Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (o ile nie zatrudnia pracowników) ma prawo do zawieszenia działalności. Sprawdź jaki związek ma zawieszenie firmy z przywilejami rozliczania kosztów firmowych i małym ZUS-em.

Na jaki okres można dokonać zawieszenia działalności?

Najkrótszy okres zawieszenia działalności to 30 dni. Ponadto jeżeli zdecydujemy się na przerwę w prowadzeniu firmy w lutym to minimalny czas zawieszenia skracany jest do liczby dni tego miesiąca w danym roku kalendarzowym. Trzeba mieć na uwadze, że istnieje również górna granica, a mianowicie działalność trzeba odwiesić przed upływem 24 miesięcy. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca zostanie automatycznie wykreślony z CEIDG.

Czy zawieszenie działalności oznacza całkowity brak aktywności?

W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej nie należy dokonywać sprzedaży usług i towarów ani ponosić wydatków związanych z bieżącymi przychodami. Jeżeli jednak dana czynność jest niezbędna do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów to nie ma przeciwwskazań by wykonać ją podczas zawieszenia firmy.

Przykładowe koszty jakie można odliczać w trakcie zawieszenia firmy

Odróżnienie wydatków możliwych do rozliczenia w czasie przerwy w funkcjonowaniu firmy od tych, które są zabronione może stanowić dylemat dla niejednego przedsiębiorcy. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca ma obowiązek regulować zobowiązania, które wynikają z umów zawartych przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Dopuszczalne jest również ujęcie tego typu wydatków jako koszty uzyskania przychodów.

Przykłady takich wydatków:

  • abonament za telefon firmowy,
  • czynsz za najem biura,
  • opłaty za media,
  • opłaty za serwery i domeny,
  • raty leasingowe,
  • opłaty związane z rachunkiem bankowym.

Drugą grupą wydatków stanowiących koszty podatkowe pomimo zawieszonej działalności są takie, które prowadzą do zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że przedsiębiorca, który w danym momencie ma przerwę w prowadzeniu firmy ma prawo dbać o utrzymanie przedsiębiorstwa w stanie niezmienionym – aby po odwieszeniu móc kontynuować prowadzenie firmy, która w dalszym ciągu przynosić będzie przychody. Przykładem mogą być oczywiście wydatki ponoszone na ochronę mienia (zarówno miejsca prowadzenia działalności, posiadanych środków trwałych i wyposażenia jak i magazynu oraz zakupionych wcześniej towarów handlowych i materiałów).

W każdym momencie może się zdarzyć awaria sprzętu – wydatki poniesione na jego naprawę również można zaliczyć do kosztów podatkowych.

Zgodnie z przepisami istnieją podatki stanowiące koszty uzyskania przychodów, które mamy obowiązek regulować pomimo zawieszenia działalności. Przykładem może być podatek od nieruchomości czy środków transportowych (stanowiących środki trwałe w firmie). Niezależnie od tego czy działalność jest zawieszona taki wydatek stanowi koszt podatkowy.

Jeżeli w okresie zawieszenia trwają postępowania sądowe bądź administracyjne to osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ma prawo ponosić wydatki z tym związane. Przykładem będzie pomoc prawnika i opłaty sądowe, które należą do kosztów uzyskania przychodów.

Wymienione koszty obniżają wartość podatku dochodowego, ale również podatku VAT. Należy je ewidencjonować standardowo odliczając VAT.

Co nie stanowi kosztu podatkowego w trakcie zawieszenia działalności?

Jak już wcześniej zostało powiedziane czasem trudno rozróżnić, które wydatki mogą stanowić koszt w trakcie zawieszenia firmy, a które urząd skarbowy może zakwestionować w razie ewentualnej kontroli. Dla porównania w tym czasie przedsiębiorca nie powinien kupować nowych towarów i materiałów handlowych, ale ma prawo przechowywać nabyte wcześniej w warunkach gwarantujących ich trwałość.

W trakcie zawieszenia firmy amortyzacja nie stanowi kosztu podatkowego. Nie oznacza to jednak, że wartość odpisów przypadających na ten czas nie obniży podatku dochodowego wcale, zostanie tylko przesunięta w czasie.

Zawieszenie działalności gospodarczej – sprawdź co z amortyzacją

Dwie kłódki

Jak rozliczać koszty w czasie zawieszenia działalności?

W trakcie zawieszenia działalności nie należy płacić zaliczek na podatek dochodowy. Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie jesteśmy zwolnieni z obowiązku rozliczenia roku, czyli sporządzenia spisu z natury (na koniec i początek roku kalendarzowego) i złożenia w odpowiednim terminie deklaracji rocznej PIT.

W przypadku, gdy upewnimy się, że dany wydatek może być uznany za koszt podatkowy w czasie zawieszenia firmy trzeba go odpowiednio zaksięgować. W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca będzie musiał wykazać związek przyczynowo skutkowy poniesionych wydatków z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów albo przedłożyć umowy zawarte jeszcze przed zawieszeniem firmy – potwierdzające konieczność poniesienia poszczególnych wydatków.

Aby rozliczać koszty przypadające na czas zawieszenia działalności konieczne jest prawidłowe ich udokumentowanie czyli pobranie faktury wystawionej na dane firmowe.

Sprawdź jakie wydatki można księgować bez faktury

Podatek dochodowy zawsze liczony jest dla danego roku kalendarzowego. Jeżeli zawieszenie działalności dotyczy tylko jednego roku to poniesione wydatki księgujemy w pierwszym okresie rozliczeniowym następującym po wznowieniu działalności. W przeciwnym wypadku poniesione w tym czasie koszty wykazujemy w deklaracji rocznej.

Jak wygląda kwestia preferencyjnych składek ZUS w trakcie zawieszenia firmy?

Zawieszenie działalności powoduje brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS-u. Zasady obliczania należności są zróżnicowane w zależności od tego, czy okres wstrzymania prowadzenia firmy dotyczy tylko pełnych miesięcy.

Sprawdź jak najkorzystniej zawiesić działalność z punktu widzenia składek

Nie ma przeciwwskazań aby przedsiębiorca korzystający z małego ZUS-u zawiesił działalność gospodarczą. Niestety podczas przerwy w prowadzeniu firmy upływa czas preferencyjnych składek. Oznacza to, że uprzywilejowane 24 miesiące zmniejszają się o liczbę miesięcy, w których nie prowadzimy firmy.

Koniec małego ZUS-u w trakcie zawieszenia działalności – formalności

Jeżeli czas preferencyjnych składek upłynie podczas zawieszenia działalności nie trzeba od razu zgłaszać tego faktu do ZUS-u. Wystarczy, że po jej odwieszeniu wypełnimy formularz ZUS ZUA z nowym kodem przyporządkowanym dużemu ZUS-owi. Termin złożenia deklaracji ZUS ZUA to 7 dni od dnia, w którym kontynuujemy prowadzenie firmy.

Załóż testowe konto i korzystaj za darmo!

  • Kontaktuj się z naszymi specjalistami od poniedziałku do soboty w godzinach 7 – 22.
  • Przekonaj się, że wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach jest proste!

Załóż konto

Jeżeli masz pytania związane z zawieszenie działalności zostaw komentarz lub napisz do nas: info@infakt.pl.