Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.

Kasa fiskalna coraz częściej jest stosowana przez przedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży dla osób prywatnych nie prowadzących działalności gospodarczej. Co jednak w przypadku, gdy sprzedawca popełni błąd lub nabywca będzie chciał dokonać zwrotu zakupionego towaru? 

Błąd może przytrafić się każdemu

W momencie, gdy dokonujemy sprzedaży dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, jesteśmy zobowiązani do wprowadzenia transakcji na kasę fiskalną, następnie wydrukowania paragonu i przekazania go kontrahentowi.

Jak rozliczyć paragon w kosztach firmy

Co w przypadku, gdy popełnimy błąd związany, np. z wartością całej sprzedaży lub stawką podatku VAT? W myśl przepisów nie mamy możliwości anulowania bądź wycofania transakcji na kasie fiskalnej.

W takim przypadku przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia 2 ewidencji:

  • ewidencji pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej
  • ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji.

Kasa fiskalna – w jaki sposób należy prowadzić ewidencję korekt?

Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca, który popełni błąd podczas ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, powinien uwzględnić to w odrębnej ewidencji zwanej ewidencją pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej.

Ewidencja taka powinna zawierać następujące informacje:

  • wartość sprzedaży brutto
  • wartość należnego podatku
  • opis przyczyny popełnienia pomyłki
  • oryginał paragonu.

Wzór ewidencji pomyłek wygląda następująco:ewidencja pomyłek

Tak przygotowany dokument przedsiębiorca powinien przechowywać w dokumentacji księgowej. Do ewidencji należy również załączyć oryginał paragonu potwierdzającego sprzedaż.

Ewidencja zwrotu towarów i uznanych reklamacji

W praktyce często zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorca otrzymuje zwrot towarów zakupionych uprzednio przez kontrahenta lub podejmuje decyzję o uznaniu zgłoszonej reklamacji. Jak zatem odpowiednio zaewidencjonować tak powstałe zdarzenie?

Podatnik jest wówczas zobowiązany do prowadzenia odrębnego zestawienia zwanego ewidencją towarów i uznanych reklamacji.

Dokument taki powinien zawierać następujące informacje:

  • datę sprzedaży
  • numer paragonu
  • nazwę towaru lub usługi
  • termin dokonania zwrotu towaru lub uznania reklamacji towaru bądź usługi
  • wartość brutto zwróconego lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego – w przypadku całkowitego zwrotu należności z tytułu sprzedaży
  • wartość brutto zwróconego lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego – w przypadku częściowego zwrotu należności z tytułu sprzedaży
  • oryginał paragonu
  • protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę oraz nabywcę.

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór ewidencji zwrotu towarów i uznanych reklamacji:

ewidencja zwrotów towarów

Tak, jak w przypadku ewidencji pomyłek, przedsiębiorca również tutaj jest zobligowany do przechowywania ewidencji w dokumentacji księgowej. Należy pamiętać tutaj również o załączeniu oryginału potwierdzenia sprzedaży, czyli paragonu.

Kasa fiskalna i prowadzenie ewidencji – w jaki sposób mogę sobie to ułatwić?

Dużym uproszczeniem dla przedsiębiorców może okazać się prowadzenie zeszytu korekt i zwrotu towarów. Dokument taki nie zawiera szczegółowego wzoru, a co najważniejsze przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłoszenia faktu jego prowadzenia do urzędu skarbowego.

Każdy wpis w zeszycie powinien być opatrzony przede wszystkim datą sprzedaży, numerem paragonu oraz nazwą towaru bądź usługi. Do każdego wpisu dokonanego w ten sposób przedsiębiorca powinien również załączyć oryginał paragonu przekazanego kontrahentowi w momencie sprzedaży towaru lub usługi.

Dzięki odpowiedniej dokumentacji oraz prowadzeniu stosownych zestawień podatnik ma możliwość skorygowania raportów miesięcznych wprowadzanych do KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów).

Co jednak w przypadku, gdy do paragonu została wystawiona faktura?

Każdy przedsiębiorca na prośbę kupującego ma możliwość wystawienia faktury do paragonu. Wówczas podatnik jeden egzemplarz przekazuje nabywcy, a drugi egzemplarz wraz z paragonem pozostawia w swojej dokumentacji księgowej.

W momencie, gdy kupujący dokonuje zwrotu towarów, bądź zgłasza reklamację, to wtedy sprzedawca nie ma obowiązku ujmowania już tej transakcji w dodatkowej ewidencji. Wystarczy wystawić fakturę korygującą, która jest bezpośrednio ujęta w KPiR oraz rejestrze sprzedaży VAT.

Jak rozliczyć paragon w kosztach firmy

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7 – 22
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Jeśli masz pytania związane z prowadzeniem ewidencji korekt, to napisz do nas na info@infakt.pl.