Klienci z zagranicy, służbowe wyjazdy do innych krajów czy literatura naukowa w obcym języku – u wielu przedsiębiorców znajomość języka obcego jest niezbędna. Sprawdź ten prosty poradnik, aby przekonać się czy wydatki na kursy językowe można wrzucać w koszty.

Wydatki na edukację „wrzucić” w koszty – o ile spełniają kryteria

Wykwalifikowany przedsiębiorca i pracownik to podstawa dobrze funkcjonującej firmy. W związku z tym niektóre wydatki na szkolenia, kursy czy warsztaty można zaliczyć do kosztów firmowych, ale po spełnieniu warunków.

Należy wykazać ścisłe powiązanie wydatków na edukację z prowadzoną działalnością. Uzasadnienie to jest bardzo ważne, ponieważ tego typu wydatki służą nie tylko rozwojowi zawodowemu, ale także osobistemu.

W przypadku kontroli urzędu skarbowego, przy braku wystarczających dowodów na udowodnienie, że wydatek wprost służy firmie, urzędnik może podważyć zaliczenie np. kursu językowego do kosztów i konieczne będzie jego wyksięgowanie. W konsekwencji często zapłata podatku z odsetkami.

A zatem jak uzasadnić koszty kursów językowych?

Wydatki na edukację to koszty uzyskania przychodu

Kurs językowy wymaga dobrego uzasadnienia

Jeśli przedsiębiorca chce zaliczyć kurs językowy do kosztów działalności gospodarczej, musi posiadać stosowne dowody, które taki wydatek uzasadnią. Potrzebne są twarde dowody, które odnoszą się do charakteru prowadzonej działalności.

Koszt zostanie zaakceptowany jeżeli firma prowadzi transakcje z zagranicznymi klientami i ma na to dowody, np. umowy lub korespondencja dotycząca prowadzonej współpracy, wystawiane faktury, itd.

Każdy przypadek może być inny – ważne, aby odpowiednio go uzasadnić i wykluczyć wątpliwość, że przedsiębiorca zrobił to raczej na swoje potrzeby osobiste (dla podniesienia ogólnego poziomu swojego wykształcenia i umiejętności) niż dla uzyskania przychodów w działalności.

Ważne, że nie można rozliczać wydatków na kursy językowe, które być może w przyszłości przyniosą jakieś korzyści dla firmy. Np. przedsiębiorca chce rozliczyć koszt kursu języka niemieckiego, aby kiedyś w przyszłości zacząć sprzedawać swoje produkty do Niemiec. Taki koszt zostanie podważony.

kurs językowy w kosztach firmy

Kurs językowy dla pracownika

W sytuacji, gdy przedsiębiorca sam finansuje sobie kurs językowy, charakter osobisty takiego wydatku może wzbudzić czujność urzędników.

Nieco inaczej wygląda sfinansowanie kursu językowego dla pracownika. W takiej sytuacji również niezbędne jest wykazanie związku pomiędzy nauką konkretnego języka a prowadzoną działalnością i zwiększeniem osiąganych przychodów. Kurs językowy musi mieć uzasadnienie w obowiązkach wykonywanych przez pracownika.

Pracownik zatrudniony na umowę zlecenie również może otrzymać sfinansowanie kursu językowego, jednak taki zapis musi znaleźć się w umowie z odpowiednim uzasadnieniem wydatku.

Aby móc zaliczyć wydatek na kurs językowy do kosztów uzyskania przychodu należy pamiętać o posiadaniu stosownego dokumentu zawierającego dane firmowe, np. faktury.