Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Kasa fiskalna w firmie to bardzo rozległy temat. Wyjaśniamy, jakie obowiązki wiążą się z jej posiadaniem i jak poradzić sobie z codzienną fiskalizacją sprzedawanych towarów i usług.

Kasa fiskalna – kiedy możemy skorzystać ze zwolnienia?

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, świadczące czynności na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych, często mają obowiązek rejestracji kasy fiskalnej (zwanej również kasą rejestrującą).

Zwolnienie z posiadania kasy obowiązuje do określonego limitu przychodów, czyli 20 000 zł netto. Ten limit dotyczy sprzedaży usług i produktów wyłącznie na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych i tylko tego typu transakcje zbliżają nas do zakupu kasy rejestrującej.

Jak obliczyć limit dający zwolnienie z kasy fiskalnej

 Kasa fiskalna w firmie – obowiązki przedsiębiorcy

Zwolnienie z kasy fiskalnej – komu nie przysługuje i komu przysługuje bez limitu?

Jak to zwykle bywa, od każdej reguły istnieją wyjątki. Pierwszy z nich dotyczy czynności bezwzględnie wykluczonych ze zwolnienia z kas fiskalnych. Dotyczy m.in. przedsiębiorców, którzy sprzedają papierosy, alkohol, biżuterię, części i akcesoria samochodowe.

Drugi wyjątek to przedsiębiorcy zwolnieni z kasy rejestrującej, bez limitu obrotów. Przykładowo są to przedsiębiorcy zajmujący się usługami finansowymi, hotelarskimi, pocztowymi i kurierskimi.

Pełną listę wyjątków dotyczących zwolnień i wykluczeń można znaleźć w rozporządzeniu. Podpowiadamy również, jak uniknąć kasy fiskalnej w sprzedaży internetowej.

Rejestracja kasy fiskalnej – pamiętaj o wszystkich formalnościach

Jeżeli zdecydujemy się na zakup kasy rejestrującej, musimy pamiętać o obowiązkach, jakie się z tym wiążą.

Jeszcze przed rozpoczęciem ewidencjonowania przy zastosowaniu kas fiskalnych przedsiębiorca powinien złożyć odpowiednie zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Pismo takie służy do określenia całkowitej liczby kas, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie oraz do wskazania adresów instalacji sprzętu.

Następnie należy dokonać fiskalizacji kasy rejestrującej. Fiskalizacji dokonujemy w obecności serwisanta, który w przyszłości będzie odpowiedzialny za obsługę przedsiębiorcy. Po jej przeprowadzeniu zarówno przedsiębiorca, jak i serwisant są zobowiązani do dokonania zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie 7 dni.

Po otrzymaniu odpowiednich dokumentów naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny. Jest to numer indywidualny, dotyczący wyłącznie jednego urządzenia i odpowiadającej mu książki kasy. Przedsiębiorca jest zobowiązany do umieszczenia go w sposób trwały na kasie.

Kasa fiskalna w przedsiębiorstwie – wystawiaj paragony, drukuj raporty

Przedsiębiorca, który używa kasy rejestrującej musi przestrzegać następujących zasad:

  • wydawanie oryginału paragonu kupującemu
  • wykonanie raportu dobowego na koniec dnia sprzedaży (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia)
  • wykonanie raportu fiskalnego za okres miesięczny (na koniec każdego miesiąca)
  • zlecenie uprawnionemu serwisowi wykonania przeglądu technicznego kasy co 25 miesięcy (w przeciwnym wypadku przedsiębiorcy grozi zwrot ulgi na zakup kasy)
  • przechowywanie raportów (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone) i kopii paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane).

Faktura do paragonu – obowiązek i termin wystawienia

Klient ma prawo do otrzymania faktury, jeżeli ma takie życzenie. Nie ma znaczenia, czy prowadzi działalność gospodarczą ani czy został już wydrukowany paragon za dany zakup.

Jeżeli klient zwraca się z prośbą o wystawienie faktury, powinien oddać przedsiębiorcy oryginał wcześniej wydanego paragonu. Faktura do paragonu nie podlega już księgowaniu (aby uniknąć podwójnego księgowania, gdyż paragon potwierdzający tą sprzedaż jest już ujęty w raporcie dobowym i miesięcznym).

Paragon fiskalny trzeba podpiąć do wystawionej faktury i przechowywać w dokumentacji księgowej.

