Co może być kosztem uzyskania przychodu? Czy można wliczyć w koszty wydatek poniesiony w dniu, w którym firma jest nieczynna?


2 października 2018 4 min. czytania

Jako że rozliczanie kosztów to kwestia podlegająca interpretacji, nigdy nie ma 100% pewności na co urzędnicy zwrócą uwagę w razie kontroli. Jeśli przykładowo przedsiębiorca robił zakupy w sobotę, kiedy jego firma jest zamknięta, to czy może je mimo tego „wrzucić w koszty”? Sprawdźmy.

Jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy często zadają sobie nurtujące pytanie, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, aby nie budziły one wątpliwości urzędu skarbowego. To pytanie o tyle ważne, że każdy prawidłowy koszt obniża podatek dochodowy do zapłaty.

Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodu podatnik może zaliczyć te wydatki, które mają związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą oraz mają wpływ na zwiększenie źródła przychodu, bądź jego zabezpieczenie.

Warto pamiętać, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku kontroli z urzędu skarbowego podatnik będzie musiał udowodnić związek pomiędzy poniesionymi wydatkami, a osiągniętymi przychodami.

Jak odróżnić wydatki o charakterze osobistym od kosztów firmowych?

Czy wydatki poniesione w weekend mogą być kosztem uzyskania przychodu?

Niektóre wydatki są odgórnie wykluczone

Wśród kosztów możemy wyróżnić katalog wydatków, których nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wykaz tych wydatków został dokładnie opisany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród nich możemy wyróżnić między innymi wydatki związane z opłaceniem grzywien, kar, opłat i odszkodowań, koszty reprezentacji, kwoty składek zdrowotnych opłacanych przez podatnika oraz kwoty podatku VAT, który nie stanowi kosztu.

Oczywistą kwestią jest również to, że jeżeli poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek nie ma związku z prowadzoną przez niego działalnością, a także nie ma wpływu na wzrost przychodów to nie może on być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności.

Zakup na raty – jak prawidłowo ująć w kosztach?

Wydatek poniesiony w sobotę – czy może stanowić koszt?

W ustawie o podatku dochodowym znajdziemy informacje dotyczące uwzględnienia wydatków w kosztach firmy, a także katalog wydatków, które nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Ustawodawca nie określił natomiast kwestii ponoszenia kosztów firmowych w dni, kiedy firma jest zamknięta, czyli np. w sobotę.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy?

Jeżeli wydatek poniesiony w sobotę ma związek z prowadzoną działalnością, wpływa na wzrost przychodów oraz nie został wykluczony z katalogu kosztów zamkniętych to może on być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej. Nie ma to znaczenia czy firma jest zamknięta w sobotę, ponieważ działalność gospodarczą prowadzi się cały czas, niezależnie od tego czy klienci mogą dokonywać zakupów czy nie.

Dron w kosztach firmy – jak rozliczyć jego zakup?

Według jakiej daty należy księgować koszty?

Zgodnie z ogólną zasadą faktura kosztowa powinna być zaksięgowana w KPiR zgodnie z datą jej wystawienia. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku towarów, które należy wprowadzić do KPiR nawet wtedy, gdy nie mamy jeszcze żadnego dowodu potwierdzającego ich zakup.

Niektóre koszty rozlicza się jednak inaczej, księgujemy je bowiem zgodnie z datą ich opłacenia. Ustawodawca wśród tych kosztów wymienił:

  • składki ZUS przedsiębiorcy, które stanowią koszt zgodnie z datą ich opłacenia;
  • wynagrodzenia pracowników, które stanowią koszt w miesiącu, w którym są naliczone. Warunek, który należy tu spełnić to wypłata wynagrodzenia w terminie określonym w umowie lub zgodnie z przepisami prawa pracy. W przeciwnym wypadku wynagrodzenie staje się kosztem podatkowym dopiero w momencie jego wypłacenia;
  • składki ZUS za pracowników, które księgujemy w sposób analogiczny jak wynagrodzenia. Termin obowiązujący w przypadku składek ZUS za pracowników to 15 dzień miesiąca następnego za miesiąc poprzedni;
  • zapłacone odsetki od zobowiązań, np. odsetki od kredytu za mieszkanie wniesione do majątku firmy lub samochód;
  • odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu