Rozwój Twojej firmy nabiera rozpędu więc zastanawiasz się nad zatrudnieniem pierwszego pracownika? Bycie szefem to nie tylko wygoda zlecenia pewnych zadań innej osobie, ale także obowiązki, za niewypełnienie których grożą surowe kary. Przybliżamy siedem głównych zobowiązań szefa w stosunku do osoby, która będzie go tytułować tym mianem.


Kwestie związane z zatrudnianiem podwładnych regulują kodeks pracy, regulaminy, a także sama umowa z pracownikiem. Wyszczególniają one szereg obowiązków, z których pracodawca musi się wywiązywać.

1. Bez podbitych badań pracownik nie może rozpocząć pracy

Zanim jeszcze pracodawca pozwoli pracownikowi przystąpić do wykonywania obowiązków musi skierować go na badania lekarskie. Bez opinii lekarza stwierdzającej, że dana osoba może pracować na konkretnym stanowisku, jej zatrudnienie jest niemożliwe. Jeśli opinia będzie pozytywna i nowy pracownik pojawi się w firmie, trzeba zorganizować mu szkolenie BHP i założyć akta osobowe.

Oprócz tego należy zgłosić podwładnego do ZUS w ciągu siedmiu dni od momentu rozpoczęcia przez niego pracy. W tym samym terminie należy przedstawić pracownikowi pismo o warunkach zatrudnienia Nie ma obowiązku zgłoszenia zatrudnionego do PIP oraz sanepidu.

2. Pracownik musi poznać wymagania pracodawcy

Być może zapoznanie pracownika z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy oraz jego podstawowymi prawami wydaje się oczywiste. Nawet jeśli tak jest, to pod żadnym pozorem nie wolno o tym zapomnieć. Może mieć to swoje konsekwencje w przypadku ukarania lub zwolnienia zatrudnionego, który zdaniem szefa nie wypełnia odpowiednio swoich obowiązków. Rozżalony pracownik ma prawo podać pracodawcę do sądu pracy.

Lepiej więc na początku współpracy dokładnie określić zadania, jakie w ramach umowy będzie wykonywał pracownik i zaznajomić go z nimi. Wówczas nie może się on bronić twierdząc, że nie znał dokładnie swoich obowiązków i wymagań pracodawcy. Nie ma konieczności przestawienia zakresu obowiązków w formie pisemnej. Dobrze jest to jednak zrobić – przedsiębiorca będzie miał dowód w momencie ewentualnego sporu przed sądem pracy.

3. Obniżenie wynagrodzenia tylko z ważnego powodu

Nie ma się co oszukiwać – jednym z głównych powodów, dla których przychodzi się do pracy są pieniądze. W myśl przepisów pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie zgodnie z zawartą umową i raz w miesiącu. Jeśli ustalony dzień wypłaty jest wolny od pracy, pieniądze trzeba wypłacić wcześniej. W przypadku gdy wynagrodzenie ma być wypłacone dziesiątego, a jest to niedziela, musi zostać wypłacone ósmego, czyli w piątek.

Pracodawca nie może bezpodstawnie obniżyć wynagrodzenia. Oznacza to, że musi mieć konkretny powód, by to uczynić. Ma taką możliwość np. kiedy pracownik przestał wykonywać część dotychczasowych obowiązków. W sytuacji, gdy zatrudniony wyrządzi jakąś szkodę, jego odpowiedzialność finansowa nie może przekroczyć wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia.

4. Kiedy pracownik ma prawo do okularów lub soczewek?

Pracodawca zobligowany jest również do przygotowania zatrudnionemu stanowiska oraz udostępnienia narzędzi i materiałów. Zalicza się do tego także zakup odzieży i obuwia roboczego, środków higieny osobistej, a także napojów (kwestia szczególnie istotna przy uciążliwych upałach).

W przypadku długotrwałej pracy przed monitorem komputera (co najmniej połowa jej dobowego wymiaru) pracodawca ma obowiązek zapewnienia każdemu zatrudnionemu okularów (w tym praktykantom i stażystom). Ale tylko jeśli pracownik sobie tego zażyczy.

Potrzebuje do tego jednak orzeczenia wystawionego przez lekarza podczas badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. A czy pracodawca musi zapewnić pracownikowi szkła kontaktowe zamiast okularów? Ma on taki obowiązek pod warunkiem, że stosowanie soczewek zaleci zatrudnionemu lekarz.

Oprócz tego, trzeba pamiętać, że w przypadku pracy przy monitorze przez minimum cztery godziny dziennie pracownik ma prawo do pięciu minut przerwy (co każdą godzinę), którą wlicza się do czasu pracy.

5. Pracownik chce się dokształcać w czasie pracy? Możesz się nie zgodzić

Umożliwienie pracownikowi rozwoju zawodowego dotyczy nie tylko podnoszenia kwalifikacji w ramach wykonywanych obowiązków. Może się to wiązać także z jego awansem lub zmianą warunków pracy, np. na nowym stanowisku, ze względu na zmianę profilu działalności firmy.

Z propozycją podniesienia kwalifikacji zawodowych przez pracownika może wystąpić on sam, jak i pracodawca. Kiedy taka inicjatywa wyjdzie od zatrudnionego, a szkolenie czy kurs kolidują z godzinami pracy, musi poprosić pracodawcę o zgodę. A ten może odmówić.

Jeśli jednak pracodawca wyrazi zgodę, pracownik ma prawo m.in. zwolnienia z części bądź całego dnia pracy na czas zajęć. Pracodawca może również pokryć wydatki związane z nauką, dojazdem na zajęcia i zakupem podręczników.

6. W aktach osobowych mogą być tylko kopie i odpisy

Każdy pracodawca musi prowadzić dokumentację przebiegu zatrudnienia pracownika, a także jego akta osobowe. Konieczne jest zgromadzanie dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę, przebiegiem zatrudnienia oraz rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Znajdują się wśród nich m.in. wypełniony kwestionariusz osobowy, orzeczenia lekarskie, zaświadczanie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP, umowa o zakazie konkurencji (jeśli została zawarta) czy oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy. Trzeba pamiętać, że pracodawca do akt osobowych pracownika może dołączyć jedynie kopie lub odpisy dokumentów.

7. Świadectwo pracy należy wydać bez zbędnej zwłoki

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę zatrudnionemu należy wydać świadectwo pracy. Przekazanie tego dokumentu nie jest uzależnione od tego czy pracownik rozliczył się z pracodawcą. Zatrudniony (lub upoważniona przez niego osoba) powinien otrzymać świadectwo w dniu zakończenia współpracy. Jeśli jest to niemożliwe, choćby z powodu nieobecności pracownika, pracodawca musi przesłać je w ciągu siedmiu dni od tej daty (np. za pośrednictwem poczty).

W świadectwie należy umieścić m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, szczegółów rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Jeśli pracownik tego zażąda powinien się tam znaleźć również zapis o wysokości wynagrodzenia i zdobytych kwalifikacjach.

Chcesz rozwijać swoją firmę?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.