Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.

Jako że rozliczanie kosztów to kwestia podlegająca interpretacji, nigdy nie ma 100% pewności na co urzędnicy zwrócą uwagę w razie kontroli. Jeśli przykładowo przedsiębiorca robił zakupy w sobotę, kiedy jego firma jest zamknięta, to czy może je mimo tego „wrzucić w koszty”? Sprawdźmy.

Jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy często zadają sobie nurtujące pytanie, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, aby nie budziły one wątpliwości urzędu skarbowego. To pytanie o tyle ważne, że każdy prawidłowy koszt obniża podatek dochodowy do zapłaty.

Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodu podatnik może zaliczyć te wydatki, które mają związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą oraz mają wpływ na zwiększenie źródła przychodu, bądź jego zabezpieczenie.

Warto pamiętać, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku kontroli z urzędu skarbowego podatnik będzie musiał udowodnić związek pomiędzy poniesionymi wydatkami, a osiągniętymi przychodami.

Jak odróżnić wydatki o charakterze osobistym od kosztów firmowych?

wydatki poniesione w weekend

Niektóre wydatki są odgórnie wykluczone

Wśród kosztów możemy wyróżnić katalog wydatków, których nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wykaz tych wydatków został dokładnie opisany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród nich możemy wyróżnić między innymi wydatki związane z opłaceniem grzywien, kar, opłat i odszkodowań, koszty reprezentacji, kwoty składek zdrowotnych opłacanych przez podatnika oraz kwoty podatku VAT, który nie stanowi kosztu.

Oczywistą kwestią jest również to, że jeżeli poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek nie ma związku z prowadzoną przez niego działalnością, a także nie ma wpływu na wzrost przychodów to nie może on być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności.

Zakup na raty – jak prawidłowo ująć w kosztach?

Wydatek poniesiony w sobotę – czy może stanowić koszt?

W ustawie o podatku dochodowym znajdziemy informacje dotyczące uwzględnienia wydatków w kosztach firmy, a także katalog wydatków, które nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Ustawodawca nie określił natomiast kwestii ponoszenia kosztów firmowych w dni, kiedy firma jest zamknięta, czyli np. w sobotę.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy?

Jeżeli wydatek poniesiony w sobotę ma związek z prowadzoną działalnością, wpływa na wzrost przychodów oraz nie został wykluczony z katalogu kosztów zamkniętych to może on być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej. Nie ma to znaczenia czy firma jest zamknięta w sobotę, ponieważ działalność gospodarczą prowadzi się cały czas, niezależnie od tego czy klienci mogą dokonywać zakupów czy nie.

Dron w kosztach firmy – jak rozliczyć jego zakup?

Według jakiej daty należy księgować koszty?

Zgodnie z ogólną zasadą faktura kosztowa powinna być zaksięgowana w KPiR zgodnie z datą jej wystawienia. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku towarów, które należy wprowadzić do KPiR nawet wtedy, gdy nie mamy jeszcze żadnego dowodu potwierdzającego ich zakup.

Niektóre koszty rozlicza się jednak inaczej, księgujemy je bowiem zgodnie z datą ich opłacenia. Ustawodawca wśród tych kosztów wymienił:

  • składki ZUS przedsiębiorcy, które stanowią koszt zgodnie z datą ich opłacenia;
  • wynagrodzenia pracowników, które stanowią koszt w miesiącu, w którym są naliczone. Warunek, który należy tu spełnić to wypłata wynagrodzenia w terminie określonym w umowie lub zgodnie z przepisami prawa pracy. W przeciwnym wypadku wynagrodzenie staje się kosztem podatkowym dopiero w momencie jego wypłacenia;
  • składki ZUS za pracowników, które księgujemy w sposób analogiczny jak wynagrodzenia. Termin obowiązujący w przypadku składek ZUS za pracowników to 15 dzień miesiąca następnego za miesiąc poprzedni;
  • zapłacone odsetki od zobowiązań, np. odsetki od kredytu za mieszkanie wniesione do majątku firmy lub samochód;
  • odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).