Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.

Zakup w systemie ratalnym może być też dostępny dla przedsiębiorców – wystarczy, że na takie rozliczenie umówią się strony umowy. Z punktu widzenia księgowości, rozliczenie takiego kosztu może wydawać się problematyczne. Wszelkie wątpliwości wyjaśniamy w tym poradniku.

Niezapłacone koszty można rozliczać w firmie

Od kilku lat funkcjonuje przepis, według którego niezapłacone faktury kosztowe można ujmować w kosztach na zasadach ogólnych – niezależnie od tego, czy płatność została uregulowana. Zasada ta dotyczy również zakupów ratalnych dokonywanych przez przedsiębiorców. Ma to pewne ważne konsekwencje.

Zakup na raty – sposób rozliczenia do 2015 roku

Być może niektórzy z Was pamiętają tzw. korektę niezapłaconych kosztów, która była stosowana, gdy płatność za zakupiony towar nie była uregulowana w odpowiednim terminie.

Podatnik do kosztów w KPiR księgował pełną wartość z faktury, a jeżeli należność nie została uregulowana w terminie, to był zobowiązany do pomniejszenia kosztów o kwotę niezapłaconej transakcji. Koszty należało pomniejszyć o wartość nieuregulowanej transakcji w dwóch przypadkach:

  • jeżeli od terminu płatności upłynęło 30 dni (przy terminach płatności krótszych lub równych 60 dni);
  • od daty ujęcia wydatku w kosztach minęło 90 dni (przy terminach płatności dłuższych niż 60 dni).

Zmniejszenia kosztów należało dokonać w okresie wskazanych powyżej terminów. Jeżeli dana rata została zapłacona to można było ująć ją w kosztach z powrotem w takiej części, w jakiej została opłacona.

17 pomysłów na koszty bez faktury!

Rozliczenie zakupu ratalnego od 2016 roku

Od 2016 roku przedsiębiorca w kosztach działalności ewidencjonuje faktury kosztowe w pełnej wartości zgodnie z datą wystawienia faktury.

Mimo że cały zakup został objęty systemem ratalnym podatnik w kosztach w KPiR ujmuje pełną wartość netto z faktury (w sytuacji, gdy zakupu dokonuje czynny podatnik VAT) lub wartość brutto (gdy zakupu dokonuje podatnik zwolniony z VAT).

Jeżeli zakupiona rzecz zaliczona jest do środków trwałych firmy to w tym wypadku odpisy amortyzacyjne dokonywane są również od pełnej wartości podanej na fakturze.

Co z odliczeniem VAT od faktury za zakup ratalny?

Podatek VAT od otrzymanej faktury za zakup na raty odliczamy również w całości zgodnie z datą otrzymania faktury. Płatności związane z uregulowaniem kolejnych rat nie mają wpływu na konieczność dokonywania korekt.

Dron w kosztach firmy – jak rozliczyć jego zakup?

Zakup na raty – jak prawidłowo ująć w kosztach?

Faktura na pełną wartość zakupionej rzeczy

Przedsiębiorca, który dokonuje zakupu na raty otrzymuje od sprzedawcy fakturę wystawioną już na pełną wartość transakcji, pomimo iż nie została ona w pełni uregulowana.

Faktura ta zawiera już pełną wartość, natomiast w pozycji „zapłacono” podana jest zazwyczaj tylko część, jaka została faktycznie zapłacona (zazwyczaj jest to pierwsza rata). Załącznikiem do takiej faktury powinien być harmonogram spłaty kolejnych rat wraz z terminami ich uregulowania.

Czasami również informacja o kolejnej racie do zapłaty zawarta jest w pozycji dodatkowej na fakturze (sytuacja taka dotyczy np. zakupu telefonu na raty u operatora komórkowego). Wówczas informacja o wartości raty do zapłaty stanowi dodatkową informację na fakturze, a jej wartość zazwyczaj zostaje doliczona do wartości całej faktury.

W takim wypadku przedsiębiorca do kosztów nie ujmuje już tej kwoty raty, która ujęta jest na fakturze, ponieważ zakup ten rozliczył już jednorazowo w kosztach, a ponowne wprowadzenie raty spowodowało by zdublowanie kosztu.

Wydatki, które nie mogą być kosztem firmowym – sprawdź je!

Zapłacone odsetki od rat – czy stanowią koszt uzyskania przychodu?

Obecnie większość zakupów oferowanych w systemie ratalnym objęta jest oprocentowaniem w skali 0%. Czasami jednak do rat za zakupy ratalne doliczane są odsetki. Wartość odsetek stanowi oczywiście koszt podatkowy, pod warunkiem jednak, że zostały one opłacone, a podatnik posiada dowód potwierdzający ich spłatę.

Zapłacone odsetki zaliczane są do pozostałych wydatków, które księgujemy w kolumnie 13 KPiR. W aplikacji inFakt uregulowane odsetki należy wprowadzić na podstawie potwierdzenia zapłaty Dowodem Wewnętrznym Kosztowym poprzez zakładkę Koszty -> Dodaj inny koszt. Jako datę przyjmujemy datę opłacenia odsetek zgodną z dokumentem zapłaty.

Co oznacza „wrzucać w koszty firmowe”?

Zakup na raty – jak prawidłowo zaksięgować w aplikacji inFakt?

Przedsiębiorca na raty może dokonać zakupu, który może stanowić koszt firmy, towar który zaksięguje jako zakup towaru lub też środek trwały, który ujmie w Ewidencji Środków Trwałych. O tym jak kolejno ująć taki zakup w aplikacji inFakt przeczytacie poniżej.

Zakup na raty – koszt firmy

Zakup w systemie ratalnym na cele działalności w aplikacji należy wprowadzić poprzez zakładkę Koszty -> Dodaj koszt firmy. Uzupełniamy tutaj wszystkie dane z faktury oraz przepisujemy pełną wartość. Kolejno spłacanych rat już nie księgujemy, ponieważ do kosztów zaksięgowana została cała wartość z faktury.

Zakup na raty – towar

Towar zakupiony na cele działalności wprowadzamy poprzez zakładkę Koszty -> Dodaj zakup towarów i materiałów. Postępujemy tutaj w sposób analogiczny jak przy wprowadzaniu kosztu firmy.

Zakup na raty – środek trwały

Środek trwały, który został zakupiony w systemie ratalnym należy wprowadzić poprzez zakładkę Koszty -> Środki trwałe -> Dodaj środek trwały, jako formę nabycie wybieramy Nowy zakup. Uzupełniamy wszystkie dane dotyczące środka trwałego oraz przepisujemy jego pełną wartość z faktury.

Po prawidłowym wprowadzeniu będzie on amortyzowany w zależności od wskazanej metody amortyzacji. Wszystkie dane dotyczące środka trwałego oraz wartości odpisów amortyzacyjnych znajdziemy w Ewidencji Środków Trwałych w zakładce Koszty -> Środki trwałe -> Amortyzacja.

Dokonujesz w swojej działalności zakupów ratalnych? Nie wiesz jak poprawnie rozliczyć taki zakup? Zapraszamy do zostawienia komentarza poniżej lub napisania do nas na info@infakt.pl – z przyjemnością odpowiemy.