Prawo do zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów to jeden z najciekawszych tematów dla przedsiębiorców, bo koszty obniżają podatek do zapłaty. Niestety rozliczając koszty trzeba zachować dużą ostrożność. A to dlatego, że każdy zakup, który „wrzucimy w koszty” może zostać zakwestionowany przez urzędników. Kiedy tak się stanie?

Koszty pozwalają w prosty sposób obniżyć podatek dochodowy. Dzieje się tak dlatego, że podatek (obliczany na zasadach ogólnych lub liniowo) to procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. A więc wyższe koszty oznaczają po prostu niższy podatek. O tym który wydatek może być kosztem dowiecie się np. z inFakt TV.

Co za tym idzie, nie można jednak zapomnieć, że nie każdy wydatek może być kosztem. Ten artykuł pomoże Wam zweryfikować, czy zakup, który chcecie rozliczyć faktycznie może trafić do KPiR.

1. Dany wydatek odgórnie nie może być kosztem

Przed zaliczeniem wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy zawsze sprawdzić czy nie jest odgórnie wykluczony. Przepisy szczegółowo wymienia takie wydatki. Są to m.in.

  • wydatki na spłatę pożyczek (z pewnymi wyjątkami),
  • darowizny,
  • podatek dochodowy,
  • podatek od spadków i darowizn,
  • kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska,
  • własne wynagrodzenie.

Oczywiście takich wydatków wykluczonych odgórnie jest więcej. Wymienia je ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w Art. 23, do którego można zajrzeć w poszukiwaniu wykluczonych kosztów.

2. Wydatek nie ma związku z prowadzoną działalnością

Aby możliwe było zaliczenie wydatku do kosztów musi istnieć związek między zakupem a osiągnięciem przychodu. Dzieje się tak jeśli zakup jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. grafik kupuje najnowszą wersję CorelDraw.

W przypadku gdy taki związek nie istnieje to poniesionego wydatku nie można zaliczyć do kosztów. Stanie się tak jeśli grafik zakupi program, który służy nie do tworzenia grafiki, ale np. do tworzenia i edycji baz danych, czym nie zajmuje się w ramach prowadzonej działalności.

Jako że taki program nie jest związany z profilem działalności przedsiębiorcy to urzędnicy najpewniej zakwestionują jego zakup.

3. Zakup ma charakter reprezentacyjny

Wydatki o charakterze reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wprost w przepisach jako wydatek o takim właśnie charakterze został wymieniony alkohol. Co za tym idzie przedsiębiorca nie ma żadnej możliwości, by zakup np. szklaneczki whisky dla kontrahenta wrzucić do kosztów.

Charakter reprezentacyjny zakupu to niejednokrotnie kontrowersyjna kwestia, która często bywa rozstrzygana przez sądy. Trudność sprawia przede wszystkim określenie czym właściwie jest reprezentacja. Zgodnie z definicją widniejącą w słowniku języka polskiego to „okazałość” albo też „wystawność”. To jednak nieostre określenia, które są różnorako interpretowane.

Z dużą dozą prawdopodobieństwa można jednak powiedzieć, że przedsiębiorca nie zakwalifikuje do kosztów luksusowych wydatków, które:

  • mają na celu podniesienie prestiżu jego firmy,
  • odbiegają od standardów przyjętych w konkretnej branży.

Z pewnością za reprezentację można uznać drogie dzieło sztuki, które ma zdobić gabinet. Ale identycznie może się stać w przypadku zakupu wyszukanego długopisu z edycji kolekcjonerskiej.

4. Brak odpowiedniego udokumentowania

Jak stanowią przepisy, żeby wydatek rozliczyć w firmie musi być właściwie udokumentowany. Dowodem księgowym stanowiącym podstawę do zapisania kosztu w KPiR zwykle jest faktura.

W niektórych przypadkach dopuszczalne jest też skorzystanie z innego dokumentu. Zazwyczaj odnosi się to do sytuacji, w których uzyskanie faktury jest bardzo trudne lub niemożliwe. I tak do udokumentowania kosztu może posłużyć np. bilet dotyczący trasy powyżej 50 km zawierający określone dane, paragon za przejazd autostradą albo poświadczający zakup paliwa poza granicami Polski, czy też wyciąg z konta bankowego.

5. Zakup służy celom prywatnym

Samo zamieszczenie na fakturze nazwy firmy nie przesądza o możliwości zaliczania wydatku do kosztów. Istotne jest bowiem by zakup nie służył wyłącznie celom prywatnym, ale służbowym. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup, który nie posłuży mu w działalności to urzędnicy z pewnością nie pozwolą na jego zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów.

Istnieją takie sytuacje, w których wydatek ma związek zarówno ze sferą prywatną, jak i służbową przedsiębiorcy i wtedy rozlicza się go tylko w części. To procedura najczęściej spotykana w kontekście rozliczania wydatków związanych z mieszkaniem, w którym przedsiębiorca zarówno mieszka, jak i prowadzi działalność.

6. Niekiedy to przyjęta praktyka uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów

Możliwość wrzucania wydatków do kosztów firmowych stanowi częsty powód sporów na linii przedsiębiorcy – urzędnicy. Efektem są zarówno ogólne, jak i indywidualne interpretacje podatkowe w tym zakresie. Warto trzymać tu rękę na pulsie, by wiedzieć jakie są aktualne poglądy organów podatkowych w odniesieniu do poszczególnych, kontrowersyjnych kosztów.

Przykładem może być tu rozliczanie lunchu w kosztach firmowych. Przez wiele lat izby skarbowe wydawały różne interpretacje w tym temacie. Ostatecznie w listopadzie ub. r. Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wydanie interpretacji ogólnej, która stwierdza, że lunch może stanowić koszt, o ile przedsiębiorca jest w stanie udowodnić jego związek z uzyskanym przychodem.

Praktyka w tej kwestii została więc ujednolicona. Ale nie zawsze tak bywa. Warto wziąć to pod uwagę decydując się na zaliczenie wydatku do kosztów. Ostatecznie bowiem udowodnienie, że koszt służy działalności należy do przedsiębiorcy – warto więc przygotować odpowiednią argumentację, która to potwierdzi.