Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji dla każdego przedsiębiorcy. Wpływa na wysokość podatku dochodowego, a także określa sposób prowadzenia firmowych rozliczeń. Część przedsiębiorców zastanawia się nad wyborem – zasady ogólne czy ryczałt? Warto tę kwestię dobrze przemyśleć, jako że zwykle formę opodatkowania można zmienić jedynie raz w roku.

Na jaką formę opodatkowania można się zdecydować?

Mówiąc najogólniej forma opodatkowania to sposób w jaki przedsiębiorca wylicza podatek dochodowy. Wybór odpowiedniej należy uzależnić od pewnych czynników. Wśród najważniejszych trzeba wymienić profil działalności, wysokości planowanych przychodów i kosztów, możliwość skorzystania z ulg.

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca może być opodatkowany:

  • według zasad ogólnych,
  • liniowo,
  • ryczałtem od przychodów zewidencjonowanych,
  • kartą podatkową.

W tym artykule nie są poruszane aspekty dotyczące podatku liniowego i karty podatkowej. Skupimy się na wyborze – zasady ogólne czy ryczałt?

Zasady ogólne dla wszystkich przedsiębiorców

Zasady ogólne to podstawowa forma opodatkowania. I najpopularniejsza. Wynika to choćby z faktu, że każdy przedsiębiorca może niej skorzystać – profil działalności nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia.

W przypadku zasad ogólnych podatek obliczany jest procent od dochodu (przychody pomniejszone o koszty). Opodatkowanie na zasadach ogólnych wyróżnia dwie stawki podatku.

  • 18% w przypadku dochodów do wysokości 85 528 zł,
  • 32% od nadwyżki dochodu przekraczającego wartość 85 528 zł.

Zarówno przychody, jak i koszty należy ewidencjonować za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów lub w księgach rachunkowych (jeśli roczne przychody przekraczają 1,2 mln euro).

Wśród zalet zasad ogólnych należy wymienić stosunkowo niską stawkę podatku, możliwość rozliczania wydatków w kosztach, a także fakt, że podatek należy płacić jedynie w sytuacji uzyskania (odpowiednio wysokiego) dochodu.

Co więcej istnieje możliwość wspólnego rozliczania z małżonkiem i opcja skorzystania ze wszystkich dostępnych ulg podatkowych. Oprócz tego jest kwota wolna od podatku – w przypadku, gdy dochód przedsiębiorcy nie przekroczy 3091 zł, nie płaci on podatku dochodowego.

Przedsiębiorca ma obowiązek samodzielnego obliczania miesięcznej zaliczki na podatek i odprowadzania jej do urzędu skarbowego. Zaliczki należy wpłacać do 20 dnia każdego miesiąca (za miesiąc poprzedni). Istnieje także możliwość wpłacania zaliczek kwartalnie.

Możliwość wyboru ryczałtu jest ograniczona

Ryczałt to nieskomplikowana forma rozliczania z fiskusem. Podatek jest tu liczony jako procent od osiągniętego przychodu niezależnie od kosztów poniesionych na jego uzyskanie. Na ryczałt nie mogą przejść wszyscy przedsiębiorcy, jako że jest on zarezerwowany tylko dla niektórych działalności. Możliwość skorzystania z niego dotyczy m.in.:

  • przedstawicieli wolnych zawodów (np. stomatolog, tłumacz),
  • budowlańców,
  • właścicieli punktów gastronomicznych,
  • pośredników handlowych,
  • przedsiębiorców zajmujących się wynajmem samochodów osobowych

Wysokość ryczałtu uzależniona jest od rodzaju działalności (stawki podatkowe: 20%, 17%, 8,5%, 5,5% i 3%).

Poza brakiem możliwości pomniejszenia przychodów o jakiekolwiek koszty przedsiębiorca, który zdecyduje się na ryczałt nie może rozliczać się w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dziecko, ani wspólnie z małżonkiem. Nie ma także prawa do skorzystania z ulgi na dzieci.

Właściciel firmy, który zdecyduje się na taką formę opodatkowania nie musi prowadzić KPiR – wystarczy jedynie ewidencja przychodów. Ryczałt za każdy miesiąc należy obliczyć samodzielnie i wpłacić do urzędu skarbowego do 20 dnia miesiąca. Przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku osiągnęli przychód niższy niż 25 tys. euro mogą wpłacać ryczałt kwartalnie.

Przy ryczałcie przedsiębiorcę obowiązuje wcześniejszy termin rocznego rozliczenia podatku niż w przypadku zasad ogólnych. Nie jest tu istotny termin 30 kwietnia, lecz koniec stycznia. Obowiązuje również inna deklaracja podatkowa – PIT-28 (w przypadku zasad ogólnych jest to PIT-36).

Ryczałt nie zawsze się opłaca

Przed wyborem konkretnej formy opodatkowania należy dokonać wyliczeń pozwalających określić, która z nich – zasady ogólne czy ryczałt, jest bardziej opłacalna. Może się bowiem zdarzyć, że ryczałt nawet z niższą stawką w ogólnym rozrachunku będzie mniej atrakcyjny niż zasady ogólne z wyższą. Wynika to z faktu, że wysokość stawki nie jest jedyną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę.

W przypadku, gdy przedsiębiorca ponosi duże wydatki na zakup towarów albo ponosi wydatki na inwestycje, może się okazać, że ryczałt nie jest dla niego korzystny. Jest tak najczęściej jeśli firma osiąga niewielki zysk, ale ponosi spore koszty. Dzieje się tak dlatego, że w przypadku ryczałtu podatek opłacany jest od przychodu bez pomniejszania go o koszty jego uzyskania.

Należy także liczyć się z koniecznością zapłaty podatku nawet w momencie, gdy firma przynosi straty. Ryczałt nie sprzyja również przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników. Powód? Nie mają oni możliwości uwzględnienia w kosztach wydatków związanych z zatrudnieniem (pensje, ZUS).

Zasady ogólne czy ryczałt – kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Rozpoczynający działalność gospodarczą mogą wybrać sposób rozliczania się z fiskusem podczas składania wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Z kolei osoby, które już prowadzą biznes mają możliwość zmiany formy opodatkowania raz w roku – do 20 stycznia.

Jedyna zmiana formy opodatkowania możliwa w ciągu roku podatkowego dotyczy przejścia z ryczałtu na zasady ogólne. Dzieje się tak jeśli przedsiębiorca korzystający z ryczałtu wykona jakąkolwiek sprzedaż, która wyklucza jego stosowanie. O rozpoczęciu prowadzenia KPiR i przejściu na zasady ogólne, należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego.

Po zakończeniu roku przedsiębiorca, który przeszedł w trakcie roku z ryczałtu na zasady ogólne jest zobowiązany do złożenia dwóch deklaracji podatkowych:

  • PIT-28 – dotyczy przychodów opodatkowanych ryczałtem oraz
  • PIT-36 – dla przychodów uzyskanych po zmianie formy opodatkowania.

Każdą z deklaracji należy oczywiście złożyć w dwóch różnych, wspomnianych powyżej terminach.