Klient ma 3 miesiące (licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi, bądź otrzymano całość lub część zapłaty) na wyrażenie żądania wystawienia faktury. Po tym terminie faktury nie trzeba wystawiać. Jeżeli jednak przedsiębiorca chce to zrobić, to nie ma ku temu przeciwwskazań.

Jeżeli konsument zażąda wystawienia faktury, to przedsiębiorca ma określony czas na jej wystawienie. Terminy, jakie obowiązują to:

  1. Jeżeli prośba nastąpiła do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty – nie później niż do 15-stego dnia kolejnego miesiąca.
  2. W przypadku, gdy upłynął już miesiąc, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty – nie później niż do 15-stego dnia od dnia prośby klienta.

Kasa fiskalna

Zerowy raport fiskalny – czy trzeba drukować?

Jeśli jednak w danym dniu (analogicznie w danym miesiącu) nie była dokonana żadna transakcja sprzedaży, to nie musimy drukować raportu dobowego (miesięcznego).

Przepisy nie odnoszą się bezpośrednio do takiego rozwiązania, jednakże interpretacje organów podatkowych wskazują wyraźnie, że jest ono dopuszczalne. Możemy przyjąć, że brak sprzedaży oznacza brak konieczności drukowania raportu fiskalnego, a obrót i kwota podatku są zerowe.

Ewidencja korekt i błędów – poznaj zasady

Może się zdarzyć, że w trakcie ewidencjonowania sprzedaży zostanie popełniony błąd, klient zwróci zakupiony wcześniej towar lub złoży reklamację i jego cena się zmniejszy. Wydrukowanego paragonu nie można po prostu zniszczyć.

Trzeba ściśle stosować się do przepisów, które zostały szczegółowo omówione w jednym z naszych artykułów: Ewidencja korekt – jak prowadzić.

Miesięczny raport z kasy fiskalnej – jak zaksięgować w aplikacji inFakt?

Miesięczny raport z kasy fiskalnej należy wprowadzić do aplikacji jak standardową fakturę przychodową.

Przykładowo, gdy wprowadzamy raport z kasy rejestrującej za miesiąc kwiecień, należy zmienić numer faktury i wpisać „Raport fiskalny 1.04.2016-30.04.2016”.

Dane klienta trzeba uzupełnić ręcznie i również wpisać „Raport fiskalny 1.04.2016-30.04.2016”.

Datę wystawienia, datę sprzedaży oraz termin zapłaty należy ustalić na ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy raport.

Jako opis produktu należy zdefiniować nazwę „Raport fiskalny 1.04.2016-30.04.2016”, natomiast wartości przepisać z raportu.

Jeżeli na kasie ewidencjonowana jest sprzedaż z różnymi stawkami VAT, należy przy wprowadzaniu raportu z kasy fiskalnej zdefiniować kilka produktów (oddzielnie dla różnych stawek VAT) oraz przepisać odpowiednio przyporządkowane do stawek wartości z wydruku z kasy rejestrującej.

Aby faktura była uwzględniana do rejestrów księgowych, po zapisaniu należy ją oznaczyć jako „zapłaconą” bądź „wydrukowaną”.

Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby przedsiębiorca księgował codziennie raport dobowy – nie jest to jednak jego obowiązek.

Awaria kasy fiskalnej – nie można prowadzić sprzedaży

Problemy techniczne z kasą rejestrującą mogą się zdarzyć tak samo, jak z każdym innym sprzętem elektronicznym.

Nie należy ignorować problemu i sprzedawać bez wystawiania paragonów fiskalnych. Przewidziane są bowiem wysokie kary pieniężne. Najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem  jest skorzystanie z kasy rezerwowej, ale trzeba mieć na uwadze, że zabronione jest „pożyczenie” kasy fiskalnej od innego podatnika.

Co zrobić w trakcie awarii kasy fiskalnej?

Zakup kasy fiskalnej to niższe podatki

Zakup kasy fiskalnej oraz przeprowadzoną fiskalizację można ująć jako koszty uzyskania przychodów.

Co więcej, przedsiębiorcy rozpoczynający jej używanie w firmie, mogą odzyskać nawet do 700 zł z tytułu jej zakupu (jednak nie więcej niż 90% wartości kasy fiskalnej).

Trzeba mieć na uwadze, że ulgę na kasę można otrzymać wyłącznie na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania.

Czy wiesz jak uzyskać ulgę na zakup kasy fiskalnej?

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7 – 22
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Przepisy dotyczące kasy fiskalnej są skomplikowane i często budzą wątpliwości wśród przedsiebiorców. W przypadku pytań zostaw komentarz lub napisz do nas: info@infakt.pl.