Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

W ostatnim czasie wprowadzona została nowa funkcja w aplikacji inFakt, która pozwoli zaoszczędzić czas niejednemu przedsiębiorcy. Osoby mające obowiązek składania informacji podsumowującej VAT-UE mogą wysłać ją teraz bezpośrednio z aplikacji.

Kto ma obowiązek złożyć deklarację VAT-UE?

VAT-UE to informacja podsumowująca dokonane przez podatnika wewnątrzwspólnotowe transakcje.

Deklarację VAT-UE mają obowiązek składać przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT UE, którzy w danym okresie rozliczeniowym dokonali przynajmniej jednej z następujących czynności:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) – zakupu towarów z Unii Europejskiej;
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) – sprzedaży towarów do krajów unijnych;
  • sprzedaży usług do krajów Unii Europejskiej, dla których podatnikiem jest ich nabywca.

Podatnik zwolniony a zakup towarów z UE

Deklaracja VAT-UE – miesięcznie czy kwartalnie?

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT UE zazwyczaj powinni składać informacje podsumowujące VAT-UE za okresy miesięczne.

Ustawa o VAT dopuszcza także inną możliwość – uzależnioną od tego jaki rodzaj czynności unijnych jest wykonywany oraz jakie są sumy wartości tych transakcji. Przedsiębiorca, który chce składać deklaracje VAT-UE rzadziej, a mianowicie co kwartał musi spełnić dodatkowe warunki.

Jeżeli na terenie krajów unijnych sprzedajemy lub kupujemy towary to aby móc dostarczać deklaracje VAT-UE za okresy kwartalne muszą być spełnione następujące warunki:

  • całkowita wartość transakcji WDT (bez podatku VAT) nie może przekroczyć w bieżącym kwartale, a także w żadnym z czterech poprzednich kwartałów kwoty 250 000 zł;
  • suma WNT (nie wliczając podatku VAT) nie może być większa od 50 000 zł.

W razie, gdy przynajmniej jeden z powyższych warunków nie będzie spełniony podatnik VAT-UE zobowiązany jest do składania do urzędu skarbowego informacji podsumowujących VAT-UE w trybie miesięcznym.

W przypadku natomiast wyłącznie świadczenia usług, dla których podatnikiem jest nabywca (bez równoczesnego sprzedawania ani nabywania towarów na terenie Unii Europejskiej) nie został określony w przepisach żaden limit. Oznacza to, że mamy wówczas prawo do składania kwartalnych deklaracji VAT-UE bez spełnienia dodatkowych warunków.

Kwartalne deklaracje VAT-UE a przekroczenie limitu w trakcie kwartału

Przekroczenie limitu wartości transakcji WNT lub WDT implikuje konieczność składania informacji podsumowującej za okresy miesięczne. Może się oczywiście zdarzyć, że stanie się to w trakcie trwania danego kwartału. W takim wypadku należy złożyć do urzędu skarbowego deklaracje VAT-UE za poszczególne miesiące, które upłynęły od momentu rozpoczęcia kwartału, w którym limit został przekroczony. Czas na złożenie deklaracji mamy do 15-stego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym suma odpowiednich transakcji jest wyższa od 250 000 zł lub 50 000 zł.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy przekroczenie jednej z powyższych kwot miało miejsce w ostatnim miesiącu danego kwartału. Wówczas wystarczające będzie złożenie jednej deklaracji VAT-UE za bieżący kwartał. Dopiero począwszy od kolejnego kwartału trzeba będzie składać miesięczne informacje podsumowujące VAT-UE.

Termin złożenia deklaracji VAT-UE

Standardowy termin w jakim należy złożyć deklarację VAT-UE to nie później niż do 15-stego dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale).

Termin może się jednak wydłużyć o 10 dni, pod warunkiem złożenia deklaracji drogą elektroniczną. Oznacza to, że dzięki nowej funkcji w aplikacji inFakt możesz wysłać zarówno deklarację VAT-7/VAT-7K jak i informację podsumowującą VAT-UE do 25-tego dnia miesiąca następującego po okresie, który jest rozliczany.

Jeżeli termin zostanie przekroczony wraz z informacją podsumowującą VAT-UE należy złożyć do urzędu skarbowego pismo czynny żal – ze stosownym wyjaśnieniem zaistniałego opóźnienia.

Transakcje z zagranicznymi podmiotami

Czy składamy „zerowe” deklaracje?

Może się zdarzyć, że podatnicy VAT UE w danym okresie rozliczeniowym nie wykonują żadnych czynności wewnątrzwspólnotowych, które wykazywane są na deklaracji VAT-UE, a mianowicie WDT, WNT ani sprzedaży usług dla kontrahentów unijnych, dla których podatnikiem jest ich nabywca. W takim wypadku nie mamy obowiązku dostarczania do urzędu skarbowego „zerowej” informacji podsumowującej VAT-UE.

