Kto musi prowadzić pełną księgowość, a kto może zostać przy uproszczonej? Czy można dobrowolnie przejść na pełne księgi rachunkowe?


27 kwietnia 2021 4 min. czytania

Osoby, które dopiero zamierzają założyć działalność gospodarczą, powinny zdawać sobie sprawę, że istnieją dwie formy prowadzenia ewidencji księgowej: księgowość uproszczona i księgowość pełna. To ważne, ponieważ ewidencję trzeba prowadzić od początku działalności, więc należy wiedzieć, jak to robić. Jakie są różnice pomiędzy rodzajami ewidencji i kiedy można, a kiedy trzeba korzystać z konkretnej formy?

Księgowość uproszczona i pełna – na czym polegają?

O księgowości uproszczonej mówimy, kiedy firma ewidencjonuje tylko podstawowe dane finansowe. Jest to prosty łatwy sposób zapisywania zdarzeń. Przedsiębiorca, który nie ma specjalistycznej wiedzy podatkowo-księgowej, a wesprze się programem księgowym, powinien samodzielnie dać radę poprowadzić taką księgowość.

Księgowość uproszczona może mieć trzy formy:

  1. Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR), która polega na zapisywaniu przychodów i wydatków. Księgę trzeba założyć na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności lub na 1 stycznia roku podatkowego.
  2. Karty podatkowej, przy której zasadniczo nie trzeba prowadzić żadnej ewidencji finansowej. Przedsiębiorca opłaca zryczałtowany podatek, którego wysokość nie zależy od dochodu. Do karty podatkowej mają prawo nieliczne firmy prowadzące ściśle określony typ działalności. Ponadto właściciel musi złożyć wniosek do urzędu skarbowego o możliwość zastosowania opodatkowania w tej formie.
  3. Ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, gdzie zapisuje się tylko przychody.

Księgowość pełna (mówi się na nią potocznie księgi rachunkowe albo pełne księgi) to skomplikowany system ewidencjonowania niemal wszystkich informacji finansowych przedsiębiorstwa. Firmy z reguły zatrudniają księgową do prowadzenia ksiąg lub powierzają to zadanie zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Tak czy inaczej – raczej mało który przedsiębiorca samodzielnie zajmuje się księgami. Wynika to z faktu, że jest to czasochłonne, wymaga specjalistycznej wiedzy i ciągłego dokształcania się, aby nie zostać w tyle za zmieniającymi się wciąż przepisami.

Precyzyjna ewidencja zdarzeń gospodarczych przy pełnych księgach pozwala uzyskać kompletny obraz sytuacji finansowej firmy.

Dane finansowe zapisuje się w dokumentach zwanych:

  • dziennikiem,
  • księgą główną,
  • księgami pomocniczymi,
  • zestawieniem obrotów i sald,
  • wykazem aktywów i pasywów.

Dla kogo jest księgowość uproszczona a dla kogo pełna?

Do uproszczonej księgowości mają prawo jdg, spółki partnerskie, spółki jawne i cywilne osób fizycznych, o ile ich przychód roczny nie przekroczy wartości 2 000 000 euro. W 2021 równowartość tej kwoty w PLN to 9 030 600. Jeżeli ich przychód w którymś momencie roku podatkowego będzie wyższy, muszą przejść na pełne księgi.

Pełną księgowość muszą prowadzić spółki akcyjne i sp. z o.o., komandytowe i komandytowo-akcyjne oraz wszystkie firmy, które przekroczą limit 2 000 000 euro przychodu.

Podsumowując – jdg i niektóre spółki osobowe (o ile nie przekraczają limitu), korzystają z uproszczonej księgowości. Jednak, jeżeli chcą, mogą przenieść się na pełne księgi. W praktyce dobrowolne przejścia na pełną księgowość zdarzają się niezmiernie rzadko. Z kolei ewidencję w formie ksiąg rachunkowych muszą prowadzić wszystkie spółki kapitałowe, komandytowe i komandytowo-akcyjne (bez względu na wysokość przychodu), oraz inne firmy, jeżeli przekroczą ustawowy limit.

Zalety i wady księgowości uproszczonej i pełnej

Poniżej przedstawiamy zestawienie najważniejszych plusów i minusów dwóch głównych rodzajów ewidencji. Będzie ono pomocne zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy mają prawo wyboru formy rozliczania się.

Plusy księgowości uproszczonej:

  • łatwość prowadzenia,
  • niskie opłaty za korzystanie z programu księgowego,
  • całkowity brak opłaty za obsługę księgową (jeżeli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z księgową, to przy uproszczonej księgowości płaci się niewiele).

Minusy księgowości uproszczonej:

  • jest dostępna tylko dla małych firm,
  • mała przejrzystość dokumentacji nie pozwala na dokonanie szerszej analizy finansowej firmy,
  • właściciele firm, którzy samodzielnie prowadzą księgowość, często mają bezpodstawne obawy, że czegoś nie dopilnowali, o czymś nie wiedzieli, co jest stresujące.

Plusy pełnych ksiąg:

  • możliwość dokładnej kontroli i analizy przychodów, wydatków i innych zdarzeń finansowych,
  • łatwe planowanie inwestycji i posunięć finansowych firmy,
  • umożliwia dopasowanie polityki rachunkowości do potrzeb firmy.

Minusy pełnych ksiąg:

  • skomplikowany i czasochłonny system księgowania,
  • konieczność poniesienia kosztów współpracy z księgową lub biurem rachunkowym,
  • w przypadku samodzielnego prowadzenie księgowości trzeba na bieżąco śledzić przepisy.

Zleć księgowość spółki bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu