Kiedy składki ZUS pracodawcy stają się kosztem uzyskania przychodu?
Od początku 2023 roku składki ZUS zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu inaczej niż wcześniej. Dla pracodawcy opłacającego składki ZUS za pracownika będą one kosztem w miesiącu, za który są należne. Pod warunkiem, że zostaną opłacone w terminie.
Moment ujęcia składek ZUS pracodawcy w kosztach w 2023 roku
Chcesz ująć opłacone przez siebie składki ZUS za pracowników w miesiącu, w którym są one należne? Musisz opłacić je w obowiązującym terminie. Ten wynika wprost z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych.
Składki ZUS musisz opłacić za dany miesiąc nie później niż do:
- 20. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś przedsiębiorcą lub wspólnikiem spółki nieposiadającej osobowości prawnej;
- 15. dnia następnego miesiąca – jeśli prowadzisz spółkę kapitałową lub inny podmiot posiadający osobowość prawną;
- 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Co w sytuacji, gdy nie zapłacisz w terminie składek wymaganych przez ZUS? Wówczas musisz je rozliczyć jako koszt podatkowy dopiero wtedy, kiedy je opłacisz.
Przykład 1
Pan Jan 7 lutego 2023 r. wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za styczeń. Składki od tych wynagrodzeń w części finansowanej przez płatnika opłacił 19 marca. Wynagrodzenie oraz składki ubezpieczeniowe wynikające z listy płac stanowią koszt uzyskania przychodu w lutym.
Przykład 2
Pani Anna 7 lutego 2023 r. wypłaciła pracownikom wynagrodzenie za styczeń. Składki od tych wynagrodzeń w części finansowanej przez płatnika opłacono 21 marca. Wypłacone wynagrodzenie stanowi koszt uzyskania przychodu w lutym, natomiast składki ubezpieczeniowe wynikające z listy płac stanowią koszt uzyskania przychodu w marcu.
Co w przypadku, jeśli nie zapłacisz składek w terminie?
W interpelacji poselskiej (38286) zaadresowanej do Ministra Finansów wskazano, że nowe przepisy budzą wątpliwości. Niejasny jest sposób postępowania w przypadku braku płatności składek ZUS w terminie.
Minister Finansów odniósł się do wątpliwości. W odpowiedzi wskazał, że niezapłacone w terminie składki ZUS w części finansowanej przez płatnika nie są kosztem uzyskania przychodu. Jeśli przedsiębiorca zaliczył je błędnie do kosztów uzyskania przychodu, to musi wykonać korektę. Dopiero w momencie zapłaty składek będzie mógł zaliczyć je do kosztów.
Przykład 3
Pan Karol 7 lutego 2023 r. wypłacił wynagrodzenie za styczeń. Na podstawie zmienionych przepisów zaliczył wynagrodzenie wraz z należnymi składkami ubezpieczeniowymi do kosztów w styczniu. Z przyczyn osobistych pan Karol nie zapłacił składek ubezpieczeniowych od wynagrodzenia w terminie i opłacił je 26 marca. W związku z tym musi skorygować koszty podatkowe z tytułu składek ubezpieczeniowych od wynagrodzenia za styczeń. Ujmie je w kosztach dopiero w marcu. Spowoduje to zmianę wartości zaliczki na podatek dochodowy za styczeń oraz zmieni podstawę wymiaru składki zdrowotnej w deklaracjach rozliczeniowych ZUS za luty.
Co oznacza korekta? Przedsiębiorca będzie musiał ponownie przeliczyć wysokości zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc, w którym dokonano korekty kosztów oraz podstawy wymiaru do ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorcy.
Podziel się nim ze znajomymi