Czasem warto jednak wysyłać taką „zerową” deklarację VAT-UE. Naczelnik urzędu skarbowego ma bowiem prawo wykreślić nas z rejestru jako podatnika VAT-UE jeżeli przez 6 kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały nie zostanie złożona informacja podsumowująca VAT-UE. O ewentualnym wykreśleniu przedsiębiorca zostaje powiadomiony pisemnie.

Wykreślenie z VAT – czy to w ogóle jest możliwe?

Wyjątkiem jest oczywiście zawieszenia działalności gospodarczej – w czasie trwania zawieszenia nie mamy bowiem obowiązku składania deklaracji VAT-7/VAT-7K ani informacji podsumowującej VAT-UE.

Dowiedz się więcej o zawieszeniu działalności

Korygowanie informacji podsumowującej VAT-UE

W przypadku stwierdzenia błędu na złożonej deklaracji VAT-UE należy najszybciej jak to możliwe złożyć korektę informacji podsumowującej za dany miesiąc lub kwartał.

Kiedy niezbędny jest NIP UE?

NIP UE to inaczej NIP europejski, a obowiązek jego posiadania wynika z wykonywania przez przedsiębiorcę określonych rodzajów transakcji na terenie Unii Europejskiej.

Czynny podatnik VAT zobligowany jest do posiadania NIP-u europejskiego w przypadku:

  • zakupu towarów od kontrahentów posiadających siedzibę w Unii Europejskiej (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów);
  • sprzedaży towarów do krajów unijnych (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów);
  • sprzedaży usług dla kontrahentów z Unii Europejskiej, dla których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy;
  • zakupu usług od firm mających siedzibę poza Rzeczpospolitą, dla których to nabywca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT w Polsce.

Przedsiębiorcy mający w planach wykonywanie przynajmniej jednej z powyższych czynności mają obowiązek rejestracji do VAT UE przed dokonaniem pierwszej z nich.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku zakupu usług, dla których to my mamy obowiązek rozliczenia podatku VAT w Polsce nie składamy informacji podsumowującej VAT-UE pomimo konieczności posługiwania się NIP-em europejskim.

Jak zarejestrować się do VAT UE i uzyskać NIP europejski?

Czynni podatnicy VAT w celu zarejestrowania się na potrzeby transakcji unijnych powinni zaktualizować deklarację VAT-R. Na formularzu należy wówczas zaznaczyć w części C.3. Informacje dotyczące dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych pole 59.

Jeżeli już przy zakładaniu działalności wiemy, że będziemy wykonywać czynności unijne (określone powyżej) to nie ma przeciwwskazań aby rejestracji jako podatnik VAT UE dokonać od razu przy rejestracji jako czynny podatnik VAT.

Sprawdź jak założyć działalność – instrukcja krok po kroku

W praktyce uzyskanie NIP-u europejskiego oznacza konieczność posługiwania się przedrostkiem „PL” przed numerem NIP, przy dokonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru jako potwierdzenie złożenia deklaracji

Po wysłaniu deklaracji VAT-UE z aplikacji inFakt do 24 godzin załączone zostanie Urzędowe Poświadczenie Odboru (UPO). Dokument ten stanowi potwierdzenie wysłania deklaracji VAT-UE i możemy go znaleźć przechodząc do zakładki „Księgowość” → „Podatek VAT” → deklaracja VAT-UE za dany miesiąc lub kwartał.

 
W przypadku nieudanej wysyłki deklaracji pojawi się natomiast komunikat informujący o przyczynie odrzucenia dokumentu przez urząd skarbowy. Przykładowa informacja jaka może się pojawić w aplikacji to:
„Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu)”. Najczęstsze błędy w tym zakresie to literówki albo wprowadzenie nieodpowiedniej kwoty przychodu.

Trzeba mieć na uwadze, że rozliczając się wspólnie z małżonkiem w celu uwierzytelnienia danych trzeba wpisać wartość własnego przychodu (nie należy sumować kwoty przychodu swojego wraz z przychodem małżonka). Drugi często popełniany błąd przy wysyłce elektronicznej deklaracji to wprowadzanie łącznej kwoty przychodu z więcej niż jednego zeznania rocznego PIT (przykładowo zsumowanie przychodu z deklaracji PIT-36L i PIT-37). Jeżeli w danym roku mieliśmy bowiem obowiązek złożyć więcej niż jedną deklarację PIT (nie wszystkie rodzaje przychodów można łączyć w jednej deklaracji podatkowej) trzeba przepisać kwotę przychodu tylko z jednej z nich.

Komunikat o nieudanej wysyłce deklaracji jest informacją od urzędu skarbowego dlatego w razie jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z właściwym urzędem.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7-22
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Jeżeli masz pytania dotyczące deklaracji VAT-UE lub jej wysyłki z aplikacji zapraszamy do kontaktu info@infakt.pl.