faktura w formie elektronicznej
Z początkiem bieżącego roku szczególne dokumenty jakimi są faktury vat nie muszą być wystawiane tylko i wyłącznie w formie pisemnej ale również elektronicznej. Nie ma w tym przypadku obowiązku dostarczenia tradycyjnie takiego dokumentu ale istnieje możliwość przesłania drogą e-mailową bądź faksem.
Potrzebna jest tylko pisemna akceptacja dostarczona w formie pisemnej oraz elektroniczny podpis w celu uwierzytelnienia treści. Udostępniony dokument może zostać przesłany w dowolnym formacie (doc.), (xls.), (pdf.) itd. Należy pamiętać o tym aby nie wystawiać dokumentu w dwóch egzemplarzach oryginału oraz kopii jednak po przekazaniu jej do nabywcy należy zachować w swojej dokumentacji. W formie elektronicznej można także wystawić inne dokumenty takie jak faktura wewnętrzna czy też duplikat faktury elektronicznej.
Zgoda klienta
Każdy kto chciałby przesyłać dokumenty w formie elektronicznej do klienta musi otrzymać pisemne potwierdzenie akceptacji elektronicznie lub tradycyjnie. Nie należy zapominać o tym, że akceptacja może zostać odrzucona w każdym momencie. Potwierdzenie zgody może zostać wyrażone poprzez zastosowanie odrębnego dokumentu bądź fragmentu regulaminu. Warto pamiętać o tym, że akceptacja nie powoduje tego, że dany dokument musi być przesyłany elektronicznie może też być to zrobione tradycyjnie, pisemnie. W przypadku braku akceptacji dokument wysłany elektronicznie nie będzie mógł zachować ważności.
Cofnięcie zgody
Cofnięcie zgody powinno zachować szczególną formą podobnie jak sama zgoda. Wymagana jest forma pisma oraz elektroniczna. Oczywiście obydwie mogą być stosowane zamiennie, znaczy to, że jeśli zgoda była pisemnie to jej cofnięcie może być wykonane elektronicznie. W przypadku cofnięcia zgody odbiorca traci prawo do przesyłania dokumentu w dzień następujący po otrzymaniu pisma. Jeżeli podatnik uzgodni z odbiorcą to można wydłużyć do okresu trzydziestu dni jednak nie później.
Gwarancja przesyłanego dokumentu
Uwiarygodnieniu faktury mogą zagwarantować takie działania jak autorstwo czyli autentyczność pochodzenia oraz integralność treści oznaczająca brak nieuprawnionych zmian. Bezpieczeństwo ma również zapewnić podpis elektroniczny, który może zostać zastosowany przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego, a także elektroniczna wymiana danych zwana EDI. Należy zwrócić uwagę na to, że dokumenty przesyłane drogą elektroniczną muszą zostać przechowywane w tej samej formie choć istnieje możliwość ich wydrukowania, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego czyli mniej więcej do okresu sześciu lat. Przechowywane dokumenty muszą być uporządkowane z podziałem na okresy rozliczeniowe. W praktyce wygląda to tak, że utworzone są odpowiednie podkatalogi dysku twardego lub zapisy na nośnikach za poszczególne okresy.
Mimo, że w przepisach nie zostały sprecyzowane okresy to jednak można wywnioskować w odniesie do podatku vat, chodzi o dany kwartał Vat-k bądź miesiąc Vat-7. Oczywiście nośnik może być dowolny w takiej formie jak dysk twardy, flash, serwer, dyskietka, w telefonie komórkowym. Jednak musi ona spełniać odpowiednie wymagania. Postać pliku musi pozostać oryginalna wraz z podpisem elektronicznym.
Zapewni to autentyczność pochodzenia dokumentu, integralność treści oraz czytelność od momentu wystawienia aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto należy zachować segregacje, która w znaczny sposób ułatwi odszukanie danego dokumentu. W sytuacji kiedy dokumentów jest zbyt wiele warto założyć e-ewidencję i zapisać dla kogo został on wystawiony dlatego, że powinny one zostać udostępnione dla urzędników skarbowych w razie kontroli. Oczywiście wyodrębnione to jest specjalnymi przepisami. Nośnik powinien być na tyle bezpieczny i trwały aby można było przedstawić nawet kilka lat później. Powinny zostać zrobione kopie zapasowe w razie jakich kol wiek wydarzeń. Warto pamiętać o tym, że faktury elektroniczne mogą być przechowywane poza terytorium państwa ponieważ w razie kontroli mogą zostać udostępnione przez Internet.
