Delegacja powyżej 12h – przykłady rozliczeń
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w celu nawiązania współpracy z nowymi kontrahentami lub uczestnictwie w konferencjach często udaje się w krajowe lub zagraniczne podróże służbowe. O tym jak prawidłowo powinna być rozliczona delegacja powyżej 12h przeczytacie w poniższym artykule. W jej rozliczeniu pomoże też nasz kalkulator diety służbowej.
Dieta krajowa i zagraniczna – w jakiej wysokości przysługuje
Przedsiębiorcy będącemu w delegacji krajowej przysługuje z tego tytułu dieta w wysokości 45 zł za każdą dobę podróży krajowej. Dla podróży krajowej trwającej dłużej niż 12h przysługuje dieta w pełnej wysokości. W sytuacji, gdy podróż trwała dłużej niż dobę to wówczas:
- za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin również przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za dobę rozpoczętą i trwającą do 8 godzin przedsiębiorcy przysługuje połowa diety.
Podobnie jest w przypadku zagranicznej podróży służbowej. Za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, która jest ustalana w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W sytuacji, gdy podróż trwała dłużej niż dobę, to wówczas za niepełną dobę przysługuje dieta w wysokości:
- do 8h przysługuje połowa diety,
- powyżej 8 h przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Delegacja do 8h – przykłady rozliczeń
Delegacja krajowa powyżej 12h – przykłady i rozliczenia
Przedsiębiorca, który powrócił z krajowej podróży służbowej zobowiązany jest do rozliczenia delegacji z tego tytułu w ciągu 14 dni od daty powrotu z wyjazdu służbowego. Rozliczenia należy dokonać na podstawie oświadczenia o przebywaniu w delegacji, którego wzór można znaleźć tutaj.
Poniżej zostaną podane przykładowe dane niezbędne do przygotowania oświadczenia oraz rozliczenia delegacji.
Docelowe miejsce podróży (miasto) – Gdańsk
Godzina i miejsce (miasto) wylotu samolotem – Kraków 21.11.2017 godz. 08:40
Godzina i miejsce (miasto) przylotu samolotem – Kraków 23.11.2017 godz. 11:35
Cel podróży – udział w konferencji i ogólnopolskich targach
Czas podróży: Kraków – Gdańsk 1h 10 min; Gdańsk – Kraków 1h 10 min
Wystawione FV za bilet samolotowy w obie strony: 154,50 PLN
Wystawiona FV za udział w konferencji: 175 PLN
Wystawiona FV za bilet wstępu na targi: 85 PLN
Wystawione FV za przejazd taksówką na sumę: 380 PLN
Wystawiona FV za nocleg w hotelu: 230 PLN
Rozliczenie delegacji (przykładowo dokonujemy rozliczenia w dniu 27.11.2017):
Docelowy punkt podróży: Gdańsk
Czas podróży: 21.11.2017 godz. 08:40 – 23.11.2017 godz. 11:35
Liczba godzin: 2 doby 2h 55 min
Wyliczenie diety: 2 i 1/2 x 45 PLN = 112,50 PLN
Do obliczonej diety dodajemy wartość z FV za bilet samolotowy w obie strony 154,50 PLN, wartość z FV za bilet wstępu na konferencję 175 PLN, wartość z FV za bilet wstępu na targi 85 PLN, wartość z FV za przejazd taksówką 380 PLN oraz wartość z FV za nocleg w hotelu 230 PLN.
Wartość diety, którą księgujemy w KPiR Dowodem Wewnętrznym Kosztowym: 112,50 PLN + 154,50 PLN + 175 PLN + 85 PLN + 380 PLN + 230 PLN = 1137 PLN
W sytuacji, gdy od danej faktury kosztowej możemy dokonać odliczenia podatku VAT to wówczas faktury te księgujemy osobno w kosztach firmy, a samą dietę rozliczamy wówczas oddzielnym dowodem wewnętrznym kosztowym.
Delegacja od 8 do 12h – przykłady rozliczeń
Delegacja zagraniczna powyżej 12h – przykłady i rozliczenia
W przypadku delegacji zagranicznej termin jej rozliczenia jest analogicznie taki sam jak w przypadku delegacji krajowej i wynosi on 14 dni. Rozliczenia dokonujemy na podstawie oświadczenia o przebywaniu w zagranicznej podróży służbowej, którego wzór można znaleźć tutaj.
