Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju wydatki. Czy wszystkie z tych wydatków mogą zostać zaksięgowane i tym samym obniżyć podatek do zapłaty? Przedstawiamy wydatki, które nie mogą być kosztem firmowym.

Są wydatki, które mogą być kosztem dla przedsiębiorcy

Wydatek, aby mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełnić łącznie 2 warunki:

  • został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, czyli ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu
  • nie został wymieniony w przepisach podatkowych jako wydatek wyłączony z możliwości zaksięgowania go w koszty firmy.

Rozważając zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu należy więc (poza ustaleniem, czy wydatkowany został w celu osiągnięcia przychodu), sprawdzić, czy nie został wymieniony w katalogu kosztów, które nie mogą być wpisane do KPiR.

Jeśli powyższe warunki zostały spełnione, wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt naszej firmy, a tym samym pomniejszyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Niższa podstawa oznacza natomiast mniejszą zaliczkę do uregulowania. I o to właśnie chodzi.

Wydatki, które nie mogą być kosztem firmowym, to…

W ustawie wymieniony jest katalog zamknięty kosztów, w którym zostały ujęte wydatki, które niezależnie od celu, w jakim zostały poniesione, nie mogą był zaliczone do kosztów uzyskania przychodów!

Przykładami takich kosztów będą:

1. Wydatki związane ze środkami trwałymi

Wydatki na nabycie środków trwałych, czyli składników majątku o wartości przekraczającej 3500 zł, które będą użytkowane dłużej niż rok, nie mogą być zaliczane bezpośrednio do kosztów firmy.

Kosztem są dopiero odpisy amortyzacyjne dokonywane od tych składników. Wydatek ten będzie więc kosztem, ale nie jednorazowo w momencie zakupu (chyba, że przysługuje nam prawo do jednorazowej amortyzacji).

Co nie może być kosztem

Czy drogi zakup musi być środkiem trwałym?

Nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych zakupionych z dotacji, dopłat, subwencji.

Jeżeli dany środek został zakupiony z dotacji, to odpisy amortyzacyjne nie będą kosztem w części, którą pokryła dotacja.

2. Utracone zaliczki

Za koszt uzyskania przychodu nie uważa się strat powstałych w wyniku utraty zaliczki wpłaconej na poczet dostawy, bądź usługi, które nie zostały wykonane.

Wpłacone zaliczki nie są kosztem w momencie dokonania zapłaty, kosztem nie będzie również strata spowodowana utratą tej zaliczki, na przykład w związku z bankructwem kontrahenta.

Zaliczka jest kosztem uzyskania przychodu dopiero po dokonaniu całkowitej płatności za wykonaną usługę, zakupiony towar.

3. Koszty egzekucyjne

Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów kosztów egzekucyjnych nałożonych w związku z zaległościami w zobowiązaniach finansowych.

Jeżeli na przykład firma popada w długi, to nie może zaliczyć do kosztów wydatków związanych z wyegzekwowaniem zaległych płatności powstałych po wytoczonym postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Zakaz nie dotyczy wydatków poniesionych na rzecz obrony interesów firmy, czyli jeżeli podatnik ponosi koszty związane z egzekwowaniem swoich wierzytelności, a te dotyczą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Przykładowo, przedsiębiorca ujmie więc w kosztach wydatki, które zapłacił komornikowi ściągającemu dług, za niezapłaconą fakturę od jego kontrahentów, a nie ujmie w kosztach wydatków, które poniósł w przypadku wystawienia przed urząd skarbowy tytułu egzekucyjnego za niezapłacony podatek VAT.

4. Opłata produktowa

Podstawowa opłata produktowa stanowi koszt uzyskania przychodu, natomiast dodatkowa opłata produktowa naliczona w przypadku nie zapłacenia podstawowej opłaty produktowej w terminie, nie może stanowić kosztu firmy.

5. Grzywny, kary pieniężne, kary umowne i odszkodowania

Nie można uznać za koszty podatkowe grzywien, kar pieniężnych, odsetek od nich, które zostały orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym oraz w sprawach o wykroczenia.

Zaliczeniu do kosztów nie podlegają również kary umowne oraz odszkodowania, na przykład z tytułu: wad dostarczonych towarów, wad w wykonanych usługach, z wyjątkiem sytuacji, gdy zapłata takiej kary będzie dużo mniejszym kosztem niż potencjalna strata, którą przedsiębiorca poniesie, jeżeli zdecyduje się na zrealizowanie umowy.

6. Wierzytelności nieściągalne

Wierzytelności nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wyjątkiem będą wierzytelności nieściągalne, które zostały wcześniej zarachowane jako przychód należny, a ich nieściągalność została właściwie udokumentowana.

7. Wynagrodzenie przedsiębiorcy

Ustawa nie pozwala na zaliczenie do kosztów:

  • własnej pracy podatnika,
  • małoletnich dzieci podatnika,
  • małżonka podatnika.

8. Koszty podróży służbowych

Koszty związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ale podróż musi być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, a wysokość diety musi mieścić się w granicach określonego limitu. W ramach diety rozliczamy wydatki na wyżywienie.

Limitowi podlega również korzystanie z prywatnego samochodu. Do kosztów mogą być zaliczone wyłącznie wydatki do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Niezbędne jest tutaj prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu – kiedy musisz prowadzić?

9. Składki na rzecz organizacji

Przedsiębiorcy nie mają możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów składek na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa.

10. Dokształcanie przedsiębiorcy

Wydatki poniesione przed przedsiębiorcę na podnoszenie kwalifikacji, na przykład na odbycie kursu czy szkolenia, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania, jeżeli przedsiębiorca udowodni, że wiedza zdobyta podczas tych szkoleń zostanie wykorzystana w ramach prowadzonej działalności.

Będą to więc raczej szkolenia specjalistyczne, a nie powiększające poziom wiedzy ogólnej.

Kurs językowy w kosztach firmy

Chcesz rozliczać koszty w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.