W przypadku spełnienia kryteriów dających możliwość zwolnienia przedsiębiorca nie musi rejestrować się jako podatnik VAT. Z takiego prawa można jednak zrezygnować albo je stracić. Niezależnie od powodu z jakiego dochodzi do rejestracji VAT wiążą się z tym identyczne obowiązki i prawa. Jakie dokładnie?

Rejestracja VAT może wynikać z przymusu lub wyboru

Być podatnikiem VAT czy nie? – to pytanie, które zadaje sobie wiele osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Niektórzy takiego wyboru nie mają. Część przedsiębiorców po prostu musi być VAT-owcami już od momentu założenia firmy.

Jest bowiem szereg działalności, które wymagają rejestracji VAT bez względu na inne przepisy. Odnosi się to m.in. do firm:

  • dostarczających wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali (np. biżuteria),
  • sprzedających towary opodatkowane podatkiem akcyzowym (np. alkohol, papierosy),
  • dostarczających nowe środki transportu (np. samochody),
  • świadczących usługi prawnicze, doradztwa, a także jubilerskie,
  • nie posiadających siedziby na terenie Polski.

Kiedy możliwa jest utrata zwolnienia z VAT?

Prawo do zwolnienia można stracić w przypadku, gdy przedsiębiorca prowadzący już działalność rozpocznie sprzedaż, która do takiego zwolnienia nie upoważnia (np. jedną z wymienionych powyżej). Poza tym obowiązek rejestracji VAT pojawia się również po przekroczeniu kwoty 150 tys. zł obrotu rocznie.

A co w przypadku osób prowadzących działalność niepełny rok? Otóż one obliczają limit w proporcji do długości prowadzenia działalności. Jeśli przedsiębiorca przekroczy limit to zobowiązany jest być VAT-owcem przez cały kolejny rok. Do zwolnienia może powrócić na początku następnego roku, o ile w poprzednim obrót był niższy niż wspomniane 150 tys. zł.

Przepisy przewidują również szereg działalności zwolnionych z VAT ze względu na ich charakter. Co za tym idzie rejestrować jako podatnicy VAT nie muszą się osoby, które np. świadczą usługi związane ze służbą zdrowia, czy pośrednictwem finansowym. Ich limit 150 tys. zł obrotu rocznie nie dotyczy. Nawet jeśli go przekroczą nie mają obowiązku rejestracji.

Terminy rejestracji VAT

Warto wiedzieć, że ze zwolnienia można zrezygnować. Taki krok możliwy jest w każdym momencie (również na początku działalności).

Przepisy szczegółowo określają terminy rejestracji VAT w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność, a stracili zwolnienie lub z niego zrezygnowali. Należy to zrobić przed:

  • dniem sprzedaży niepodlegającej zwolnieniu przedmiotowemu z VAT,
  • dniem przekroczenia limitu 150 tys. przychodu,
  • początkiem miesiąca, w którym przedsiębiorca rezygnuje ze zwolnienia.

Rejestracji jako podatnik VAT należy dokonać za pomocą formularza VAT-R w urzędzie skarbowym ustalonym ze względu na miejsce wykonywania sprzedaży opodatkowanej VAT-em.

A jak wygląda to w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność podlegającą różnym urzędom skarbowym (np. kilka punktów sprzedaży w różnych miastach)? W takiej sytuacji VAT-R trzeba złożyć w urzędzie ustalonym zgodnie z miejscem zamieszkania. Rejestracja wiąże się z koniecznością wniesienia opłat skarbowej w wysokości 170 zł.

Obowiązki VAT-owca

Rezygnacja bądź utrata zwolnienia z VAT pociąga za sobą szereg obowiązków. Wśród najważniejszych należy wymienić:

  • ustalanie stawek VAT na sprzedawane towary i usługi,
  • dokumentowanie fakturami transakcji z innymi firmami oraz osobami prywatnymi (jeżeli sobie tego zażyczą),
  • prowadzenie rejestrów VAT sprzedaży i zakupów,
  • wypełnianie deklaracji VAT, w których wykazywane są kwoty VAT od sprzedaży i od zakupów,
  • składanie deklaracji VAT-7 lub VAT-7K do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale),
  • wpłacanie do urzędu skarbowego VAT-u wynikającego z deklaracji – do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale).

Brak dopełnienia wspomnianych obowiązków często prowadzi do różnorakich konsekwencji. Przykładowo niezłożenie deklaracji może zakończyć się mandatem.

Jeszcze do niedawna rezygnacja bądź utrata zwolnienia z VAT zobowiązały przedsiębiorcę również do przeprowadzenia remanentu, czyli rozliczenia towarów, które posiadał w dniu utraty zwolnienia lub na dzień rezygnacji z niego. Od 1 stycznia 2014 r. nie ma już takiej konieczności.

Rejestracja VAT przynosi również pewne prawa

Bycie VAT-owcem to jednak nie tylko obowiązki. W związku z rejestracją, przedsiębiorcy przysługują również pewne prawa. Przede wszystkim może zmniejszać VAT od sprzedaży odejmując od niego VAT od zakupów. W przypadku, gdy VAT od zakupów przewyższa VAT od sprzedaży można wnioskować o jego zwrot. W praktyce oznacza to dokonywanie zakupów na cele firmowe po cenach netto.

Rejestracja ułatwia również relacje z innymi VAT-owcami. Dzieje się tak z uwagi na wspomniane prawo do rozliczania VAT-u od zakupów – współpraca z innym VAT-owcem to możliwość odliczenia VAT-u. To niejednokrotnie cenny argument, który przemawia za wyborem konkretnego kontrahenta. O innych korzyściach wynikających z bycia VAT-owcem pisaliśmy tutaj.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto