Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy. Jak ją udokumentować i rozliczyć?

Podróż służbowa – potocznie zwana delegacją – kojarzy się głównie z pracownikami. Nic bardziej mylnego. Przedsiębiorca również może udać się w podróż służbową. Ale sposób rozliczenia wyjazdów służbowych właściciela różni się od rozliczenia wyjazdu pracownika.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy

Za zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy należy uznać wyjazd poza granice Polski, w trakcie którego realizuje on zadania związane z prowadzeniem firmy. Tym samym wydatki, które poniesie przedsiębiorca podczas podróży muszą spełniać definicję kosztu podatkowego – powinny mieć związek z przychodami firmy. Do wydatków związanych z wyjazdem można zaliczyć diety, noclegi czy koszty transportu. Ważne jest także, aby wszystkie koszty poprawnie udokumentować i przeliczyć na walutę polską.

Dieta w zagranicznej podróży służbowej 

W podróży służbowej przedsiębiorca nie może odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie. Przysługuje mu natomiast z góry określona dieta. Wysokość diety różni się w zależności od miejsca docelowego podróży służbowej i jest ona określona w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów. Podajmy przykład. Dla przedsiębiorcy podróżującego do Niemiec dieta w 2022 roku wynosi 49 euro. Natomiast na podróż do Wielkiej Brytanii przysługiwać będzie dieta w wysokości 35 funtów brytyjskich. 

Przedsiębiorca powinien rozpisać wysokość diety w dokumencie, który określa cel i kierunek podróży oraz długość jej trwania. Dokument taki nazywamy rozliczeniem wyjazdu służbowego.  

Ustalając wysokość diety, którą można zaliczyć do kosztów podatkowych, należy wziąć pod uwagę czas trwania wyjazdu. Czas ten z kolei jest zależny od rodzaju środka lokomocji, który wykorzystujemy do przekroczenia granicy Polski. Dla drogi lądowej jest to czas od – do przekroczenia granicy z Polską. Natomiast dla transportu lotniczego to czas od wylotu z ostatniego krajowego lotniska do przylotu na pierwszy krajowy port lotniczy. 

Po ustaleniu czasu trwania zagranicznej podróży służbowej przysługuje następujący system wyliczania diet:

  • Do 8 godzin spędzonych poza granicami Polski – 1/3 wysokości diety,
  • Od 8 do 12 godzin spędzonych poza granicami Polski – połowa wysokości diety,
  • Ponad 12 godzin spędzonych poza granicami Polski – dieta w pełnej wysokości.

Przedsiębiorca na rozliczenie wyjazdu ma maksymalnie 14 dni. Przeliczenie diet wyrażonych w walutach obcych powinno odbyć się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia. 

Noclegi w zagranicznej podróży służbowej 

Podróż służbowa to często także nocleg. Ten wydatek rozliczamy w pełnej wysokości na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorca powinien także przeliczyć koszty noclegu na złotówki według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu. Co najważniejsze nie obowiązują tu limity, czyli tak zwany ryczałt za nocleg, który stosujemy przy rozliczaniu wyjazdów pracowników.

Koszty transportu w trakcie zagranicznej podróży służbowej

Rozliczenie wydatków związanych z transportem jest zależne od rodzaju środka lokomocji.

  • Gdy przedsiębiorca porusza się środkiem transportu, który jest własnością jego firmy lub samochodem w leasingu, przysługuje mu 75% odliczenia kosztów. 100% odliczenia przysługuje w wypadku, gdy pojazd służy tylko do działalności gospodarczej, a przedsiębiorca prowadzi kilometrówkę;  
  • Gdy przedsiębiorca porusza się prywatnym środkiem transportu, przysługuje mu prawo do odliczenia 20% kosztów.

Wydatki takie jak zakup paliwa, opłaty za przejazd autostradą, parkingi należy przeliczyć na walutę polską według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub paragonu. W takim przypadku przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT, a kosztem jest kwota brutto wynikająca z dokumentu. 

  • Gdy przedsiębiorca korzysta z innych środków transportu, takich jak: samolot, autobus, taxi, musi posiadać dokument potwierdzający (fakturę czy rachunek), który następnie przelicza się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień wystawienia. 

Podróż służbowa w ramach umowy B2B

W umowie o współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami podmiot zlecający może zobowiązać się do zapłaty na rzecz przedsiębiorcy nie tylko kwoty wynagrodzenia. Może zobowiązać się również do pokrycia innych kosztów takich jak sfinansowanie wyjazdu służbowego. Natomiast należy pamiętać, że wszystko, co stanowi zapłatę od kontrahenta, musi zostać opodatkowane. Jak zatem prawidłowo rozliczyć taką transakcję?

W praktyce gospodarczej spotkać można refakturę lub wliczenie do podstawy opodatkowania. Podstawową zasady refaktury jest fakt, że nabywca usługi, która jest refakturowana, występuje w dwóch rolach. Pojawia się najpierw, jako usługobiorca, a następnie, jako usługodawca tej samej usługi. Co najważniejsze z refakturowanych usług podmiot refakturujący nie powinien korzystać do prowadzenia przez siebie działalności gospodarczej. 

Tym samym poprawnym jest, aby koszty podróży służbowych były wliczane do podstawy opodatkowania. Dzieje się tak, ponieważ diety, noclegi czy koszty związane z transportem wynikają bezpośrednio z prowadzonej działalności gospodarczej na rzecz podmiotu zlecającego wykonanie danej usługi. Ponadto, jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, do kwoty pokrywanych kosztów podróży służbowych powinien zostać doliczony właściwy dla usługi głównej podatek VAT. Oznacza to, że jeśli usługa jest opodatkowana stawką 23%, to koszty takie jak zakup paliwa, noclegi i diety powinny być doliczone do tej usługi i również opodatkowane stawką 23% VAT

Należy pamiętać również, że osoby fizyczne prowadzące działalność i rozliczające się na zasadach ryczałtu powinny zastosować stawkę ryczałtu analogiczną jak dla usługi głównej, gdyż usługa ta ma charakter usługi kompleksowej.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu