Przedsiębiorcy, zwłaszcza rozpoczynający przygodę z własną działalnością, ulegają przeświadczeniu, że tylko transakcje udokumentowane za pomocą faktury mogą zostać zaliczone do kosztów. A co, jeśli do naszych rąk trafia paragon i nie mamy możliwości uzyskania faktury? Czy każdy wydatek tego typu jest spisany na straty?

Koszty uzyskania przychodu

Prowadzenie własnego biznesu nierozerwalnie wiąże się z pojęciem kosztów firmowych. Są nimi wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie ich źródła. Czyli:

  • muszą być ściśle związane z działalnością
  • nie mogą być wymienione w ustawie o PIT jako nie będące kosztami
  • muszą być właściwie udokumentowane.

Koszt musi być właściwie udokumentowany

Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura. Pisaliśmy o tym niedawno tutaj. Rozporządzenie o KPiR wspomina także o istnieniu paragonu jako podstawy do ujęcia w kosztach firmy. Przepisy o VAT umożliwiają traktowanie paragonu jak faktury uproszczonej, jeśli:

  • wartość sprzedaży nie przekracza 450 złotych lub 100 euro
  • posiada numer i datę wystawienia
  • NIP nabywcy
  • dane sprzedawcy
  • rodzaj towarów lub usług
  • VAT i kwotę brutto.

Sprzedawca ma obowiązek wydania paragonu nabywcy z powyższymi danymi na jego życzenie. Taki paragon  przedsiębiorca bez kłopotów może ująć w KPiR jako drobne wydatki oraz rozliczyć podatek VAT.

Jaki typ wydatków można rozliczyć paragonem?

Przy pomocy paragonu możemy rozliczyć zarówno wydatki krajowe, jak i zagraniczne. Zakup środków czystości i materiałów biurowych zaliczamy do kosztów po opisaniu paragonu danymi kupującego. Musimy pamiętać o tym, by zawrzeć informację o rodzaju nabywanego towaru bądź usługi.

Materiały biurowe rozliczane paragonem

Kwity opłat za przejazd autostradą powiększają nasze koszty firmowe bezwarunkowo, podobnie rzecz ma się z biletami za usługi transportowe – ale tutaj uwaga: bilet musi dotyczyć trasy dłuższej niż 50 km, zawierać dane sprzedawcy, datę wystawienia i rodzaj usługi oraz koniecznie kwotę VAT i łączną do zapłaty.

Jak widać, nie taki paragon straszny, jak go malują. Wystarczy wiedzieć, kiedy i na jakich warunkach możemy się nim posługiwać przy gromadzeniu kosztów firmowych.

Chcesz rozliczać koszty biurowe w prosty sposób?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.