Dokonywanie transakcji z klientami spoza Polski narzuca na przedsiębiorcę konieczność zastosowania się do określonych regulacji. Te jednak bywają nadmiernie skomplikowane bądź niezrozumiałe. Oto podstawowe i istotne pytania, jakie można zadać w kontekście rozliczeń zagranicznych.

1. Czy kupno zagranicznej usługi online można wrzucić w koszty?

Tak. Zakup zagranicznej usługi online (np. AdWords, Basecamp, GitHub) można wrzucić w koszty, pod warunkiem, że służy działalności gospodarczej i jednocześnie przedsiębiorca dysponuje dowodem zakupu spełniającym warunki dla polskiej faktury. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z tego artykułu.

2. Kupiłem elektronikę za granicą, ale nie dostałem faktury. Czy mogę rozliczyć koszt?

Nie. W takiej sytuacji nie ma możliwości rozliczenia kosztu. Według ogólnej zasady koszty rozlicza się tylko wtedy, kiedy przedsiębiorca dysponuje potwierdzeniem zakupu spełniającym warunki dla dowodu księgowego. W przypadku zakupu zagranicą bez faktury te warunki nie są spełnione, więc kosztu rozliczyć nie można.

3. Sprzedaję swoje usługi klientom spoza Polski. Czy muszę rejestrować się do VAT-UE?

Rejestracja do VAT-UE jest konieczna tylko wtedy, gdy polski przedsiębiorca dokonuje transakcji z innymi firmami z UE. W przeciwnym razie nie ma konieczności rejestrowania się. Ponadto, składanie deklaracji VAT-UE konieczne jest tylko wtedy, gdy przedsiębiorca miał transakcje kwalifikujące się do wykazania na VAT-UE – w przeciwnym razie nie składa tej deklaracji.

Tutaj dowiesz się więcej o tym, kiedy składać deklarację VAT-UE.

4. Jak często muszę składać formularz VAT-UE?

Formularz VAT-UE składa się tylko za te okresy (miesięczne lub kwartalne), w których pojawiły się transakcje nakazujące poinformowanie o nich urząd skarbowy (tylko dokonywane z innymi firmami na ternie UE).

VAT-UE nie składa się za okresy, w których takich transakcji nie było. Są to m.in. Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów, Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów, eksport usług wewnątrz UE.

5. Mam klienta zagranicznego, który nie chce faktury. Czy muszę ją wystawić?

Jeżeli klient jest osobą prywatną, to faktury nie trzeba wystawiać. Natomiast jeśli klientem jest inna firma, to fakturę należy wystawić i ująć ją w rozliczeniach, aczkolwiek nie ma potrzeby przekazywać jej klientowi.

6. Wystawiam fakturę za usługę elektroniczną klientowi zagranicznemu. Co muszę zamieścić na fakturze?

Na fakturze za usługę dla klienta zagranicznego (innej firmy) nie zamieszcza się stawki i kwoty VAT. W miejscu stawki zwyczajowo wpisuje się oznaczenie „np”, które oznacza, że dana transakcja nie podlega opodatkowaniu (w Polsce).

Oprócz tego, gdy nabywcą jest firma mająca siedzibę na terenie UE, to na fakturze powinna znaleźć się adnotacja „odwrotne obciążenie”, a także numery NIP-UE (VAT-UE) obu stron transakcji.

7. Czy sprzedając towar wysyłkowo za granicę muszę doliczać VAT?

Sprzedając towar za granicę do odbiorcy na terenie UE należy doliczyć VAT według polskich zasad i stawek, chyba że sprzedaż do tego kraju przekroczy limit nakazujący rejestrację do VAT w tym kraju.

Z kolei, gdy prowadzi się sprzedaż wysyłkową do klientów prywatnych poza UE, to można uzyskać prawo do zastosowania stawki 0%. Warunki, które trzeba wtedy spełnić można poznać w tym artykule.

8. Czy świadcząc usługi elektroniczne konsumentom z innych krajów UE mam obowiązek rejestracji w systemie MOSS?

Rejestracja MOSS nie jest narzucona odgórnie. Przedsiębiorca może sam zdecydować czy wybrać ten system czy też rejestrować się do VAT w każdym kraju Wspólnoty, w którym posiada klienta.

Szczegółowe informacje dotyczące MOSS można znaleźć w jednym z wcześniejszych wpisów na naszym blogu.

9. Czy sprzedając usługi firmom mającym siedzibę poza Polską muszę doliczać VAT?

Nie. Sprzedaż usług dla firm mających siedzibę poza Polską nie wymaga doliczania VAT w Polsce. Warto jednak pamiętać, że czynny VAT-owiec może w takiej sytuacji odliczać VAT od zakupów, które służą sprzedaży zagranicznej, o ile tylko byłaby ona opodatkowana w Polsce.

Gdy nie generuje VAT-u od sprzedaży (np. krajowej), to może wówczas wnioskować o zwrot. Jest to jedna ze szczególnych sytuacji, w których opłaca się być VAT-owcem. Więcej na ten temat można dowiedzieć się stąd.

10. Czy faktury i umowy w obcym języku trzeba tłumaczyć na język polski?

Nie. Faktury i umowy można przechowywać w języku obcym, np. w angielskim lub francuskim. Jednak w przypadku kontroli z urzędu skarbowego może pojawić się konieczność przetłumaczenia ich na język polski. Wtedy nie można urzędnikom odmówić. Ta sprawa jest dokładniej opisana na blogu inFaktu w tym artykule.

11. Czy w KPiR można zapisywać kwoty w obcej walucie?

Nie. Kwoty w KPiR można zapisywać tylko w złotówkach. Kwoty w obcej walucie należy przeliczyć na złotówki według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu lub uzyskania przychodu.

Masz pytania związane z prowadzeniem firmy? Załóż konto w inFakt

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuje regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!