Korzyści z przesyłania faktur drogą elektroniczną
Szczególny dokument jakim jest faktura elektroniczna posiada bardzo wiele atutów. Po pierwsze wiąże się to z oszczędnością pieniędzy dlatego, że zmniejszają się koszty uzyskania przychodu poprzez zmniejszony zakup papieru, a także wysyłki.
Dodatkową korzyścią jest skrócenie czasu dostarczenia dokumentu dlatego, że przesyłając go za pomocą poczty klient musi czekać, a w tym przypadku odbywa się to w ciągu kilku minut. Jedynymi kosztami jakie wynikają z korzystania elektronicznych dokumentów jest zakup bezpiecznego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego od centrum certyfikacyjnego, a także licencji na odpowiednie oprogramowanie obsługujące płatności elektroniczne. Mimo, że koszt wydaje się na początku dość wysoki to bardzo szybko się zwraca.
W małych firmach ten okres wynosi do pół roku natomiast w dużych od razu można zauważyć zadowalające zmiany. Wprowadzenie innowacji w firmie znacznie uprości wymianę dokumentów pomiędzy grupą przedsiębiorców.
Potrzebna jest tylko pisemna akceptacja dostarczona w formie pisemnej oraz elektroniczny podpis w celu uwierzytelnienia treści. Udostępniony dokument może zostać przesłany w dowolnym formacie (doc.), (xls.), (pdf.) itd. Należy pamiętać o tym aby nie wystawiać dokumentu w dwóch egzemplarzach oryginału oraz kopii jednak po przekazaniu jej do nabywcy należy zachować w swojej dokumentacji. W formie elektronicznej można także wystawić inne dokumenty takie jak faktura wewnętrzna czy też duplikat faktury elektronicznej.
Zgoda klienta
Każdy kto chciałby przesyłać dokumenty w formie elektronicznej do klienta musi otrzymać pisemne potwierdzenie akceptacji elektronicznie lub tradycyjnie. Nie należy zapominać o tym, że akceptacja może zostać odrzucona w każdym momencie. Potwierdzenie zgody może zostać wyrażone poprzez zastosowanie odrębnego dokumentu bądź fragmentu regulaminu. Warto pamiętać o tym, że akceptacja nie powoduje tego, że dany dokument musi być przesyłany elektronicznie może też być to zrobione tradycyjnie, pisemnie. W przypadku braku akceptacji dokument wysłany elektronicznie nie będzie mógł zachować ważności.
Cofnięcie zgody
Cofnięcie zgody powinno zachować szczególną formą podobnie jak sama zgoda. Wymagana jest forma pisma oraz elektroniczna. Oczywiście obydwie mogą być stosowane zamiennie, znaczy to, że jeśli zgoda była pisemnie to jej cofnięcie może być wykonane elektronicznie. W przypadku cofnięcia zgody odbiorca traci prawo do przesyłania dokumentu w dzień następujący po otrzymaniu pisma. Jeżeli podatnik uzgodni z odbiorcą to można wydłużyć do okresu trzydziestu dni jednak nie później.
Gwarancja przesyłanego dokumentu
Uwiarygodnieniu faktury mogą zagwarantować takie działania jak autorstwo czyli autentyczność pochodzenia oraz integralność treści oznaczająca brak nieuprawnionych zmian. Bezpieczeństwo ma również zapewnić podpis elektroniczny, który może zostać zastosowany przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego, a także elektroniczna wymiana danych zwana EDI. Należy zwrócić uwagę na to, że dokumenty przesyłane drogą elektroniczną muszą zostać przechowywane w tej samej formie choć istnieje możliwość ich wydrukowania, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego czyli mniej więcej do okresu sześciu lat. Przechowywane dokumenty muszą być uporządkowane z podziałem na okresy rozliczeniowe. W praktyce wygląda to tak, że utworzone są odpowiednie podkatalogi dysku twardego lub zapisy na nośnikach za poszczególne okresy.
