Jak zatrudnić obywatela Ukrainy? Rząd przypomina zasady uproszczonej procedury


7 marca 2022 5 min. czytania

W ostatnich dniach coraz więcej przedsiębiorców pyta o możliwość zatrudnienia obywateli Ukrainy, którzy w wyniku wojny pojawili się w Polsce. Na stronach rządowych zostały opublikowane zasady uproszczonej procedury, która umożliwia legalne zatrudnienie na okres 24 miesięcy. Do czasu przegłosowania specjalnej ustawy w tym zakresie, są to obowiązujące zasady.

Czy potrzebne jest zezwolenie na pracę?

Jeżeli chcesz legalnie zatrudnić pracownika pochodzącego z Ukrainy, wystarczy złożyć w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

W tym konkretnym przypadku pozwolenie na pracę nie będzie potrzebne. Powiatowy urząd pracy nie będzie przeprowadzać testu rynku pracy. To skraca procedurę i pozwala szybciej legalnie zatrudnić cudzoziemca.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby zatrudnić obywatela Ukrainy?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi możesz złożyć, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

  • cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić jest obywatelem Ukrainy albo Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji;
  • okres wykonywania pracy określony w złożonym oświadczeniu jest nie dłuższy niż 24 miesiące;
  • dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia;
  • wysokość wynagrodzenia nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku;
  • prace, które będzie wykonywał cudzoziemiec, nie są pracami sezonowymi (nie dłuższymi niż 9 miesięcy), na które trzeba uzyskać specjalne zezwolenie.

Wykaz prac sezonowych znajdziemy w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).

Jak złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcom i ile kosztuje procedura?

Oświadczenie można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej – przez portal praca.gov.pl. Nie wszystkie urzędy pracy przyjmują wnioski w formie elektronicznie, a niektóre zdecydowały się wyłącznie na przyjmowanie elektronicznych zgłoszeń. Dlatego wcześniej należy się upewnić, jaka procedura jest przewidziana przez urząd właściwy dla adresu naszej działalności. 

Koszt wydania wpisu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to 30 zł.

Jak szybko otrzymam zgodę? Kiedy UP może mi odmówić?

Wpisanie do ewidencji następuje do 7 dni roboczych po weryfikacji oświadczenia i załączników. 

Urząd pracy ma prawo odmówić nam wpisu, jeśli istnieją ku temu przesłanki. Należą do nich m.in: 

  • wcześniejsza kara dla pracodawcy w związku z nielegalnymi praktykami zatrudnienia cudzoziemców,
  • oświadczenie zostało złożone dla pozoru,
  • pracodawca posiada zaległości w opłacaniu należnych składek ubezpieczeniowych lub zaliczek na podatek za siebie lub swoich pracowników,
  • nie posiada zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Otrzymałem zaświadczenie i co dalej? Jak zatrudnić obywatela Ukrainy?

Aby zatrudnić cudzoziemca w oparciu o wydane zaświadczenie powierzenia pracy należy dopilnować formalności, którymi są:

  • sprawdzenie ważności dokumentu i skopiowanie zezwolenia do pobytu w Polsce (nie mamy prawa odbierać oryginałów cudzoziemcowi),
  • przekazać cudzoziemcowi oświadczenia zarejestrowania przez urząd, które pozwoli mu uzyskać czasową wizę w celu wykonywania pracy,
  • zawrzeć umowę pisemną (warunki umowy muszą zgadzać się z tymi, które przedstawiliśmy w oświadczeniu),
  • w ciągu 7 dni poinformować właściwy powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy (pisemnie lub elektronicznie),
  • zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy. 

Ważne: na pracodawcy ciąży obowiązek przedstawienia umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, który ją podpisuje (dlatego warto ją przetłumaczyć). Osoba zatrudniona musi wiedzieć, co podpisuje i na jakie warunki się zgadza.

Zmieniają się warunki. Czy muszę to zgłaszać?

Pracodawca może powiadomić urząd pracy o zakończeniu pracy przed upływem okresu ważności oświadczenia lub jej nie podjęciu. Należy to zrobić w terminie do 7 dni od dnia zdarzenia (zmiany). Taką informację może przekazać do urzędu również cudzoziemiec. 

Jeśli tego nie zrobią, jako okres wykonywania pracy przyjęty będzie cały okres ważności oświadczenia.

Co się dzieje, gdy oświadczenie traci ważność?

Cudzoziemiec może wykonywać pracę na podstawie oświadczenia maksymalnie przez 24 miesiące. Przekroczenie tego okresu powoduje uznanie wykonywanej pracy za nielegalną

Nie ma możliwości przedłużenia okresu powierzenia pracy cudzoziemcowi, któremu zakończył się pierwotny czas. Jeśli chcemy pracownika zatrudniać nadal, musimy wystąpić już o zezwolenie na pracę.

Czy mogę zatrudnić pracownika, który ma już wydane oświadczenie dla innego pracodawcy?

Cudzoziemiec może pracować na podstawie kilku oświadczeń u więcej niż jednego pracodawcy. Jednak nie może przekroczyć łącznego limitu 24-miesięcznego okresu zatrudnienia, niezależnie od długości okresu pracy u poszczególnych pracodawców. 

Każdy z pracodawców powinien również złożyć we własnym imieniu oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zachowując wszystkie obowiązki z tego wynikające.

Kiedy trzeba złożyć nowe oświadczenie?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi dotyczy konkretnego, określonego w oświadczeniu:

  • zawodu, w jakim będzie pracował cudzoziemiec
  • stanowiska lub rodzaju pracy
  • miejsca pracy.

Zawsze w przypadku zmiany stanowiska, warunków zatrudnienia, czy miejsca pracy określonych w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy, lub w przypadku innych zmian dotyczących zarówno cudzoziemca, jak i pracodawcy, pracodawca musi złożyć nowe oświadczenie, które zostanie wpisane do ewidencji.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu