Wstęp

Samochód firmowy – to uzasadnione źródło kosztów niemal w każdej firmie. Właśnie dlatego warto poznać wszystkie aspekty rozliczania samochodu i robić to optymalnie. Pomoże Ci w tym niniejszy eBook!

Przeczytaj eBook „Jak kupić i sprzedać samochód firmowy?“, a poznasz odpowiedzi na pytania:

  • Jakie możliwości daje samochód w firmie?
  • Jak kupić samochód firmowy – gotówka, kredyt, a może leasing?
  • Jak przenieść samochód z majątku prywatnego do firmowego?
  • Jak rozliczyć sprzedaż samochodu firmowego?

eBook inFaktu „Jak kupić i sprzedać samochód firmowy?” to zwięzły i kompletny zasób wiedzy o rozliczaniu samochodu firmowego. Dzięki niemu stanie się to dla Ciebie proste i oczywiste. Szybko przekonasz się, czy włączenie samochodu do majątku firmy to opłacalna decyzja.

1. Samochód w firmie – prywatny czy firmowy?

Samochód można wykorzystywać i rozliczać praktycznie w każdej działalności. Wystarczy wykazać, że prowadzenie firmy wymaga podróży na dowolne odległości – krótko mówiąc przemieszczania się.

Dokąd? Przykładowo z mieszkania do biura, z biura do klienta, po towar, po wyposażenie, w miejsce wykonania usługi, na spotkanie z klientem, na konferencję, szkolenie, kurs i w jakimkolwiek innym celu. W wielu przypadkach wygodnym i tanim środkiem transportu jest samochód osobowy – dlatego to tak popularne źródło kosztów niemal w każdej firmie.

Samochód w firmie może, ale nie musi być majątkiem firmowym

Ogólnie, przedsiębiorcy mają trzy możliwości, jeśli chodzi o status samochodu, który rozliczają w firmie:

  1. Samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych.
  2. Samochód użyczony (na podstawie umowy).
  3. Samochód firmowy, tj. wprowadzony do majątku firmy.

Wydatki związane z samochodem można rozliczać zarówno wtedy, gdy samochód jest prywatny lub użyczony, jak również gdy pojazd należy do firmy. Rozliczanie kosztów samochodu prywatnego lub użyczonego jest jednak ograniczone limitem kilometrówki, natomiast samochód firmowy nie ma tego ograniczenia.

Kilometrówka to maksymalna kwota wydatków na samochód, którą można rozliczyć w kosztach w danym okresie. Ustala się ją na podstawie przebytych tras, zapisanych w specjalnej ewidencji. Liczbę przejechanych kilometrów mnoży się przez stawkę podaną w przepisach. Korzystając z tej opcji nie ma możliwości ujęcia w kosztach firmowych samego zakupu samochodu.

Czy te ograniczenia są konieczne? Oczywiście, że nie. Kilometrówka nie jest nam potrzebna, gdy samochód zostanie wprowadzony do majątku firmy. Mówiąc językiem księgowości – pojazd jest wówczas tzw. środkiem trwałym, czyli częścią majątku firmowego, przeznaczoną do użytkowania w działalności dłużej niż rok. Zakłada się wówczas, że samochód jest użytkowany tylko do celów firmowych. Mamy prawo rozliczać całość wydatków i nie ma potrzeby prowadzenia kilometrówki.

Czy jednak samochód w majątku firmowym ma jakieś wady? Wprowadzając pojazd do ewidencji środków trwałych trzeba się liczyć z tym, że w razie sprzedaży zysk należy potraktować jako przychód z działalności. W większości przypadków trzeba też zapłacić podatek VAT. Ta kwestia opisana jest szerzej w Rozdz. 4.

Porównanie samochodu firmowego i prywatnego lub użyczonego

samochód 1

2. Kupno samochodu firmowego

Zakup samochodu „na firmę” można sfinansować na trzy sposoby:

  • gotówką,
  • kredytem,
  • leasingiem.

Pierwszy ze sposobów, czyli gotówka jest najprostszy i dotyczy firm, które dysponują jednorazowo wystarczającymi zasobami oraz chcą je wydać właśnie na samochód. Natomiast kredyt i leasing pozwalają na zakup pojazdu, inwestując na wstępie niewielką kwotę lub nawet bez konieczności posiadania gotówki. Te sposoby zostały szerzej opisane w kolejnych podrozdziałach.

Zanim jednak przejdziemy do finansowania, warto przyjrzeć się sposobowi dokumentowania zakupu samochodu, gdyż od tego zależą możliwości jego rozliczenia w firmie.

jak-kupic-samochod-img1

Kredyt i leasing pozwalają na kupno samochodu bez gotówki lub inwestując niewielką kwotę

Faktura VAT 23%

Niezależnie od sposobu finansowania, kupując samochód „na firmę” przedsiębiorca powinien rozejrzeć się za sprzedawcą, który może na samochód wystawić fakturę VAT 23%. Tylko taki dokument sprzedaży pozwala bowiem na odliczenie tego podatku w związku z zakupem.

Fakturę VAT 23% wystawiają oczywiście dealerzy oferujący nowe samochody, ale nie tylko.

Może się zdarzyć, że samochód używany także jest sprzedawany na fakturę VAT 23%. Dzieje się tak ponieważ w niektórych przypadkach przedsiębiorca jest zmuszony, by do sprzedawanego samochodu firmowego doliczyć VAT. Decyduje o tym szereg zasad, które są opisane w Rozdz. 4.

Nabywca samochodu, który otrzyma przy zakupie fakturę VAT 23% ma prawo do odliczenia VAT z tej faktury. W przypadku samochodów osobowych zwykle jest to 50% VAT (druga połowa podatku stanowi koszt uzyskania przychodów).

Tylko po spełnieniu ściśle określonych warunków przedsiębiorca ma prawo odliczyć 100% VAT od kupna samochodu osobowego, a także od wydatków eksploatacyjnych. Aby to było możliwe, musi wykonać następujące czynności:

  • zgłosić pojazd do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26;
  • stworzyć regulamin użytkowania pojazdu;
  • prowadzić ewidencję przebiegu do celów VAT.

Taki samochód powinien być przeznaczony TYLKO do celów firmowych. Nawet jednorazowe użycie go do celów prywatnych może wykluczyć opcję odliczania 100% VAT.

Faktura marża

Faktura marża to częsty sposób dokumentowania sprzedaży samochodów używanych, spotykany zwłaszcza w komisach. Taka faktura sprawia, że sprzedawca płaci niższy VAT, niż w przypadku faktury 23%, ale z drugiej strony nabywca nie może go odliczyć.

Faktura marża oznacza, że właściciel komisu płaci VAT od marży, czyli różnicy pomiędzy ceną zakupu samochodu od poprzedniego właściciela, a ceną jego sprzedaży. Jednak ani kwoty marży, ani kwoty VAT nie zamieszcza się na fakturze. Skutkuje to m.in. tym, że nabywca takiego samochodu nie ma prawa do odliczenia VAT. W zamian nabywca w kosztach firmowych ujmuje kwotę brutto, a zatem VAT zawarty w kwocie sprzedaży stanowi koszt.

Umowa sprzedaży

Oczywiście przedsiębiorca może także nabyć samochód od osoby prywatnej. W takiej sytuacji spisywana jest umowa kupna-sprzedaży. Na umowie jako nabywcę przedsiębiorca może wpisać swoje imię i nazwisko, a następnie odrębnym oświadczeniem wprowadzić zakupiony samochód do majątku firmowego. Wówczas kwota z umowy stanowi podstawę do ustalenia wartości początkowej pojazdu, którą można rozliczać stopniowo w kosztach (według zasad amortyzacji). Ta kwestia jest opisana w Rozdz. 3.

1. Samochód firmowy na kredyt

Przedsiębiorca, który nie dysponuje gotówką lub nie chce przeznaczać jej na samochód, może sfinansować zakup kredytem. Pod tym względem banki oferują dwie opcje:

  • kredyt samochodowy dla firm,
  • kredyt gotówkowy (obrotowy) na dowolny cel.

W obu przypadkach przedsiębiorca może sfinansować kredytem cały zakup. Warto jednak przemyśleć wniesienie wkładu własnego, który obniża koszt kredytu, a tym samym miesięczną ratę.

Przedsiębiorca może też bez ograniczeń ujmować w kosztach wydatki na samochód (paliwo, części zamienne). Nie musi w tym celu prowadzić kilometrówki. Możliwość rozliczania samego zakupu pojazdu (przez amortyzację) zależy jednak od statusu własności samochodu (ta kwestia jest opisana poniżej).

Odsetki od raty kredytu jako koszty firmowe

W przypadku obu rodzajów kredytów kosztem dla przedsiębiorcy mogą być odsetki od raty kredytu, o ile zakupiony samochód stanowi majątek firmowy (tj. został wprowadzony do ewidencji środków trwałych). Przedsiębiorca ma prawo ujmować w kosztach odsetki na podstawie np. wyciągu z konta bankowego. Należy jednak pamiętać, że koszt stanowią tylko odsetki, a nie sama spłata kapitału.

Pomiędzy kredytem samochodowym i gotówkowym są jednak istotne różnice.

Kredyt samochodowy

Kredyt samochodowy to po prostu kupno samochodu „na raty”. Ten kredyt ma zazwyczaj znacznie lepsze warunki (niższe oprocentowanie, niższa marża) niż kredyt gotówkowy. Ma też jednak wady, które sprawiają, że nie zawsze się opłaca.

Jeżeli zakupiony samochód stanowi zabezpieczenie spłaty kredytu to przedsiębiorca nie może go swobodnie sprzedać, dopóki nie zostaną spłacone wszystkie raty. Stosowane formy zabezpieczenia są różne, np.:

Bank staje się współwłaścicielem samochodu

W tej opcji bank jest wpisany do dowodu rejestracyjnego jako współwłaściciel samochodu. To niekorzystna opcja dla przedsiębiorcy, ponieważ można amortyzować tylko tę część wartości pojazdu, która należy do przedsiębiorcy (zazwyczaj 51%).

Pozostałą część kwotę można amortyzować dopiero po spłaceniu wszystkich rat, wówczas bank przestaje być współwłaścicielem.

Zastaw rejestrowy

Samochód kupiony w ramach kredytu samochodowego staje się przedmiotem „zastawu”, ta informacja znajduje się w dowodzie rejestracyjnym. Jednocześnie pojazd ten figuruje w Rejestrze Zastawów. Zastaw zwykle wiąże się z określonymi regułami, które mówią np. po ilu niespłaconych ratach bank może przejąć samochód na własność. Ta opcja jest jednak o tyle korzystna, że nie ma wpływu na amortyzację – można od razu amortyzować 100% wartości samochodu.

Cesja praw z polisy AC

Dodatkowym zabezpieczeniem kredytu jest ustalenie, na mocy którego w razie wypłaty z AC, odszkodowanie w pierwszej kolejności trafia do banku. W ten sposób bank zabezpiecza się przed zmniejszeniem wartości kredytowanego samochodu. Cesja praw z polisy jest zazwyczaj połączona z zastawem lub współwłasnością.

Kredyt gotówkowy

Kredyt gotówkowy „na dowolny cel” nie jest zabezpieczony kupionym samochodem, tylko w inny sposób uzgodniony w umowie z bankiem. Bank może udzielić też kredytu bez zabezpieczenia, na podstawie historii współpracy. Oznacza to, że kupując samochód na kredyt gotówkowy, pojazd można sprzedać w dowolnym momencie. Ponadto, bank nie jest współwłaścicielem samochodu, więc przedsiębiorca rozlicza jego amortyzację tak, jakby był kupiony za gotówkę.

Ceną za te cechy kredytu gotówkowego jest zazwyczaj wyższe oprocentowanie, co skutkuje wyższą ratą. Analogicznie, wyższa może być marża banku.

Jeśli chodzi o rozliczanie odsetek od kredytu gotówkowego w kosztach firmowych, warto zwrócić uwagę, że jest to możliwe tylko wówczas, gdy nie ma wątpliwości, na jaki cel kredyt został przeznaczony. Jeśli przedsiębiorca kupi za kwotę kredytu samochód „na firmę” to nie ma takich wątpliwości, ale te wątpliwości pojawią się np. gdy kredyt jest na znacznie wyższą kwotę, niż wartość samochodu.

Porównanie kredytu gotówkowego i samochodowego

samochód 2

2. Samochód firmowy w leasingu

Ciekawą opcją zakupu samochodu „na firmę” jest leasing, którego zasady mogą być korzystniejsze od zasad kredytu samochodowego.

Leasing operacyjny na samochód – podstawy

Leasing operacyjny to sposób finansowania zakupu „na firmę”, właścicielem danej rzeczy (w naszym przypadku samochodu) pozostaje leasingodawca, np. bank. Pod tym względem jest to podobny mechanizm do kredytu samochodowego, przy czym tutaj leasingodawca dysponuje 100% własności samochodu.

W tym modelu leasingobiorca niejako wynajmuje samochód od leasingodawcy, w zamian za co wnosi jednorazową opłatę wstępną (czynsz inicjacyjny), a następnie opłaca faktury leasingowe przez z góry określony czas. Po upływie tego okresu, leasingobiorca ma zwykle prawo do wykupu samochodu – za określony procent jego wartości lub konkretną kwotę.

Rozliczanie kosztów pojazdu leasingowanego

W trakcie okresu leasingowania przedsiębiorca ma prawo do rozliczania wszystkich wydatków na samochód (podobnie jak w przypadku zakupu za gotówkę lub na kredyt). Nie trzeba w tym celu prowadzić kilometrówki.

A co z kosztami rat leasingowych? Mimo że raty leasingowe mogą przypominać raty kredytu, to jednak pod względem podatkowym są traktowane inaczej. Kosztem uzyskania przychodów są bowiem pełne kwoty opłacanych rat leasingowych. Co więcej, można także odliczać VAT na standardowych zasadach (50% lub 100% VAT w zależności od rodzaju i/lub sposobu wykorzystania samochodu). Dla przypomnienia – w przypadku rat kredytu  koszt stanowią TYLKO odsetki.

Porównanie sposobów zakupu samochodu

samochód 3

3. Przeniesienie samochodu z majątku prywatnego do firmowego

W przypadku, gdy przedsiębiorca posiada samochód w majątku prywatnym może rozliczać wydatki z nim związane korzystając z kilometrówki, czyli do ustalonego limitu. Aby ujmować koszty dotyczące samochodu bez ograniczeń należy przekazać go do majątku firmowego. Jak tego dokonać?

  1. Ustalić wartość początkową samochodu.
  2. Sporządzić oświadczenie o przeniesieniu samochodu do majątku firmy.
  3. Wprowadzić samochód do tzw. środków trwałych i zapisać w ewidencji.

Środki trwałe to takie składniki majątku firmy, które są przeznaczone do użytkowania dłużej niż rok. Samochody, które wprowadza się do środków trwałych obowiązkowo podlegają amortyzacji, czyli stopniowemu ujmowaniu w kosztach przez określony czas. Amortyzuje się kwotę stanowiącą wartość początkową pojazdu, którą trzeba określić w momencie wprowadzania samochodu do firmy.

Jak ustalić wartość początkową samochodu?

Wartość początkowa samochodu to cena jego zakupu, powiększona o ewentualne koszty dodatkowe np. koszt rejestracji. W przypadku przekazania pojazdu do majątku firmowego, wartość początkową ustala się w zależności od tego, czy przedsiębiorca dysponuje dowodem zakupu.

1. Jeżeli przedsiębiorca posiada dowód zakupu, to cena widniejąca na fakturze/umowie jest podstawą ustalenia wartości początkowej.

Co istotne – nie ma znaczenia ile czasu minęło od zakupu samochodu. Jak łatwo się domyślić, wprowadzenie prywatnego samochodu do majątku firmowego może się okazać opłacalne, gdy cena zakupu znacznie przewyższa aktualną wartość rynkową.

2. Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje dowodem zakupu, to wartość samochodu należy samodzielnie oszacować.

W takim wypadku należy wartość początkową pojazdu ustalić na podstawie wartości rynkowej. Trzeba odszukać oferty sprzedaży porównywalnych pojazdów, dostępnych na rynku w grudniu roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym samochód został przekazany na cele działalności gospodarczej.

jak-kupic-samochod-img2

Limit kilometrówki nie dotyczy przedsiębiorcy, jeżeli przeniesie on samochód z majątku prywatnego do firmowego

4. Sprzedaż samochodu firmowego

Wprowadzenie samochodu do majątku firmowego lub kupno samochodu „na firmę” sprawia, że w momencie sprzedaży pojazdu trzeba rozliczyć uzyskany w ten sposób przychód. a niekiedy także VAT.

Podatek dochodowy przy sprzedaży samochodu

Konieczność ujęcia przychodu ze sprzedaży samochodu firmowego pod względem podatku dochodowego pojawia się zawsze. Pytanie brzmi jak wysoki powinien to być przychód. Można tu wyróżnić dwie sytuacje:

  1. Jeżeli przedsiębiorca jest w 100% właścicielem samochodu wpisanego do majątku firmy, to w przychodach zapisuje pełną kwotę netto (tj. bez VAT), którą uzyskał ze sprzedaży.
  2. Jeżeli przedsiębiorca jest współwłaścicielem samochodu wpisanego do majątku firmy, to w przychodach zapisuje procent kwoty netto (tj. bez VAT) uzyskanej ze sprzedaży, odpowiadający procentowemu udziałowi we własności. W praktyce oznacza to, że sprzedaż samochodu będącego współwłasnością przedsiębiorca powinien udokumentować umową sprzedaży na 100% jego wartości, a w przychodach wykazać tylko odpowiednią część.

Konieczność zapłaty podatku dochodowego może pojawić się również wtedy, gdy samochód jest w pierwszej kolejności przeniesiony do majątku prywatnego, a dopiero później sprzedany. Podatek dochodowy należy zapłacić, jeżeli od momentu wycofania samochodu z firmy nie upłynęło jeszcze 6 lat.

Pewnym sposobem na uniknięcie konieczności zapłaty podatku dochodowego jest przekazanie samochodu w darowiźnie osobie z pierwszej grupy podatkowej (m.in. rodzice, rodzeństwo). W takim wypadku osoba obdarowana nie musi płacić podatku dochodowego od sprzedaży samochodu, o ile sprzeda go po okresie dłuższym niż 6 miesięcy, od momentu otrzymania pojazdu w darowiźnie.

VAT przy sprzedaży samochodu firmowego

Sprzedaż samochodu firmowego może oznaczać również konieczność zapłaty VAT. W niektórych przypadkach przedsiębiorca ma obowiązek opodatkować sprzedaż samochodu podatkiem VAT lub skorygować odliczony podatek. Jedna i druga opcja wiąże się z szeregiem warunków.

Kiedy przy sprzedaży samochodu należy wystawić fakturę VAT 23%?

Sprzedaż samochodu firmowego należy udokumentować fakturą VAT 23% zawsze wtedy, gdy samochód używany jest w działalności opodatkowanej. Nie ma znaczenia, jaki procent VAT od kupna samochodu odliczył przedsiębiorca. Co więcej, sprzedaż samochodu jest opodatkowana podatkiem VAT także wtedy, gdy podczas kupna w ogóle nie można było go odliczyć (np. z uwagi na zakup na podstawie faktury marża, czy przeniesienie samochodu z majątku prywatnego do firmowego).

Szczególnie niekorzystny jest przypadek, w którym przedsiębiorca w ogóle nie odliczył VAT, a przy sprzedaży ma obowiązek go naliczyć. Taka osoba może jednak w pierwszej kolejności przenieść pojazd do majątku prywatnego, a później go sprzedać. W ten sposób przedsiębiorca uniknie konieczności doliczenia VAT przy sprzedaży samochodu.

Tego mechanizmu nie można natomiast zastosować, gdy przedsiębiorca odliczył VAT częściowo – wówczas przeniesienie do majątku prywatnego opodatkowuje się podatkiem VAT 23%.

Kiedy możliwa jest korekta nieodliczonego VAT?

Przedsiębiorca, który wprowadził do firmy samochód osobowy z opcją częściowego odliczenia VAT, może mieć prawo do korzystnej korekty tego podatku wynikającej ze sprzedaży samochodu. Dzieje się tak dlatego, że w momencie sprzedaży zmienia się status samochodu. Aby dobrze zobrazować ten mechanizm, warto dowiedzieć się kto i kiedy odlicza tylko 50% VAT.

W przypadku samochodów o masie poniżej 3,5 tony, które nie kwalifikują się do kategorii pojazdów specjalnych, a także nie posiadają zaświadczeń VAT-1, VAT-3 lub VAT-4 możliwe jest odliczenie:

  • 100% VAT – jeżeli są wykorzystywane tylko do celów firmowych.

Wymaga to sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu z firmie, zgłoszenia samochodu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, a także prowadzenia ewidencji przebiegu do celów VAT, zgodnie z kryteriami opisanymi w przepisach.

  • 50% VAT – jeżeli służą do użytku mieszanego.

Rodzaj dysponowania mieszany jest wtedy, gdy przedsiębiorca używa samochodu zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych.

Zmiana statusu w przypadku sprzedaży

Sprzedaż samochodu, od którego został odliczony VAT tylko w części, zmienia jego rodzaj dysponowania z mieszanego na firmowy. Pozostałe, nieodliczone 50% VAT może stanowić podstawę do korekty VAT, czyli odzyskania tego podatku. Są tutaj dwie opcje:

1. Samochody o wartości początkowej powyżej 15 000 zł

Okres korekty wynosi 60 miesięcy, począwszy od miesiąca, w którym dokonano nabycia samochodu.

Procent VAT do skorygowania (odzyskania) zależy od tego, w którym miesiącu nastąpiła sprzedaż (czyli zmiana przeznaczenia pojazdu z „mieszanego” na „firmowy”). Liczba miesięcy pozostałych do końca okresu korekty w stosunku do całego okresu korekty, określa procent VAT do odzyskania.

Oznacza to, że jeżeli przykładowo sprzedaż następuje w 20 miesiącu okresu korekty to można odzyskać 40/60 , co równa się 2/3 z nieodliczonych 50% VAT. Natomiast w przypadku, gdy sprzedaż ma miejsce w 50 miesiącu od zakupu, można odzyskać 10/60, czyli 1/6 z nieodliczonego 50% VAT. Z kolei, gdy sprzedaż następuje w 61 miesiącu to podatku VAT nie można już odzyskać wcale. W takiej sytuacji nie dokonujemy bowiem korekty.

Samochody o wartości początkowej poniżej 15 000 zł

Okres korekty wynosi 12 miesięcy, począwszy od miesiąca, w którym dokonano nabycia samochodu. Zasada stosowania korekty VAT jest analogiczna do opisanej powyżej.

Jeżeli przykładowo sprzedaż samochodu następuje w 2 miesiącu to można odzyskać 10/12 (5/6) z 50% nieodliczonego VAT, a jeżeli w 10 miesiącu to 2/12 (1/6) z 50% nieodliczonego VAT. Po okresie korekty (czyli po upływie 12 miesięcy) podatku VAT nie można już odzyskać, ponieważ korekty nie dokonuje się.

W obu przypadkach skutki takiej korekty w podatku dochodowym są takie, że odzyskaną wartość VAT należy wykazać jako przychód.

Rozliczaj samochód firmowy z inFaktem!

Samochód w firmie to wygoda i oszczędność – o ile potrafisz go rozliczyć. Na szczęście nie musisz tego robić sam!

W programie inFakt.pl możesz automatycznie:

  • rozliczać amortyzację – wystarczy, że podasz wartość samochodu;
  • odliczać VAT od kupionego samochodu – aplikacja automatycznie obliczy odpowiednią wartość;
  • rozliczać faktury leasingowe;
  • błyskawicznie dodawać koszty pojazdu (części, serwis i inne) oraz paliwa;
  • rozliczać kilometrówkę i generować ewidencję przebiegu pojazdu.

W inFakcie to wszystko jest banalnie proste – rozliczysz pojazd szybciej niż Ci się wydaje. Po prostu załóż darmowe konto, a otrzymasz 30-dniowy okres próbny. Sprawdzisz bez zobowiązań jak to działa w inFakcie!