Zakładając firmę można usłyszeć rozmaite porady od mniej lub bardziej zaawansowanych ekspertów. Podczas gdy jedni bardzo pomogą, inni wprowadzą w błąd, którego konsekwencje mogą być długotrwałe i daleko idące w skutki. Oto 7 „porad”, do których warto podejść z dużą dawką rezerwy.

1. Nie zakładaj firmy, bo to długotrwałe, trudne i łatwo się pomylić

Ile trwa założenie firmy? Przy dobrych układach ok. 2 godz. Możliwe nawet, że wszystkich obowiązków dopełnisz w jednym miejscu. Możesz wybrać się do urzędu miasta lub gminy i tam wszystko załatwić. Jeśli masz darmowy profil zaufany, zrobisz to przez Internet. A najprostszą opcją jest skorzystanie z Zakładania Firmy w inFakcie.

Co z nadaniem NIP? Ten numer posiadają wszyscy, którzy zaczęli pracę przed 2011 rokiem, kiedy zniesiono obowiązek posiadania NIP-u przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, więc dla nich problem nie istnieje. Jeśli zaś nie posiadasz NIP-u, to po prostu zostanie Ci on z urzędu nadany. Nie ma to jednak znaczenia, działalność możesz zacząć nie posiadając NIP-u. Jeśli wystawisz fakturę bez tego numeru, to natychmiast po nadaniu numeru sporządzisz korektę.

Co z ZUS-em? Owszem, założenie firmy wymaga także rejestracji w ZUS-ie, ale są urzędy miasta, które pozwalają dopełnić tego obowiązku. Podobnie jest w przypadku VAT-R, którym rejestrujesz się (opcjonalnie) do VAT-u.

2. Faktury wystawiaj na każdą sprzedaż

Jako że faktury są w wielu firmach na porządku dziennym, może się wydawać, że absolutnie każdą sprzedaż trzeba dokumentować fakturą. Ale tak nie jest. Faktury nie trzeba wystawiać, jeśli nabywcą jest osoba prywatna i o fakturę nie prosi.

Wtedy taką sprzedaż zapisuje się po prostu w ewidencji sprzedaży i na tej podstawie rozlicza się podatki lub nabija na kasę fiskalną. A zatem można prowadzić firmę i faktury wystawiać rzadko lub wręcz w ogóle.

3. Nie wprowadzaj samochodu do firmy, bo z tego wynikają tylko kłopoty

Masz samochód prywatny i prowadzisz firmę? Jeśli wprowadzisz samochód do firmy to sprzedając go będziesz musiał zapłacić podatek dochodowy, a być może także VAT – zapewne łatwo usłyszeć taki argument PRZECIW wprowadzeniu samochodu do firmy. Bądźmy jednak szczerzy, gdy mówimy o samochodzie, który nie ma zostać w najbliższym czasie sprzedany, nie ma to większego znaczenia. Zyski z amortyzowania jego wartości oraz rozliczania kosztów bez ograniczeń kilometrówki mogą z łatwością przewyższyć potencjalny podatek dochodowy od sprzedaży pojazdu.

Poza tym, jeśli posiadasz dowód zakupu samochodu wprowadzanego do firmy, to jako wartość początkową przyjmujesz cenę zakupu (a nie aktualną wartość). To może oznaczać, że amortyzujesz kwotę dużo wyższą, niż wartość pojazdu, która co miesiąc pokaźnie zmniejsza Twój podatek dochodowy do zapłaty.

4. Bierz fakturę na każdy zakup

Wielu przedsiębiorców praktykuje branie od sprzedawców faktur na każdy zakup, zapominając o tym, że są wówczas traktowani inaczej, niż osoby prywatne (konsumenci). Tę kwestię opisaliśmy w tym artykule. W skrócie, konsument cieszy się wieloma prawami i przywilejami, których nabywca firmowy nie posiada.

Najbardziej przydatne z tych praw pozwala konsumentowi odesłać towar kupiony przez internet bez podania przyczyny w ciągu 14 dni. Przedsiębiorcy, który wziął fakturę „na firmę” takie prawo nie przysługuje.

Dlatego faktury warto brać tylko na te zakupy, które planujesz rozliczyć w kosztach. Na inne nie.

5. Chcesz założyć firmę? Musisz rozstać się z etatem

Czy trzeba rzucać etat, aby prowadzić firmę? Z punktu widzenia formalności – nie trzeba. Co więcej, nie musisz nawet informować pracodawcy o tym, że zostałeś przedsiębiorcą, o ile nie jesteś funkcjonariuszem publicznym, np. policjantem (przy czym w takim przypadku musisz pamiętać, żeby w ramach firmy nie rozliczać kwoty wolnej od podatku).

Oczywiście, prowadzenie firmy będąc na etacie ma swoje cienie i blaski. Cienie są dość proste – praca na etacie i prowadzenie firmy może prowadzić do zaniedbania etatu. A to prosta droga do problemów finansowych.

A blaski? Najważniejszy jest taki: prowadzenie firmy, gdy jest się na etacie i zarabia równowartość pensji minimalnej sprawia, że płaci się tylko składkę zdrowotną. A prawie całą składkę zdrowotną można odjąć od podatku dochodowego płaconego w związku z etatem.

A gdy w ramach działalności gospodarczej zarabia się jeszcze mniej – nie więcej niż 50% minimalnego wynagrodzenia – to rejestrować firmy w ogóle nie trzeba i nie płaci się nawet tej składki zdrowotnej. To świetny sposób, żeby bez większych konsekwencji sprawdzić, czy pomysł na biznes „wypali”.

6. Za wszelką cenę nie rejestruj się do VAT-u

Rejestracja VAT nakazuje doliczanie VAT-u do każdej sprzedaży, która nie jest odgórnie zwolniona, opodatkowana poza Polską lub opodatkowana stawką 0%. Jakby na sprawę nie patrzeć, VAT zwiększa cenę i w związku z tym logicznym wydaje się zrezygnować z VAT-u, jeśli tylko można. A zwykle na początku działalności – można.

Jednak gdy klientem jest inny podatnik VAT, to podatek nie jest dla niego częścią wydatku. Może bowiem odliczyć VAT od zakupu odejmując go od VAT-u od własnej sprzedaży. A jeśli nie osiąga sprzedaży, to może też wnioskować o zwrot. A zatem zwiększanie kwoty podatkiem to tylko pozornie większy koszt dla nabywcy – o ile tylko prowadzi działalność gospodarczą (konsumenci nie mogą odliczać VAT-u).

Ogólnie, zasada jest prosta – oferujesz usługi na rzecz osób prywatnych? Nie rejestruj się do VAT-u. Handlujesz z firmami? Zarejestruj się.

7. Nie stać Cię na kasę fiskalną? Nie zakładaj firmy

Dość zajrzeć na popularny serwis aukcyjny, by stwierdzić, że kasa fiskalna nie należy do tanich zakupów. Najtańsze urządzenia kosztują kilkaset złotych. Wizja wydania tak dużej kwoty zniechęciła zapewne już niejednego obiecującego przedsiębiorcę, który planował sprzedawać na rzecz osób prywatnych (sprzedaż dla firm nie wymaga kasy fiskalnej). Zupełnie bez potrzeby.

Kupując kasę fiskalną można uzyskać pokaźny zwrot. Wynosi on 90% ceny netto zakupu (bez VAT), ale nie więcej niż 700 zł. VAT-owcy mogą tę kwotę odliczyć od VAT-u (w ramach deklaracji VAT-7), natomiast firmy zwolnione z VAT mogą uzyskać zwrot bezpośrednio na rachunek bankowy (po złożeniu w urzędzie skarbowym wniosku wraz z fakturą na zakup kasy). Tutaj trzeba jednak pamiętać, że ulga na zakup kasy przysługuje, o ile kasa będzie używana przynajmniej przez 3 lata (w tym czasie nie można zamknąć działalności).

W porządku, mimo tego niekiedy kasy fiskalnej warto uniknąć – jeśli tylko przepisy na to pozwalają. Jak? Dowiecie się z tego artykułu.

To oczywiście tylko kilka niezbyt dobrych „porad” dla początkujących przedsiębiorców. Jakie inne wskazówki słyszeliście zanim ruszyliście z działalnością?