Mimo, że w przepisach nie zostały sprecyzowane okresy to jednak można wywnioskować w odniesie do podatku vat, chodzi o dany kwartał Vat-k bądź miesiąc Vat-7. Oczywiście nośnik może być dowolny w takiej formie jak dysk twardy, flash, serwer, dyskietka, w telefonie komórkowym. Jednak musi ona spełniać odpowiednie wymagania. Postać pliku musi pozostać oryginalna wraz z podpisem elektronicznym.
Zapewni to autentyczność pochodzenia dokumentu, integralność treści oraz czytelność od momentu wystawienia aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto należy zachować segregacje, która w znaczny sposób ułatwi odszukanie danego dokumentu. W sytuacji kiedy dokumentów jest zbyt wiele warto założyć e-ewidencję i zapisać dla kogo został on wystawiony dlatego, że powinny one zostać udostępnione dla urzędników skarbowych w razie kontroli. Oczywiście wyodrębnione to jest specjalnymi przepisami. Nośnik powinien być na tyle bezpieczny i trwały aby można było przedstawić nawet kilka lat później. Powinny zostać zrobione kopie zapasowe w razie jakich kol wiek wydarzeń. Warto pamiętać o tym, że faktury elektroniczne mogą być przechowywane poza terytorium państwa ponieważ w razie kontroli mogą zostać udostępnione przez Internet.
Korzyści z przesyłania faktur drogą elektroniczną
Szczególny dokument jakim jest faktura elektroniczna posiada bardzo wiele atutów. Po pierwsze wiąże się to z oszczędnością pieniędzy dlatego, że zmniejszają się koszty uzyskania przychodu poprzez zmniejszony zakup papieru, a także wysyłki.
Dodatkową korzyścią jest skrócenie czasu dostarczenia dokumentu dlatego, że przesyłając go za pomocą poczty klient musi czekać, a w tym przypadku odbywa się to w ciągu kilku minut. Jedynymi kosztami jakie wynikają z korzystania elektronicznych dokumentów jest zakup bezpiecznego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego od centrum certyfikacyjnego, a także licencji na odpowiednie oprogramowanie obsługujące płatności elektroniczne. Mimo, że koszt wydaje się na początku dość wysoki to bardzo szybko się zwraca.
W małych firmach ten okres wynosi do pół roku natomiast w dużych od razu można zauważyć zadowalające zmiany. Wprowadzenie innowacji w firmie znacznie uprości wymianę dokumentów pomiędzy grupą przedsiębiorców.
Wystawiaj faktury w inFakt.pl
PDF-y, drukowanie, wysyłka e-mailem
Wystawianie faktury do paragonu fiskalnego.
Każdy z nas wie, że sprzedaż dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, należy ewidencjonować za pośrednictwem kasy fiskalnej .
Jak odliczyć VAT z duplikatu, kiedy faktura pierwotna nie dotarła do podatnika?
Przedsiębiorstwo budowlane zakupiło materiały budowlane .
Faktura kompensacyjna
Faktura kompensacyjna jest specyficznym dokumentem handlowym, który potwierdza transakcję sprzedaży .
Faktura npo
Większość transakcji w Polsce podlega opodatkowaniu VAT-em, ale są wyjątki od tej reguły .
faktury vat dla firm
Chciałbyś skorzystać z programu pozwalającego wystawiać faktury vat dla firm? Jeśli tak, to właśnie teraz możesz otrzymać taką możliwość zupełnie za darmo .
faktura vat dla usa
Zastanawiasz się, czy faktura vat dla usa różni się w jakiś sposób od faktur wystawianych w naszym kraju? A czy istnieją programy, które umożliwiają faktury w wielu językach? Cóż, jeśli chcesz poznać odpowiedzi na tego rodzaju pytania, a przy tym prędzej dołącz do grona użytkowników serwisu InFakt .
faktury vat dla osób fizycznych
Czy faktury vat dla osób fizycznych różnią się od tych, które wystawiane są przedsiębiorcom? Chciałbyś zyskać narzędzie, które pomoże Ci się profesjonalnie wywiązywać z obowiązku fakturowania w Twojej firmie? Cóż, jeśli tak, to kolejnym Twoim krokiem powinno być dołączenie do grona użytkownik&oa .