Poniżej przedstawiamy przykładowe dane, które podajemy na oświadczeniu o przebywaniu w delegacji zagranicznej oraz przykładowy wzór rozliczenia delegacji.
Przedsiębiorca mieszkający w Krakowie i prowadzący tutaj działalność udaje się w podróż służbową do Dubaju. W związku z tym, że docelowy samolot odlatuje z lotnika w Warszawie, będzie on musiał wcześniej odbyć podróż z Krakowa do Warszawy. W przypadku podróży samolotem czas podróży zagranicznej liczymy od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w Polsce, do momentu lądowania na pierwszym krajowym (polskim) lotnisku. Przedsiębiorca zdecydował się na podróż samolotem z Krakowa do Warszawy, jak również w drodze powrotnej z Warszawy do Krakowa. W związku z podróżą na trasie Kraków – Warszawa – Kraków może on rozliczyć sobie delegację krajową. Podróż ta nie trwała jednak dłużej niż 8h to dieta nie będzie w tym wypadku przysługiwać. Przedsiębiorca może jednak w kosztach swojej działalności rozliczyć FV za podróż samolotem.
Docelowe miejsce podróży (miasto) – Dubaj
Godzina i miejsce (miasto) wylotu samolotem – Warszawa 21.11.2017 godz. 10:30
Godzina i miejsce (miasto) przylotu samolotem – Warszawa 24.11.2017 godz. 17:50
Cel podróży – spotkanie z kontrahentem (sfinalizowanie umowy)
Czas podróży: Warszawa – Dubaj 5h 40 min; Dubaj – Warszawa 6h 15 min
Wystawiona FV za bilet samolotowy w obie strony na trasie Warszawa – Dubaj – Warszawa : 12 229,51 PLN
Wystawione FV za przejazdy taksówką na sumę: 150 EURO (wartość należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji lub z dnia poprzedzającego datę wystawienia FV w sytuacji, gdy rozliczamy ją osobno w kosztach)
Wystawiona FV za nocleg w hotelu na sumę: 189 EURO
Wystawiona FV za bilet samolotowy na trasie krajowej Kraków – Warszawa – Kraków na sumę: 625 PLN
Rozliczenie delegacji (przykładowo dokonujemy rozliczenia w dniu 29.11.2017):
Kraj docelowy: Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj)
Czas podróży: 21.11.2017 godz. 10:30 – 24.11.2017 godz. 17:50
Liczba godzin: 3 doby 7h 20 min
Wartość diety: 39 EURO (wykaz stawek dotyczących rozliczenia podróży zagranicznej znajdziemy tutaj)
Średni kurs NBP z dnia: 28.11.2017 = 4,2074 PLN (wykaz średnich kursów NBP dostępny jest tutaj)
Wyliczenie diety: 3 x 39 EURO + 1/2 x 39 EURO = 117 EURO + 19,50 EURO = 136,50 EURO x 4,2074 = 574,31 PLN
Do obliczonej diety dodajemy wartość z FV za przelot samolotem 12 229,51 PLN, przeliczoną wartość z FV za nocleg 795,20 PLN oraz przeliczoną wartość z FV za przejazd taksówką 631,11 PLN.
Wartość diety, którą księgujemy w KPiR Dowodem Wewnętrznym Kosztowym: 574,31 PLN + 12 229,51 PLN + 795,20 PLN + 631,11 PLN = 14 230,13 PLN
W sytuacji, gdy od danej faktury kosztowej możemy dokonać odliczenia podatku VAT to wówczas faktury te księgujemy osobno w kosztach firmy, a samą dietę rozliczamy wówczas oddzielnym dowodem wewnętrznym kosztowym.
Fakturę za bilet samolotowy na trasie krajowej Kraków – Warszawa – Kraków na sumę 625 PLN księgujemy jako Koszt firmy.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej – wykaz stawek
Przetestuj bezpłatnie aplikację inFakt!
- Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7-22
- Używaj aplikacji www i mobilnej 24h na dobę
- Udostępniaj faktury księgowemu
W razie pytań lub wątpliwości dotyczących artykułu zachęcamy do pozostawienia komentarza. Odpowiedzi udzieli autor wpisu.
Instrukcje dotyczące ujęcia zdarzeń gospodarczych w aplikacji inFakt znajdują się na naszej bazie wiedzy.
Podziel się nim ze znajomymi
