykłady i rozliczenia

W przypadku delegacji zagranicznej termin jej rozliczenia jest analogicznie taki sam jak w przypadku delegacji krajowej i wynosi on 14 dni. Rozliczenia dokonujemy na podstawie oświadczenia o przebywaniu w zagranicznej podróży służbowej, którego wzór można znaleźć tutaj.

Poniżej przedstawiamy przykładowe dane, które podajemy na oświadczeniu o przebywaniu w delegacji zagranicznej oraz przykładowy wzór rozliczenia delegacji.

Przedsiębiorca mieszkający w Krakowie i prowadzący tutaj działalność udaje się w podróż służbową do Dubaju. W związku z tym, że docelowy samolot odlatuje z lotnika w Warszawie, będzie on musiał wcześniej odbyć podróż z Krakowa do Warszawy. W przypadku podróży samolotem czas podróży zagranicznej liczymy od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w Polsce, do momentu lądowania na pierwszym krajowym (polskim) lotnisku. Przedsiębiorca zdecydował się na podróż samolotem z Krakowa do Warszawy, jak również w drodze powrotnej z Warszawy do Krakowa. W związku z podróżą na trasie Kraków – Warszawa – Kraków może on rozliczyć sobie delegację krajową. Podróż ta nie trwała jednak dłużej niż 8h to dieta nie będzie w tym wypadku przysługiwać. Przedsiębiorca może jednak w kosztach swojej działalności rozliczyć FV za podróż samolotem.

Docelowe miejsce podróży (miasto) – Dubaj 

Godzina i miejsce (miasto) wylotu samolotem – Warszawa 21.11.2017 godz. 10:30

Godzina i miejsce (miasto) przylotu samolotem – Warszawa 24.11.2017 godz. 17:50

Cel podróży – spotkanie z kontrahentem (sfinalizowanie umowy)

Czas podróży: Warszawa – Dubaj 5h 40 min; Dubaj – Warszawa 6h 15 min

Wystawiona FV za bilet samolotowy w obie strony na trasie Warszawa – Dubaj – Warszawa : 12 229,51 PLN

Wystawione FV za przejazdy taksówką na sumę: 150 EURO (wartość należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji lub z dnia poprzedzającego datę wystawienia FV w sytuacji, gdy rozliczamy ją osobno w kosztach)

Wystawiona FV za nocleg w hotelu na sumę: 189 EURO

Wystawiona FV za bilet samolotowy na trasie krajowej Kraków – Warszawa – Kraków na sumę: 625 PLN

Rozliczenie delegacji (przykładowo dokonujemy rozliczenia w dniu 29.11.2017):

Kraj docelowy: Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj)

Czas podróży: 21.11.2017 godz. 10:30 – 24.11.2017 godz. 17:50

Liczba godzin: 3 doby 7h 20 min

Wartość diety: 39 EURO (wykaz stawek dotyczących rozliczenia podróży zagranicznej znajdziemy tutaj)

Średni kurs NBP z dnia: 28.11.2017 = 4,2074 PLN (wykaz średnich kursów NBP dostępny jest tutaj)

Wyliczenie diety: 3 x 39 EURO + 1/2 x 39 EURO = 117 EURO + 19,50 EURO = 136,50 EURO x 4,2074 = 574,31 PLN

Do obliczonej diety dodajemy wartość z FV za przelot samolotem 12 229,51 PLN, przeliczoną wartość z FV za nocleg 795,20 PLN oraz przeliczoną wartość z FV za przejazd taksówką 631,11 PLN.

Wartość diety, którą księgujemy w KPiR Dowodem Wewnętrznym Kosztowym: 574,31 PLN + 12 229,51 PLN + 795,20 PLN + 631,11 PLN =  14 230,13 PLN

W sytuacji, gdy od danej faktury kosztowej możemy dokonać odliczenia podatku VAT to wówczas faktury te księgujemy osobno w kosztach firmy, a samą dietę rozliczamy wówczas oddzielnym dowodem wewnętrznym kosztowym.

Fakturę za bilet samolotowy na trasie krajowej Kraków – Warszawa – Kraków na sumę 625 PLN księgujemy jako Koszt firmy.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej – wykaz stawek

Przetestuj bezpłatnie aplikację inFakt!

  • Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7-22
  • Używaj aplikacji www i mobilnej 24h na dobę
  • Udostępniaj faktury księgowemu

Załóż konto

W razie pytań lub wątpliwości dotyczących artykułu zachęcamy do pozostawienia komentarza. Odpowiedzi udzieli autor wpisu.

Instrukcje dotyczące ujęcia zdarzeń gospodarczych w aplikacji inFakt znajdują się na naszej bazie wiedzy.

Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.