15 pytań o kasę fiskalną w firmie

Kasa fiskalna w firmie – 15 najczęstszych pytań przedsiębiorców o konieczność zakupu, ewidencjonowania i stosowania ulgi na kasy fiskalne.

1. Jak uniknąć kasy fiskalnej w firmie?

Kasa fiskalna jest stosowana przez przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Kasy fiskalnej można jednak uniknąć.

Nie trzeba stosować kasy fiskalnej, jeśli:

• sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w roku 20 tys. zł. Jeśli firma istnieje mniej niż rok, należy ten limit proporcjonalnie wyliczyć.
• jeżeli zapłata za towar lub usługę w całości jest dokonywana za pośrednictwem poczty, banku bądź spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Przedsiębiorca musi prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży, na podstawie której można połączyć transakcje z poszczególnymi płatnościami.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

2. Jak obliczyć limit zwolnienia?

W przypadku nowego przedsiębiorcy, który dopiero rozpoczyna działalność i prowadzi ją w danym roku tylko przez kilka miesięcy, konieczne jest wyliczenie limitu – proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności i liczonego w dniach – pozwalającego na zwolnienie z kasy fiskalnej:

Firma została założona w 100. dniu roku, a więc będzie funkcjonowała przez kolejnych 265. Tym samym, żeby sprawdzić limit sprzedaży dla zwolnienia z kasy fiskalnej należy dokonać następującego wyliczenia: 20 000/365 x 265= 14.520,55 zł. Przedsiębiorca, który przekroczy tę kwotę, będzie zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej. 

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia na podstawie limitu prowadzi ewidencję sprzedaży, która umożliwia udowodnienie podczas kontroli prawa do korzystania ze zwolnienia.

Jak obliczyć limit zwolnienia z kasy fiskalnej?

3. Kiedy muszę zainstalować kasę, jeśli utraciłem prawo do zwolnienia?

Przedsiębiorca, który traci prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej, ma 2 pełne miesiące na zakup i instalację kasy fiskalnej. Liczymy je od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym prawo to utracono.

4. Kto musi mieć kasę fiskalną od 1. dnia działalności?

Istnieje grupa działalności, wobec których nie mają zastosowania żadne zwolnienia z rejestrowania sprzedaży kasą fiskalną i należy ją zainstalować przed pierwszą sprzedażą. Jest to m.in. dostawa:

• gazu płynnego
• części do silników
• nadwozi do pojazdów silnikowych
• przyczep, naczep, kontenerów
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (wyłączając motocykle)
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego
• sprzętu fotograficznego
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych (cd, dvd)
• tytoniu i alkoholu
• perfum, wód toaletowych
• przewóz pasażerski
• doradztwo podatkowe
• usługi prawne
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
• usługi związane z wyżywieniem, z wyjątkami
• opieka medyczna lekarzy oraz dentystów
• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów.

Kasa od pierwszego dnia działalności

5. Czy muszę zgłosić posiadanie kasy fiskalnej?

Tak. Jest to obowiązek, którego przedsiębiorca musi skrupulatnie pilnować. Zakup kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością poinformowania o tym urzędu skarbowego w terminie 7 dni od momentu fiskalizacji kasy. Zgłoszenie zawiera informacje o liczbie kas i miejscu ich użytkowania i dokonuje się go w formie pisemnej.

Po jego otrzymaniu urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny, który trzeba zamieścić na obudowie urządzenia. Nadany numer może być wysłany pocztą lub odebrany osobiście przez przedsiębiorcę.

6. Co to jest ulga na kasę fiskalną?

Ulga na kasę fiskalną polega na możliwości odliczenia od podatku VAT nawet 90% wartości kasy fiskalnej, nie więcej niż 700 zł. Ulgę można uzyskać wyłącznie na pierwsze urządzenia w działalności. Na refundację nie ma szans osoba, która prowadziła firmę, w której używała kasy fiskalnej, po czym zamknęła ją i po pewnym czasie otworzyła ponownie.

