Faktura wewnętrzna

Od początku 2013 r. przedsiębiorcy nie muszą wystawiać faktur wewnętrznych i przechowywać ich w dokumentacji. Zamiast nich, można wystawiać noty wewnętrzne, aby dysponować potwierdzeniem rozliczeń na wypadek kontroli podatkowej. W jakich przypadkach przydaje się dokument analogiczny do dawnej faktury wewnętrznej?

Zgodnie z ogólnymi zasadami ustawy o VAT sprzedaż towarów i usług jest dokumentowana fakturami. Czasami jednak przedsiębiorca jest także opodatkowany VAT-em z tytułu transakcji innych niż sprzedaż. Do końca 2012 r. transakcje te były dokumentowane fakturami wewnętrznymi. Obecnie nie trzeba tego robić, ale wciąż jest to dozwolone – może do tego posłużyć nota wewnętrzna.

Nota (faktura) wewnętrzna opisuje rozmaite zdarzenia gospodarcze. Do popularnych i często spotykanych należą: nieodpłatne przekazanie towarów i nieodpłatne świadczenie usług oraz import usług.


Nieodpłatne przekazanie towarów oraz nieodpłatne świadczenie usług

Wg ustawy o VAT opodatkowane jest:
  • nieodpłatne przekazanie zakupionych towarów na cele osobiste oraz inne darowizny, jeżeli w związku z zakupem przedsiębiorca miał prawo odliczyć VAT,
  • analogicznie: przekazanie produktów, jeżeli przy zakupie zużytych do produkcji materiałów przedsiębiorca miał prawo odliczyć VAT,
  • użycie zakupionych towarów dla celów innych niż działalność gospodarcza, jeżeli przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia VAT,
  • nieodpłatne świadczenie usług do celów innych, niż działalność gospodarcza.
Obowiązek podatkowy powstaje w okresie, w którym nastąpiło nieodpłatne przekazanie lub świadczenie. Podstawą opodatkowania jest:
  • w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów / produktów: cena nabycia bez podatku lub koszt wytworzenia,
  • w przypadku nieodpłatnego świadczenia usług: koszt świadczenia tych usług przez podatnika.

Opodatkowaniu nie podlega nieodpłatne przekazanie:

  • 1. drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych,
  • 2. prezentów o małej wartości (do 100 zł – wiele prezentów przekazanych jednej osobie w roku podatkowym; do 10 zł – prezenty jednorazowe)
Podatek VAT związany z takim zdarzeniem należy obliczyć i wpłacić we własnym zakresie. Faktura (nota) wewnętrzna może służyć jako dodatkowe potwierdzenie takiego działania. Kwota VAT należnego w niektórych przypadkach jest wówczas kosztem uzyskania przychodu – jeżeli zostały spełnione wymogi określone w art. 23, ust 1, pkt 43 lit b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykład: Firma handlowa w styczniu zakupiła do dalszej odsprzedaży samochód. Kwota VAT przy zakupie została odliczona. Trzy miesiące później w kwietniu z tytułu premii sprzedażowej samochód został podarowany kontrahentowi. Obowiązek podatkowy z tytułu nieodpłatnego przekazania towarów powstaje w kwietniu, VAT należny zostaje wyliczony, wykazany na deklaracji VAT i zapłacony. Celem potwierdzenia transakcji, firma sporządza notę wewnętrzną na wypadek kontroli podatkowej. Kwota VAT należnego, ujęta w rejestrze sprzedaży i deklaracji VAT, jest dla firmy podatkowym kosztem uzyskania przychodów.

Rozliczenie VAT z tytułu importu usług

Inny częsty przykład transakcji, którą przed 2013 r. dokumentowała faktura wewnętrzna, to import usług. Wg ustawy o VAT podatnikami w przypadku importu usług są polscy przedsiębiorcy. Miejscem świadczenia tego typu usług jest bowiem kraj, w którym siedzibę posiada usługobiorca. Stąd VAT jest rozliczany w Polsce przez polskiego przedsiębiorcę, nabywającego usługi od zagranicznych kontrahentów. Najprostsze przykłady tego typu transakcji, to zakup usług reklamowych w systemie Google AdWords lub w serwisie Facebook – wówczas usługodawcy mają siedzibę poza Polską (w Irlandii).

Od powyższej ogólnej zasady ustawa o VAT przewiduje wyjątki, miedzy innymi:
  • w przypadku usług związanych z nieruchomościami (m.in. zakwaterowanie w hotelach, rzeczoznawcy, pośrednicy w obrocie nieruchomościami): miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości,
  • usługi restauracyjne i cateringowe: miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym usługi są praktycznie wykonywane.
Podstawą opodatkowanie jest kwota z wystawionej przez kontrahenta faktury, którą usługobiorca obowiązany jest zapłacić. Kwoty wyrażone w walutach obcych przelicza się wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Do kwoty z faktury otrzymanej od kontrahenta zagranicznego dolicza się VAT według polskiej stawki. Aby potwierdzić ten fakt, można sporządzić notę wewnętrzną. Kwota VAT należnego jest jednocześnie kwotą VAT naliczonego.

Przykład: Przedsiębiorca nabył od firmy francuskiej usługę wdrożenia systemu księgowego. Usługa została zakończona 19 marca. Miejscem świadczenia usługi jest Polska – kraj w którym usługobiorca posiada siedzibę. VAT jest rozliczany przez polskiego przedsiębiorcę. Obowiązek podatkowy powstaje 19 marca, kwota w euro zostaje przeliczona na złotówki wg kursu średniego NBP z dnia 18 marca. Na podstawie faktury wewnętrznej zostaje wyliczony VAT należny i VAT naliczony. Przedsiębiorca rozlicza VAT z tytułu importu usług w deklaracji za marzec.

Za dany okres rozliczeniowy przedsiębiorca może wystawić jedną fakturę wewnętrzną, która będzie dokumentowała dokonane w tym okresie transakcje.

Elementy noty (faktury) wewnętrznej

Nota (faktura) wewnętrzna nie jest obligatoryjna, więc nie ma zasad określających jej treść. Jeśli jednak firma chce wystawiać takie dokumenty, to powinny one zawierać:
    numer dokumentu oraz data sprzedaży towaru / wykonania usługi i data wystawienia noty,
  • dane sprzedawcy i nabywcy: nazwy, adresy, numery NIP,
  • nazwa (rodzaj) miarę i ilość lub zakres sprzedawanych towarów/świadczonych usług
  • cena jednostkowa netto towaru / usługi (bez podatku); zbiorcza wartość sprzedaży netto (bez podatku); kwota brutto: należność za sprzedaż ogółem wraz z należnym podatkiem - wyrażona cyframi i słownie.
  • kwota podatku ogółem z podziałem na poszczególne stawki podatku.
  • Wystaw notę wewnętrzną w inFakt.pl

    Chcesz szybko wystawić notę wewnętrzną, która może z powodzeniem zastąpić fakturę wewnętrzną? Jest na to bardzo prosty sposób – inFakt.pl. Program do księgowości inFakt.pl umożliwia użytkownikom automatyczne generowanie not wewnętrznych na podstawie wprowadzonych kosztów zagranicznych.

    Po zalogowaniu się do programu należy kliknąć na zakładkę Koszty, a następnie Dodaj koszt. Przy wpisywaniu danych kontrahenta zagranicznego trzeba pamiętać, aby zaznaczyć kraj, w którym kontrahent ma siedzibę. Należy także wpisać numer VAT-UE kontrahenta.

    Następnie definiujemy walutę, w której faktura została wystawiona, oraz rodzaj kosztu:
    • towar w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
    • usługa w przypadku importu usług.
    Aplikacja przelicza kwotę netto z waluty obcej na złotówki wg prawidłowego kursu. Bezpośrednio po zapisaniu kosztu, nota wewnętrzna jest dostępna do wydruku w prawym menu (pozycja pierwsza od dołu – Drukuj notę wewnętrzną). Ta opcja pozwala zapisać notę jako PDF. To naprawdę proste.

    Najlepiej przekonaj się sam! Już teraz załóż konto na inFakcie i wypełnij dane księgowe. Dzięki temu otrzymasz bezpłatny 30-dniowy test, który umożliwi wystawianie not wewnętrznych. Przekonasz się, czy inFakt jest dla Ciebie!

    Data modyfikacji:2014-06-23

    Od 2008 roku wspólnie z zespołem zmienia rynek usług księgowych tak jak kilka lat temu rynek usług bankowych zmienił mBank.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: