Faktura w obcym języku może pojawić się praktycznie w każdej firmie. Zresztą nie tylko faktura – prowadząc działalność z łatwością można spotkać zagraniczne umowy, paragony, czy wyciągi z konta. Kiedy (i czy w ogóle) tłumaczenie dokumentów księgowych na język polski jest niezbędne? Czy musi je wykonać tłumacz przysięgły?

Skąd w firmie dokumenty obcojęzyczne?

Pewnie najczęściej zdarzają się dokumenty w języku angielskim, ale równie dobrze można natrafić na dokumenty po niemiecku, czy po francusku. Polski przedsiębiorca może je uzyskać m.in., gdy:

  • kupuje usługi online od zagranicznych firm, np. Google, Amazon, Atlassian, Basecamp, GitHub,
  • korzysta z usług freelancerów spoza Polski, np. grafików, programistów, marketingowców,
  • sprowadza do potrzeb firmowych samochód z zagranicy,
  • podróżuje za granicę w celach firmowych, gdzie dokonuje zakupów „na firmę”.

W takich przypadkach uzyska zapewne obcojęzyczne dokumenty, które albo potwierdzają samo poniesienie kosztu, albo zaświadczają o tym, że wydatek jest powiązany z działalnością. Takie dokumenty mogą pełnić funkcje analogiczne do tych, które wystawiają kontrahenci z Polski.

Np. faktura zagraniczna może być podstawą do ujęcia wydatku w kosztach. Tę funkcję może także pełnić paragon (np. na zakup benzyny poza Polską) lub wyciąg z konta w zagranicznym serwisie płatności internetowych. Z kolei umowa spisana z zagranicznym klientem może być znakomitym uzasadnieniem dla odbycia delegacji zagranicznej. W jakich sytuacjach trzeba takie dokumenty tłumaczyć na polski?

Czy przepisy mówią cokolwiek o języku dokumentów?

Aby uzyskać odpowiedź, warto zajrzeć po kolei do aktów prawnych, które są kluczowe dla przedsiębiorców. Zapewne wiecie, o które przepisy chodzi :) Przejrzyjmy je więc pod względem „językowym”.

Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ustawa o VAT oraz rozporządzenie o wystawianiu faktur milczą na temat języka dokumentów, czy konieczności dokonywania tłumaczeń.

Zaglądamy więc do przepisów o prowadzeniu księgowości.

  • Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR

Tutaj wreszcie pojawiają się kwestie językowe – w dwóch miejscach:

§ 12. 1. Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

§ 12. 4. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim.

  • Ustawa o rachunkowości

Tutaj także mamy wzmiankę o języku:

Art. 21. 5 Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

  • Ordynacja podatkowa

Kontrolowany ma obowiązek:

…przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Co z tego wynika?

Jak widać, jedynie przepisy o prowadzeniu KPiR, ustawa o rachunkowości i ordynacja podatkowa mówią cokolwiek na temat języka i tłumaczeń. Sama księga musi być na bieżąco prowadzona w języku polskim. Natomiast dowody księgowe „powinny” być sporządzone w języku polskim – ale nie muszą. W kontekście pozostałych ustaw, które nie odnoszą się do języka, można założyć, że przechowywanie obcojęzycznych dokumentów wraz z polskimi dokumentami nie jest przestępstwem. ;) Jest wręcz dopuszczalne.

Trzeba je tylko przetłumaczyć na wypadek kontroli.

Kiedy i w jaki sposób tłumaczyć dokumenty księgowe?

Wszelkie dokumenty księgowe mogą wymagać przetłumaczenia tylko wówczas, gdy zażądają tego urzędnicy. W praktyce jest to możliwe w razie kontroli podatkowej lub skarbowej. Na tę okoliczność można się przygotować i każdą fakturę dla zagranicznego klienta sporządzać w dwóch językach – polskim i obcym. Trudno jednak tego samego wymagać od kontrahentów spoza Polski…

Czy trzeba więc nająć tłumacza przysięgłego?

Zgodnie z przywołanym przepisem, tłumaczenie dokumentacji księgowej musi być „wiarygodne”. Jednak przepisy nie precyzują jak uzyskać tę wiarygodność. Można tutaj założyć, że tłumaczenie przysięgłe sprawia, że urzędnicy na pewno nie podważą wiarygodności, ale tłumaczenie wykonane w inny sposób też może być zaakceptowane (choć pewnie jest mniej bezpieczne).

A zatem, to przedsiębiorca sam decyduje jak przetłumaczyć posiadaną dokumentację. O ile w przypadku dokumentów w języku angielskim samodzielne tłumaczenie na polski powinno wystarczyć, o tyle istnieje zapewne szansa, że samodzielne tłumaczenie dokumentacji z Chin okaże się niewystarczające.