Przedsiębiorca musi:

• przed rozpoczęciem sprzedaży powiadomić urząd skarbowy o zamiarze stosowania kasy, liczbie kas i miejscu ich użytkowania,
• posiada kasę z homologacją Ministerstwa Finansów (nie można jej np. wydzierżawić),
• przechowuje dowód zapłaty za zakup kasy,
• rozpoczął korzystanie z kasy w terminie wymaganym przez przepisy,
• w ciągu 7 dni od rozpoczęcia stosowania kasy zawiadomił o tym urząd skarbowy.

Vatowiec może rozliczyć ulgę (odjąć od podatku VAT do zapłaty) w pierwszej deklaracji za okres, w którym rozpoczął jej używanie lub później – przepisy nie mówią o żadnym terminie końcowym.

Firmy, które nie wykazują VAT do zapłaty, mogą otrzymać zwrot ulgi. Nie da się tego zrobić jednorazowo – przedsiębiorca może w konkretnym okresie rozliczeniowym dostać zwrot w wysokości maksymalnie:

• 25% kwoty stanowiącej 90% ceny netto nabytego urządzenia, nie więcej niż 175 zł (gdy rozlicza się miesięcznie),
• 50% kwoty stanowiącej 90% ceny netto zakupu kasy fiskalnej, nie więcej niż 350 zł (gdy rozlicza się kwartalnie).

Ulga na zakup kasy fiskalnej

7. Kiedy muszę zwrócić ulgę na kasę fiskalną?

Korzystanie z ulgi jest niemożliwe, jeśli przedsiębiorca wcześniej prowadził już firmę i posiadał kasę. Kasa musi mieć homologację Ministerstwa Finansów, a przedsiębiorca musi posiadać dowód zakupu (faktura) i dowód zapłaty za nią. Kolejny warunek to powiadomienie urzędu skarbowego o zamiarze stosowania kasy przed jej instalacją oraz kolejne powiadomienie – o tym, że sprzedaż na kasie jest już rozpoczęta. Drugiego zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni.

Dodatkowo, ulgę trzeba oddać, jeśli do 3 lat od zakupu kasy:

• działalność została zlikwidowana,
• doszło do kradzieży lub zniszczenia urządzenia,
• nastąpiło spóźnienie z przeglądem technicznym,
• przeglądu dokonał nieautoryzowany serwis.

Nie trzeba zwracać ulgi na kasę fiskalną w przypadku, gdy urządzenia się nie używa, ale nadal znajduje się ono w firmie.

Zwrotu trzeba dokonać na konto urzędu skarbowego do:

• 25. dnia miesiąca (rozliczający się miesięcznie z VAT) lub kwartału (rozliczający się kwartalnie z VAT), w którym nastąpiła utrata dofinansowania,
• końca miesiąca następującego po miesiącu utraty ulgi – w przypadku zwolnionych z VAT.

Zwrot ulgi na kasę fiskalną

8. Jak uniknąć kasy w sprzedaży internetowej?

O ile działalność stacjonarna jest prosta, jeśli chodzi o prawidłowe fiskalizowanie sprzedaży, o tyle wystawienie paragonu w przypadku sprzedaży przez Internet sprawia kłopot. Dlaczego?

Przedsiębiorca powinien wystawić paragon:

• w momencie otrzymania zapłaty lub
• w dniu dostawy towaru, jeśli nastąpiła ona przed płatnością.

W przypadku płatności za pobraniem jest to praktycznie niemożliwe do wykonania – paragon bowiem musiałby wystawiać i wręczać… kurier. Sprzedaż online pozwala jednak często na skorzystanie ze zwolnienia ze stosowania kasy fiskalnej.

Zwolniona jest sprzedaż wysyłkowa, która spełnia łącznie 2 warunki:

• płatność następuje za pośrednictwem banku, poczty lub skoku
• sprzedawca prowadzi ewidencję nabywców, która zawiera dane pozwalające połączyć transakcję z płatnością (w tym adres nabywcy).

Sprzedaż, która nie spełnia tych warunków, jest zwolniona do kwoty limitu 20 tys. zł rocznie sprzedaży na rzecz osób prywatnych.

9. Czy muszę drukować zerowy raport fiskalny?

Raport dobowy trzeba wydrukować każdego dnia po zakończeniu sprzedaży, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jeśli nic nie sprzedaliśmy, możemy przyjąć, że obrót i kwota podatku są zerowe, a to z kolei oznacza, że nie trzeba drukować raportu fiskalnego. Podobnie rzecz ma się z brakiem sprzedaży w ciągu całego miesiąca – mimo że przepisy nie mówią konkretnie o takiej sytuacji, to takie jest zdanie urzędów skarbowych.

Czy muszę drukować zerowy raport fiskalny?

10. Co grozi za niewydanie paragonu?

Za niewydanie paragonu przedsiębiorcy grozi kara w postaci mandatu (ok. 4 tys. zł).

Wyższe kary dla przedsiębiorców w 2016

11. Czy mogę odliczyć VAT od zakupu kasy fiskalnej?

Tak, przedsiębiorca, który jest vatowcem, ma prawo odliczyć VAT z faktury za zakup kasy fiskalnej. Jest to czynność odrębna od zastosowania samej ulgi na kasę fiskalną, która polega na zmniejszeniu podatku VAT do zapłaty o kwotę ulgi.

12. Czy zakup kasy jest kosztem?

Tak, zakup kasy fiskalnej jest kosztem firmowym. Dodatkowo można rozliczyć normalnie podatek VAT z faktury, jeśli przedsiębiorca jest vatowcem oraz – skorzystać z ulgi na kasę fiskalną, która polega na pomniejszeniu podatku VAT, który przedsiębiorca musi zapłacić (nievatowiec może starać się o zwrot na rachunek bankowy).

13. Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej?

W przypadku awarii kasy fiskalnej przedsiębiorca nie może dokonywać sprzedaży. Istnieje jednak możliwość skorzystania z kasy rezerwowej, jeśli takową posiada – trzeba poinformować o tym urząd skarbowy. Nie ma możliwości „pożyczenia” kasy fiskalnej od innego podatnika, ponieważ każda jest przypisana do konkretnego podatnika (zawiera dane tylko jego firmy).

Awaria kasy fiskalnej a sprzedaż

14. Jak anulować błędny paragon?

Błąd, który dotyczy:

• stawki podatku VAT
• kwoty sprzedaży
• rodzaju i liczby towaru lub usługi.

jest błędem, którego nie da się anulować lub wycofać z kasy fiskalnej.

Przedsiębiorca musi prowadzić 2 ewidencje:

• zwrotów i reklamacji
• oczywistych pomyłek – i to właśnie tutaj wpisuje powyższe błędy, a następnie błędnie dokonaną transakcję wprowadza raz jeszcze na kasę fiskalną.

W ewidencji oczywistych pomyłek znajdują się następujące dane:

• wartość sprzedaży brutto
• kwotę VAT
• krótki opis przyczyny błędu
• oryginał paragonu.

Anulowanie błędnego paragonu

15. Obowiązki przedsiębiorcy posiadającego kasę fiskalną

Do zwyczajnych obowiązków przedsiębiorcy posiadającego kasę fiskalną, należy:

• wydawania klientowi oryginału paragonu,
• wykonywania raportu dobowego na koniec dnia sprzedaży,
• wykonanie raportu fiskalnego za okres miesięczny,
• zlecenie uprawnionemu serwisowi wykonania przeglądu technicznego kasy,
• przechowywania raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone, a także kopii paragonów – do 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane.

Kasa fiskalna – rozlicz z inFaktem